Выдача архивных справок и архивных копий
Архив выдает архивные справки и архивные копии под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа, доверенным лицам - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке.
Получатель архивной справки расписывается на копии справки или на обороте сопроводительного письма к копии документа, указывая дату их получения.
Заверенная апостилем архивная справка или архивная копия, предназначенная для направления за рубеж, выдается при предъявлении квитанции об уплате государственной пошлины.
Архивные справки и архивные копии высылаются по почте простыми письмами.
Архивные справки и архивные копии, предназначенные для направления в государства, входящие в СНГ, а также ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются непосредственно в адрес заявителю. В случае, если запрос данной категории поступил из Департамента консульской службы (ДКС) МИД России, архив направляет ему ответ с указанием номера и даты исходящего из ДКС МИД России запроса.
Архивные справки и архивные копии, предназначенные для направления за рубеж (кроме указанных выше), включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, вместе с запросами (анкетами, личными заявлениями и т.п.) направляются в Федеральную архивную службу России для пересылки заявителю через ДКС МИД России.
Порядок выдачи архивных справок.
Архивная справка (Приложение 31) - официально заверенная справка, имеющая юридическую силу и содержащая сообщение (подтверждение) об имеющихся в документах архива сведениях, относящихся к предмету запроса, с указанием поисковых данных документов.
Архивные справки выдаются на основании запросов организаций по вопросам, соответствующим профилю их деятельности; гражданам СССР - на основании их заявлений по вопросам, связанным с обеспечением их прав и законных интересов.
Архивные справки составляются на основании документов (подлинников и заверенных копий), хранящихся в ведомственном архиве и относящихся к вопросу заявления. Использование незаверенных копий документов оговаривается в тексте справки ("незаверенная копия").
При отсутствии в архиве документов, содержащих сведения по запрашиваемому вопросу, архивная справка может быть выдана на основании имеющихся в архиве печатных материалов, если в них содержатся необходимые сведения.
Архивные справки составляются по установленной форме на бланке для письма организации, в состав которой входит архив с обозначением названия документа: "Архивная справка" .
В справке приводятся названия документов, их даты и излагаются сведения, имеющиеся в этих документах. При этом изложение дается в хронологической последовательности событий, а не документов, в которых они освещаются. Допускается приводить в справке выдержки из документов, заключая их в кавычки. Названия организаций в тексте справки при первом упоминании должны приводиться полностью, при повторных упоминаниях допускается применение их официально принятых сокращенных названий.
После текста справки помещаются архивные шифры документов, послуживших основанием для составления архивной справки (номера фондов, описей дел и листов дел).
Архивная справка подписывается руководителем организации или структурного подразделения, в состав которого входит ведомственный архив, и заведующим архивом. Справка заверяется гербовой печатью организации. Копия архивной справки без печати, заверенная составителем, остается в деле.
К архивной справке могут прилагаться копии документов и выписки из них, подтверждающие сведения, приведенные в архивной справке.
При отсутствии в ведомственном архиве документов, а также печатных материалов, необходимых для подтверждения запрашиваемых сведений, составляется письмо на бланке организации для писем. В ответе указываются причины отсутствия документов, даются рекомендации, куда следует обратиться за справкой. При необходимости письмо, содержащее сведения об отсутствии в архиве документов вследствие их гибели или утраты, может быть заверено гербовой печатью организации.