38. Классификация учетных регистров

Учетные регистры классифицируются по внешней форме, видам учетных записей, объему содержания.

По внешней форме учетные регистры могут быть сводными листами, карточками, книгами и машинными носителями (видео-граммы, магнитные диски, дискеты) (рис. 13). [1, с. 159]

• Свободные листы изготавливаются в типографии на отдельных листах бумаги, определенным образом разграфленных. Они обязательно имеют название «Журнал-ордер», «Ведомость» и т. п.), указание периода, на который рассчитан учетный регистр (месяц, квартал), таблицу для ведения учетных записей. Удобство их использования заключается в том, что они не скреплены между собой и поэтому могут заполняться несколькими работниками одновременно. Свободные листы хранятся и брошюруются в папках.

• Карточкой называется бланк, отпечатанный в виде таблицы. Карточки, по существу, похожи на свободные листы, но изготовлены из более плотной бумаги и имеют меньший размер. Они используются как для ведения аналитического учета ценностей, так и для различного рода расчетов и затрат на производство. Обязательными реквизитами карточек считаются: наименование предприятия, наименование и код синтетического счета, наименование и код аналитического счета, единица измерения, количество (для карточек количественно-суммового учета).

В отличие от свободных листов карточки применяются на ограниченных участках учетной работы. В основном они используются для аналитического учета ценностей (складского учета). Карточки подлежат обязательной регистрации в специальном реестре.

Существуют различные формы карточек:

Контокоррентные карточки применяются для учета в денежном выражении расчетов с дебиторами и кредиторами, подотчетными лицами и т. д. они имеют одностороннюю форму. Наличие двух параллельных колонок по дебету и кредиту позволяет четко видеть состояние расчетов предприятия,

Карточки количественно-суммового или суммового учета применяются для учета товарно-материальных ценностей. В каждой карточке присутствуют три графы: приход, расход и остаток. Каждая графа делится на две колонки: количество и сумма. В заголовке карточки проставляется лимит (норматив) запаса; наличие норматива позволяет легко выяснить, не имеет ли предприятие данных средств больше, чем ему нужно, а если меньше, то в какой степени.

Каждая карточка рассчитана на определенное количество записей.

Рис. 13. Классификация учетных регистров

По видам учетных записей

Хронологические регистры

Систематические регистры

Комбинированные регистры

Учетные регистры

По внешней форме

По содержанию

Свободные листы

Карточки

Книги

Машинные носители

Регистры синтетического учета

Регистры аналитического учета

Регистры совмещающие аналитический и синтетический учет

Карточки суммового учета

Карточки количественно-суммового учета

После того как карточка будет заполнена, записи продолжают вести на новом бланке той же карточки, присвоив ей очередной порядковый номер страницы. Для хранения карточек и удобства использования применяются картотеки. Карточки располагаются в картотеках в порядке указанных на них шифров счетов, открытых на этих карточках.

• Книги как учетные регистры отличаются тем, что помещенные в них листы с отпечатанными таблицами скреплены переплетом. Вследствие этого расположение отдельных частей и страниц книг остается неизменным. Листы учетных книг от начала и до конца последовательно нумеруются. Все листы прошнуровываются, скрепляются печатью и надписью «Зашнуровано и пронумеровано страниц» с подписями ответственных лиц. Для быстрого нахождения определенных страниц книги в начале или конце ее помещается оглавление или составляется алфавитный указатель.

Обязательные реквизиты книги: наименование предприятия, период времени, за который отражаются хозяйственные операции.

• Машинные носители размещают данные не на бумаге, а на магнитном носителе. Его особенности диктуют и порядок расположения бухгалтерской информации.

По содержанию учетные регистры делятся на регистры синтетического учета, аналитического учета и регистры, совмещающие синтетический и аналитический учет.

Регистры синтетического учета предназначаются для записи хозяйственных операций по синтетическим счетам. В основу построения регистров синтетического учета заложена шахматная форма графления учетных таблиц.

Дебетуемые счета располагаются в горизонтальных колонках (строках), а кредитуемые – в вертикальных (столбцах). Как уже указывалось, каждая хозяйственная операция записывается по дебету одного счета и кредиту другого. В этой форме представлены все возможные корреспонденции счетов. Сумма хозяйственной операции записывается на пересечении дебетуемого и кредитуемого счета. Получается, что сумма записывается один раз, а учитывается она дважды: по дебету одного счета и по кредиту другого.

Для записи хозяйственных операций по аналитическим счетам используются специальные учетные регистры. При этом построение и содержание регистров, в которых ведется аналитический учет, могут быть самыми разнообразными в зависимости от объектов аналитического учета.

По видам учетных записей регистры подразделяются на хронологические, систематические и комбинированные.

Хронологические регистры используются для регистрации хозяйственных операций по мере их совершения и поступления документов в бухгалтерию, без иной систематизации. Такие регистры обеспечивают контроль за сохранностью поступающих в бухгалтерию документов и полнотой бухгалтерских записей (кассовая книга, жур­нал хронологической регистрации хозяйственных операций и т. п.).

Систематические регистры применяют для записей однородных по содержанию хозяйственных операций. Это регистры для ведения бухгалтерских счетов – Главная книга.

Записи в хронологических и систематических регистрах должны дополнять друг друга, вследствие чего сумма оборотов хронологических регистров равна сумме дебетовых или кредитовых оборотов систематических регистров.

Комбинированные (комплексные) регистры – регистры, в которых сочетаются хронологические и систематические записи (журналы-ордера, записи в которых ведут по синтетическим счетам в хронологическом порядке). [2, с. 290]