Бухгалтерская обработка документов
Все документы до записи их по счетам предварительно должны быть обработаны. Выделяют следующие этапы обработки бухгалтерских документов (рис. 12).
Проверка документов:
проверка соблюдения формы, реквизитов;
проверка законности совершения операции;
арифметическая проверка.
Таксировка (выражается в переводе натуральных измерителей в денежные).
Гашение.
Группировка документов по однородным признакам (по кассе, расчетному счету).
Перенос содержания документов в учетные регистры.
Подшивка по группам документов и сдача в архив. [1, с. 135]
При получении документа должна быть проведена проверка полноты его содержания (формальная проверка), арифметическая (счетная проверка) и проверка по существу (логическая проверка), и этому этапу обработки должно быть уделено особое внимание.
При формальной проверке определяют, все ли необходимые реквизиты заполнены, содержит ли документ необходимые подписи, нет ли в нем подчисток, помарок, неоговоренных исправлений.
Счетная проверка позволяет установить правильность арифметических расчетов, результатов таксировки. Такая проверка обязательна, поскольку в документах встречаются ошибки чаще всего двух видов:
недописан ноль у числа или, наоборот, приписан лишний;
«перевертыши», например, вместо числа 89 пишется чисто механически 98.
Бывают также ошибки при выполнении арифметических операций. В основном эти ошибки случаются из-за невнимательности, усталости и сторонних помех.
Цель проверки по существу – выявить законность зафиксированной в документе хозяйственной операции, при этом проверяется, была ли в самом деле выполнена эта операция и в указанном объеме.
После этого документы группируются по необходимым для бухгалтерского учета однородным признакам. Затем на каждом первичном документе указывают корреспондирующие счета (делают контировку) и суммы хозяйственных операций по бухгалтерским проводкам записывают в учетные регистры.
Гашением называется отметка на документах об их использовании. Гашение происходит путем перечеркивания документа или проставления штампа (лучше красными чернилами) «получено», «оплачено» или «погашено». Оперативному гашению подвергаются все денежные документы в целях предупреждения их повторного использования. Учетному гашению подвергаются все документы после записи их по счетам во избежание ошибочной повторной записи и для предупреждения каких-либо злоупотреблений. Это гашение производится путем проставления на документах разметочного штампа.
На первичных документах, являющихся приложением к составленному на их основе сводному документу, проставляется, кроме того, порядковый номер листа приложения.
Документооборот и его организация
Под документооборотом понимается движение документов от момента их составления или получения от других организаций до сдачи в архив. [2, с. 260]
Четкая организация документооборота обеспечивает полноту и своевременность получения необходимой информации для работы предприятия и отдельных лиц, что повышает действенность бухгалтерского контроля. [6]
Руководитель предприятия должен утвердить формы применяемых на предприятии первичных учетных документов, а также систему обработки учетной информации и приемы организации документооборота.
При организации системы документооборота необходимо стремиться к тому, чтобы каждая хозяйственная операция оформлялась только одним документом, а ряд однотипных операций – одним накопительным документом.
Например, перечисление налогов в бюджет целесообразно оформлять сводным платежным поручением.
Без правильной организации документооборота нельзя обеспечить рациональное разделение учетного груда, равномерность нагрузки счетных работников, своевременность бухгалтерских записей.
Основные этапы документооборота:
составление и оформление документов;
движение документов по рабочим местам;
прием документов в бухгалтерии;
обработка документов в бухгалтерии;
сдача документов в архив.
Процесс документооборота регулируется графиком, который составляет главный бухгалтер и утверждает руководитель предприятия.
График должен устанавливать на предприятии рациональный документооборот, т. е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии, повышению контрольных функций бухгалтерии. График может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. Каждому исполнителю вручается выписка из графика документооборота, в ней перечисляются исполнители, документы, сроки их предоставления и подразделения предприятия, куда предоставляются документы. [3]
Работники предприятия, которые имеют дело с прохождением учетной документации, создают и представляют документы, связанные с их деятельностью в соответствии с графиком.
Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов и их передачу несут лица, составившие документ. Контроль за процессом документооборота на предприятии осуществляет главный бухгалтер.
Таким образом, в организации ежедневно совершаются различные хозяйственные операции, и каждый факт хозяйственной деятельности должен быть зафиксирован. Именно для этого и нужны бухгалтерские документы. Вопросам техники оформления учетных документов и организации эффективного документооборота на практике зачастую не уделяется должного внимания, хотя первичные учетные документы являются основанием для ведения бухгалтерского и налогового учета.