Витяг з протоколу

Витяг з протоколу – це коротка форма протоколу, один із найважливіших видів документації. Витяг містить інформацію про якесь одне конкретне питання і надсилається окремим особам чи підприємствам. У протоколі, із якого робиться витяг, зазначають, на якій підставі, кому й коли подано чи надіслано документ.

Реквізити:

1. Назва і номер документа.

2. Назва органу засідання.

3. Дата.

4. Перелік відсутніх та присутніх.

5. Порядок денний.

6. Текст з окремого питання.

7. Підписи голови і секретаря зборів.

Зразок:

ВИТЯГ З ПРОТОКОЛУ № 5

зборів педради ЗОШ № 45 м. Миколаєва

від 17 березня 2004 р.

Присутні: директор школи

Коновалова І.П., 57 вчителів.

Відсутні: 6 вчителів.

Порядок денний:

1. Звіт про роботу педагогічного колективу школи за І-ше півріччя 2003-2004 н. р.

2. Підготовка школи до ІV чверті.

1. СЛУХАЛИ: Інформацію Петрова К.П. (заступник директора з навчальної роботи) про успіхи учнів різних класів за І півріччя 2003-2004 н. р. (текст виступу додається).

УХВАЛИЛИ: 1. Ввести щомісячні контрольні роботи.

2. Затвердити новий розклад і план роботи школи у наступній чверті.

Оригінал підписали:

Голова зборів (підпис) Т.В.Ткаченко

Секретар зборів (підпис) В.К.Руденко

Службовий лист (офіційна кореспонденція)

Є два види офіційної кореспонденції:

- офіційне листування міждержавних установ чи іноземних представництв у дипломатичній практиці;

- ділове (комерційне листування, яке має напівофіційний характер, для ділових контактів між фірмами, установами, закладами тощо).

Службовий лист – це один із видів інформаційних документів для писемного спілкування й оперативного управління діяльності організацій, установ та їх структурних підрозділів. Зміст і характер службових листів загалом індивідуальний і залежить від специфіки установи, від імені якої він пишеться, та від конкретної потреби, що спонукає до цього.

Реквізити:

1. Назва і адреса організації відправника листа (розміщуються у верхній частині листа):

- назва міністерства або відомства (вищої організації або засновника);

- повна назва установи, організації або підприємства – автора листа;

- індекс підприємства зв’язку;

- поштова адреса (місто, вулиця, номер будинку);

- номер телефону, факсу; розрахункового рахунку банка.

2. Номер і дата листа (розміщується у лівій верхній частині листа).

3. Назва й адреса одержувача листа (розміщується у верхній частині листа).

4. Заголовок листа.

5. Номер і дата, що правили за основу для складання відповіді.

6. Текст листа.

7. Перелік додатків із зазначенням кількості сторінок.

8. Підпис і печатка листа (підписи розташовуються у субординаційному порядку від директора і головного бухгалтера до виконавця з повним зазначенням посад і прізвищ; печатка ставиться у разі написання важливого листа).

9. Віза виконання.

Лист пишеться з однієї сторони стандартного друкарського бланка або чистого аркуша паперу. Загально усталений принцип побудови змісту службового листа: вступ, докази, висновки й закінчення. Використання ж усіх цих компонентів зумовлюється характером листа й конкретними обставинами справи.

Вступ повинен містити виклад причин і безпосереднього приводу, що спонукав написати листа. Докази з наведенням фактів, цифрових даних і логічних висновків, у яких повинні переконати адресата в правомірності постановки питання й необхідності позитивного розв’язання його. Основним і неодмінним структурним компонентом листа є висновок (закінчення), де викладають суть питання, основну думку: згоду чи відмову, пропозицію чи прохання тощо. Порядок розміщення у листі доказів і висновків не є сталим. Якщо докази йдуть перед висновком – це прямий порядок викладу. Його використовують для складання великих за обсягом листів, щоб шляхом послідовних доказів і логічних висновків підвести адресата до переконання у необхідності виконати те, що про що говориться у висновках. Зворотний порядок передбачає виклад закінчення, за ним доказів, при повній відсутності вступу. Цей порядок доцільний у коротких посиланнях.

У листі має бути висловлено ще два аспекти: очікуваний результат і готовність до подальшої співпраці. Усе це разом диктує вибір першої і останньої фрази листа, а також місце так званої “ударної фрази” в тексті. Для мотивування дій використовується обмежений набір фраз типу “у порядку обміну досвідом”, “з метою подальшої співпраці”, “відповідно до наказу” тощо; для попередження використовуються такі штампи: “після закінчення даного терміну договір втрачає силу”, “установа зберігає (не зберігає) за собою право”; а для надання гарантії такі словесні кліше: “підприємство гарантує (не гарантує)”.

Існують певні правила реагування на листи за термінами. Відповідь слід дати не пізніше, ніж через десять днів. Якщо запит, прохання тощо потребує ґрунтовнішого вивчення, то протягом трьох днів сповіщають адресатові, що інформацію отримано й над розв’язанням питання вже працюють. Остаточну відповідь слід дати не пізніше, ніж через місяць.

За функціональними ознаками службові листи поділяються на два типи:

- листи, що потребують відповіді (листи-запити, листи-прохання, листи-пропозиції, листи-звернення, листи-вимоги);

- листи, що не потребують відповіді (листи-відповіді, листи-попередження, листи-розпорядження, листи-відмови, листи-нагадування, листи-подяки, листи-підтвердження, листи-запрошення, комерційні, супровідні, комерційні, рекламні, рекомендовані та інформаційні).

За кількістю адресатів розрізняють:

- звичайні і колективні листи, що надсилаються на одну адресу, тільки останній укладається від імені кількох організацій;

- циркулярний – завжди надсилається керівною установою до своїх структурних підрозділів, філій тощо.

За характером інформації листи поділяють на різні групи.

Ініціативні листи містять прохання, пропозицію, звернення чи запит до адресата.

Зразок:

Міністерство освіти і науки України

Миколаївський державний університет

імені В.О.Сухомлинського

Миколаїв, вул. Нікольська, 24

№ 02 – 4/54 11.12.2006

Про умови проведення олімпіади з математики

Просимо надіслати пакет документів щодо умов проведення олімпіади з математики серед студентів ВНЗ 2006-го р.

З повагою проректор

з наукової роботи

МДУ імені В.О.Сухомлинського   (підпис) Я.І.Журецький

Листи-відповіді за змістом залежні від ініціативних листів, оскільки їх тема та характер були вже задані запитом, проханням тощо. Лист-відповідь викладає характер проблеми чи вирішення питання, прийняття чи відмову пропозиції тощо, заявлених в ініціативному листі. Головні умови, що висуваються до змісту листа-відповіді, полягають у чіткості формулювань щодо попередніх прохань (запитів), міри і ступеня, часу та якості її виконання. Відмова, зміна обсягу робіт, послуг і часу їх виконання повинні бути вагомо обґрунтовані й коректно викладені.

Зразок:

Директор Миколаївської Ректору МДУ ім. В. Сухомлинського

ЗОШ № 45 проф. Будаку В.Д.

У відповідь на Ваш запит від 19.12.2004 дирекція гімназії № 2 м. Миколаєва повідомляє про відсутність вакантних місць вчителя музики на 2006-2007 н .р.

Директор (підпис) В.А. Федоренко

Супровідний лист – документ, що інформує адресата про раніше надіслані документи, товари чи інші матеріальні цінності.

Листи такого типу можуть надсилатися разом із комерційними документами (рахунком-фактурою, накладними, чеками тощо), доповнювати креслення, схеми, плани, зразки товарів тощо й виконують допоміжну інформаційно-супровідну функцію. Супровідний лист може бути також доповненням, проханням, рекомендацією та виконувати роз’яснювальні функції щодо службової особи у відрядженні.

Зразок:

Миколаївський державний університет

імені В.О.Сухомлинського,

м. Миколаїв, вул. Нікольська, 24

№ 01 – 3/54 11.12.2004

про підсумки проведення внутрівузівської олімпіади

Додаємо Вам результати робіт внутрівузівської олімпіади з теорії музики, яка була проведена 04.04.2006 згідно з наказом № 118 Міністерства освіти і науки від 01.03.2006.

Додаток:

32 (тридцять дві) роботи з теорії музики на 128 с.

Проректор з наукової роботи Я.І. Журецький

Печатка

Договірний лист – різновид супровідного листа, що вказує на факт відправлення (надсилання) попередньо укладеного договору, угоди, між адресатом та адресантом.

Лист-запрошення – містить інформацію про дату, характер, місце, час проведення заходу. Цей документ деталізує умови участі адресата в заході, умови проїзду, перебування, конкретизує порядок денний робочого часу та культурної програми тощо.

Гарантійний лист – документ, що є юридичним гарантом виконання викладених у ньому зобов’язань. Укладається з метою підтвердження певних угод, умов або фінансово-розрахункових зобов’язань і має підвищену правову функцію. Цим листом організація, установа, заклад ґарантує погашення кредиту, оплату за виконану роботу, надану послугу тощо.

Рекламний лист – це різновид інформаційного листа, що містить докладний опис рекламованих послуг чи товарів, пропагує діяльність закладу чи установи.

Лист-нагадування – це документ, у якому нагадується про наближення чи закінчення визначеного терміну завчасно обумовлених зобов’язань або проведення заходів.

Лист-підтвердження – містить повідомлення про отримання певного відправлення (листа, факсу, телеграми тощо), прибуття певної особи чи групи осіб, виконання певних заходів чи дій. Цей лист може підтверджувати тривалість юридичної дії раніше укладених документів (договорів, інструкцій тощо).

Рекламаційний лист – це документ, який обґрунтовано доводить про виявлення певних недоліків або дефектів у виконаній роботі, виробленій продукції чи наданій послузі.

Лист-претензія – документ, близький до рекламаційного листа, але менш категоричний за змістом. Цей лист скоріше тактовне нагадування чи конкретне висловлення незадоволення, що повинно передувати категоричному накладанню штрафних санкцій і позову до арбітражного суду, які містять у рекламаційному листі.

Контрольний лист – це специфічний документ-талон для індивідуальної реєстрації документів, який містить резолюцію на конкретний документ та його стислий зміст.

Рекомендаційний лист – документ, близький до характеристики, але не є обов’язковий. Незважаючи на довільний виклад, у ньому слід зазначити термін роботи працівника в даній організації, установі, просування по службі, його ділові та моральні якості, коло зацікавлень тощо. Інформація повинна бути об’єктивною та виваженою, оскільки це справа честі й імені організації та подальша доля рекомедованого.

Лист-вітання – це зовсім не обов’язковий офіційний набір висловів-штампів до державних свят. Доцільними будуть поздоровлення з подіями, ювілеями чи успіхами місцевого характеру. Довільний зміст тексту передбачає врахувати рівень стосунків, становище, вік і стать адресата.

Комерційний лист – специфічний вид ділового спілкування, прийнятого як у внутрішньодержавній, так і в міжнародній практиці. Цей лист може містити комерційну інформацію про зміни цін, видів і способів платежів, умови купівлі-продажу тощо.

Довідка

Довідка – це документ, що засвідчує факти біографії або діяльності особи чи установи, надається на їх вимогу до іншої установи. За змістом довідки поділяються на особисті та службові. Особисті підтверджують той чи інший біографічний факт конкретної особи. Службові повинні об’єктивно відображати стан справ конкретного структурного підрозділу, дільниці чи всього підприємства. Укладання службової довідки потребує ретельного відбору та перевірки відомостей, зіставлення і ґрунтовного аналізу отриманих даних про факти й події службового характеру. У ній можуть наводитися таблиці, графіки, приєднуватися додатки. Якщо довідка охоплює відомості з декількох питань, її текст може складатися з розділів.

Як службові, так і особисті довідки укладаються посадовими особами або уповноваженими органами на вимогу конкретної службової особи та на запит або за вказівкою вищої організації, установи. Найчастіше довідки оформляються на бланках установи, в них від руки заповнюються лише індивідуальні відомості.

Довідки, що відображають основну (виробничу) діяльність організації можуть бути зовнішніми і внутрішніми. Зовнішні довідки укладаються для подання до іншої, як правило, вищої організації і підписуються, крім укладача, ще й керівником організації чи установи та завіряються печаткою. Внутрішні – укладаються для подання керівництву організації або на розгляд до колегіального органу, підписуються лише укладачем і потребують печатки.

Реквізити:

1. Назва міністерства, якому підпорядкована організація, установа (для державних).

2. Повна назва організації, установи, що видає довідку.

3. Адресат – посада, назва установи, прізвище та ініціали (для службових).

4. Дата видачі.

5. Місце укладання.

6. Назва документа та його номер (посередині).

7. Заголовок до тексту.

8. Текст:

- прізвище, ім’я по батькові особи, якій видається довідка;

- статус; спеціальність; розряд; посада; звання та ін.;

- місце проживання, площа помешкання, вигоди (якщо потрібно);

- розмір заробітної плати (цифрами й літерами) на місяць (якщо потрібно);

- назва установи, закладу, до яких подається довідка.

9. Посада укладача, керівника (ліворуч), ініціали та прізвище (для зовнішніх).

10. Посада керівника фінансового відділу, його підпис, ініціали та прізвище (якщо в довідці йшлося про матеріальні цінності).

11. Печатка (якщо довідку укладено не на бланку).

Зразок:

Довідка

Видана____________________________________________

в тому, що вона (він) навчається на ____ курсі факультету психології Миколаївського державного університету імені В.О.Сухомлинського.

Спеціальність:______________________________________

Форма навчання:____________________________________

Довідка видання для подання ________________________________________________________

Дата видачі:________________________________________

Декан факультету

психології (підпис) Грищенко Г.В.

Наказ

Наказ – розпорядчий документ, що видається керівником установи, організації, підприємства на правах єдиноначальності та в межах його компетенції і стосується організаційних або кадрових питань.

Наказ видається на підставі й для виконання чинних законів, постанов і розпоряджень уряду, Президента, Верховної Ради, наказів і директивних вказівок вищих органів.

Накази охоплюють широке коло питань із виробничої і навчальної діяльності: організація праці (навчання); добір і розстановка кадрів; трудова (навчальна) дисципліна; заохочення до праці (навчання) тощо. За призначенням накази поділяються на накази щодо особового складу (кадрові) і накази із загальних питань (організаційні, із питань основної діяльності).

У наказах щодо особового складу оформляють призначення, переміщення, звільнення, відрядження, відпустки, нагороди та стягнення працівників. Ці накази укладаються на підставі доповідних записок керівників структурних підрозділів, заяв громадян, протоколів колегіальних органів тощо.

Серед організаційних розрізняють:

- ініціативні, що видаються для оперативного впливу на процеси, що виникають у середині організації (підприємства);

- на виконання розпоряджень керівних (вищих) органів; такі накази видаються при створенні, реорганізації та ліквідації структурних підрозділів, при затвердженні положень про структурні підрозділи, при підсумовуванні результатів діяльності установ (організацій), затвердженні планів тощо.

Реквізити:

1. Назва міністерства, якому підпорядковується організація, підприємство, установа (для державних).

2. Повна назва організації, установи.

3. Назва документа.

4. Індекс.

5. Дата укладання (ліворуч).

6. Назва населеного пункту, де розташоване підприємство, установа.

7. Заголовок.

8. Текст:

- констатуюча частина містить такі складові: вступ (зазначається причина видання наказу); доведення (викладаються основні факти); висновок (указується мета видання наказу).

- розпорядча частина починається словом “Наказую” і складається з пунктів, що поділяються на такі складові: дія, термін виконання та відповідальність за виконання. Текст викладу повинен мати наказову форму, що передається словами: “Зарахувати”, “Наголосити”, “Призначити”; передаватися пасивними конструкціями: “Виявлено грубі порушення у ...”.

9. Наприкінці кожного пункту зазначається підстава для його укладання (службова записка, рапорт, заява тощо).

11. Посада першого керівника установи (ліворуч), його підпис, ініціали та прізвище (праворуч).

11. Візи (якщо є).

Проект наказу погоджується:

- із заступником керівника установи (підприємства);

- з куратором питань, які зазначені в документі;

- з керівником структурного підрозділу;

- з юристом організації, який засвідчує узгодження наказу із чинними правовими актами та розпорядженнями керівних установ.

Зразок:

Міністерство освіти і науки України

Миколаївський державний університет

імені В.О.Сухомлинського

Наказ № 34

01.01.2006 м.Миколаїв

про зарахування на навчання

ЗАРАХУВАТИ на третій курс факультету іноземної філології спеціальності “Мова і література (німецька мова)” Коваль Галину Миколаївну, як таку, що вийшла з академічної відпустки.

Ректор (підпис) В.Д.Будак

Акт

Акт – це офіційний документ правової чинності, що констатує (підтверджує) певні факти, події, пов’язані з учинками конкретних приватних або службових осіб, діяльністю підприємств, установ чи їх структурних підрозділів. Для об’єктивного відображення (фіксування) певних фактів акт укладається колегіально службовими особами, спеціально уповноваженими для цього керівництвом або перевіряючим органом. Це документація постійно діючих експертних комісій, діяльність яких затверджується відповідним наказом. Характерна особливість тексту акта полягає в тому, що він містить висновки з фіксованих фактів і пропозицій.

Акти поділяються на законодавчі та адміністративні. Законодавчі містять рішення щодо чинних законів, указів, постанов чи їх розділів або пунктів. Адміністративні укладаються після попередніх ухвал, коли відбувається:

- приймання-передавання матеріальних цінностей, засобів виробництва тощо;

- приймання до експлуатації після побудови та ремонту об’єктів, будівель, споруд, машин, механізмів тощо;

- проведення випробувань нової техніки чи обладнання;

- розукомплектування, ліквідація, знищення застарілих, непридатних чи зіпсованих матеріальних цінностей;

- планове або позапланове обстеження, перевірка, інвентаризація та експертна оцінка матеріальних цінностей – ревізія;

- нещасний випадок (травма, аварія, стихійне лихо, ДТП тощо);

- зміна керівництва.

Акт є документом суворої звітності, на підставі якого порушують адміністративну судову чи кримінальну судову справу.

Текст акта поділяється на вступну та констатуючу частину.

Вступна частина:

1. Автор документа – підпорядкування міністерству (якщо є), повна назва установи, закладу, відомства.

2. Затвердження: посада, підпис, розшифрування підпису, дата.

3. Дата заактування факту чи події (якщо комісія працювала кілька днів, то вказують останній день роботи).

4. Місце укладання (праворуч).

5. Назва документа та номер.

6. Заголовок.

Констатуюча частина:

7. Текст:

- підстава (наказ, розпорядження, його номер, посада керівника, назва установи, відомства, дата);

- якщо акт складала комісія, то пишуть: “Голова комісії”, а потім “Члени комісії” з обов’язковим зазначенням їх посад, прізвищ та ініціалів, починаючи з голови, а далі за алфавітом, нумерують арабськими цифрами;

- виклад мети та завдання акта, характер проведеної роботи, перелік установлених фактів та висновків.

8. Кількість примірників акта й місце їх зберігання.

9. Додатки до акта (кількість примірників і сторінок).

10. Підписи голови, членів комісії, присутніх (у разі потреби) та розшифрування їх підписів.

Якщо висновки і пропозиції в акті викладаються в розпорядчій формі із зазначенням терміну виконання приписаних дій, то документ подають керівникові, який має підписатися, підтвердивши цим, що зі змістом акта він ознайомлений.

Особа, яка незгодна зі змістом акта, повинна підписати його із зазначенням про свою незгоду. Окрему думку члена комісії слід оформляти на окремому аркуші й додавати до акта.

Уклавши акт, комісія повинна під розписку ознайомити з його змістом осіб, про яких ішлося в акті.

Зразок:

Міністерство освіти і науки України

Миколаївський державний університет

імені В.О.Сухомлинського

ЗАТВЕРДЖУЮ

Ректор МДУ ім. В.О.Сухомлинського

__________________проф. В.Д.Будак

(підпис)

Акт № 5

04.09.2006 м. Миколаїв

про результати ревізії бібліотечного

фонду кафедри загального

мовознавства та лінгводидактики

Підстава: наказ ректора МДУ ім. В.О. Сухомлинського від 02.09.2006 за № 23-б.

Укладено комісією:

Голова – заст. зав. кафедри загального мовознавства та лінгводидактики Н.І.Василькова

Члени комісії:

1. Доцент Желязкова В.В.

2. Доцент Каленюк С.О.

У результаті проведеної ревізії встановлено:

1. У фонді кафедри нараховується:

- навчально-методичних посібників – 543 шт.;

- підручників – 328 шт.;

- словників – 112 шт.

2. Непридатними для користування виявлено 43 книги, які слід замінити новими надходженнями до університету.

Комісія пропонує зав. кафедри Супрун А.П. подати рекомендації щодо придбання науково-методичних посібників, підручників, словників у бібліотечний фонд кафедри.

Акт укладено у трьох примірниках:

1-й – ректорові;

2-й – до бухгалтерії;

3-й – кафедрі.

Голова Н.І.Василькова (підпис)

Члени комісії:

В.В. Желязкова (підпис)

С.О. Каленюк (підпис)