2. Відділ кадрів. Начальник відділу кадрів. Інспектор з кадрів

Відділ кадрів є самостійним структурним підрозділом підприємства і підпорядковується заступнику директора з кадрових питань. До складу відділу входять підрозділи (сектори, бюро, групи) прийому, звільнення, обліку, з роботи із робітниками, службовцями, керівниками та інженерно-технічними робітниками.

Функції відділу кадрів: розробка поточних і перспективних планів забезпечення підприємства персоналом з врахуванням змін складу працюючих, зумовлених впровадженням нової техніки і технології, механізацією і автоматизацією виробничих процесів, а також введенням нових виробничих об’єктів; аналіз ділових та інших якостей працівників підприємства з метою їх раціональної розстановки, підбору кадрів на заміщення посад; створення відповідних умов для творчої діяльності, підвищення освітнього і кваліфікаційного рівня працівників; контроль за використанням робочих кадрів, а також випускників профтехучилищ і середніх шкіл на виробництві згідно з їх спеціальністю і кваліфікацією; контроль за правильним використанням лінійних і функціональних керівників та спеціалістів у підрозділах підприємства; складання згідно з планом виробництва і подання у відповідні органи замовлень на потребу в спеціалістах з вищою і середньою освітою; оформлення прийому, переведення і звільнення робітників у відповідності з трудовим законодавством, положеннями, інструкціями і наказами керівника підприємства; облік всіх категорій працівників підприємства; зберігання і заповнення трудових книжок, введення встановленої документації по кадрам; ведення обліку стажу роботи працівників підприємства; підготовка матеріалів для подання про притягнення до відповідальності та заохочення робітників, спеціалістів і службовців; підготовка сумісно з комітетом профспілки документів, необхідних для призначення пенсії робітникам підприємства і їх сім’ям; контроль за виконанням керівниками підприємства постанов, наказів і розпоряджень з питань роботи з кадрами; вивчення причин руху кадрів та плинності кадрів, розробка заходів з ліквідації виявлених недоліків; організація контролю за дотриманням трудової дисципліни в підрозділах підприємства і виконанням робітниками правил внутрішнього трудового розпорядку; складання встановленої звітності з питань кадрів.

Права підрозділу: вимагати від підрозділів підприємства подання матеріалів (відомостей, планів, звітів і т.д.), необхідних для здійснення роботи, що входить у компетенцію відділу; підтримувати зв’язки з іншими організаціями з питань підбору кадрів; приймати робітників з питань найму, звільнення, переведення, правомірності використання спеціалістів; віддавати накази в межах своєї компетенції, що є обов’язковими до виконанню підрозділами підприємства.

Всю відповідальність за якість і своєчасність виконання функцій несе начальник відділу. Ступінь відповідальності інших робітників встановлюється посадовими інструкціями.

Начальник відділу кадрів безпосередньо підпорядковується заступнику директора з кадрових питань. На посаду керівника начальника відділу кадрів призначається особа з повною або базовою вищою освітою відповідного напряму підготовки (магістр, спеціаліст, бакалавр) та стажем роботи в галузі управління персоналом за професією: для магістра або спеціаліста – не менше 2-х років, бакалавра – не менше 3-х років.

Обов’язки начальника відділу кадрів: складати разом з відділом організації праці і заробітної плати поточні і перспективні плани потреби в керівних кадрах, спеціалістах і службовцях відповідних спеціальностей і кваліфікації з визначенням джерел покриття потреби в них; забезпечувати підприємство необхідними спеціалістами і службовцями; підтримувати зв’язки з вищими і середніми спеціальними навчальними закладами, територіальними службами з працевлаштування; вести спільно з керівниками підрозділів переговори щодо розміщення спеціалістів і службовців, які поступають на підприємство, знайомитися з необхідними документами при прийомі на роботу, ознайомлювати робітника з майбутньою роботою, умовами праці, оплатою, заключати у встановленому порядку трудові договори; приймати участь у розробці розділів плану соціального розвитку колективу підприємства; представляти у встановленому порядку керівництву поточні і перспективні плани потреби в спеціалістах з вищою і середньою спеціальною освітою, що закінчили вищі і середні спеціальні учбові заклади; забезпечувати виконання планів щодо прийому на підприємство молодих спеціалістів, які закінчили вищі і середні спеціальні учбові заклади; перевіряти розстановку і використання молодих спеціалістів у відповідності з їх спеціальністю, організовувати надання необхідної допомоги в швидкому освоєнні отриманої роботи, підвищенні виробничо-технічної кваліфікації і створенні їм нормальних виробничих умов; здійснювати контроль за розстановкою і використанням керівних кадрів, спеціалістів і службовців, розробку і втілення заходів, які спрямовані на підвищення ефективності використання кадрів; організовувати підбір кандидатур на керівні посади, а також посади спеціалістів спільно з керівниками підрозділів; готувати пропозиції щодо призначення, переміщення і звільнення керівних кадрів, спеціалістів і службовців; організовувати проведення періодичної атестації керівників і спеціалістів, здійснювати контроль за втіленням рішень атестаційних комісій; проводити серед керівників, спеціалістів і службовців роботу з роз’яснення і необхідності дотримання трудового законодавства; готувати проекти розпоряджень, наказів, матеріали для доповідей, протоколи атестаційних комісій та інші документи; здійснювати контроль за дотриманням трудової дисципліни в підрозділах підприємства, виконанням спеціалістами і службовцями правил внутрішнього розпорядку; забезпечувати згідно з установленим порядком підготовку матеріалів щодо осіб, що притягуються до відповідальності за порушення трудової і виробничої дисципліни і громадського порядку; вести звітність щодо прийому, переміщення, звільнення керівників, наукових кадрів, спеціалістів з вищою і середньою спеціальною освітою і службовців, робітників.

Права начальника відділу кадрів: звітуватись заступнику директора з кадрових питань про всі виявлені недоліки в межах своєї компетенції; вносити пропозиції з удосконалення роботи, яка пов’язана з його обов’язками.

Начальник відділу кадрів несе відповідальність за якість і своєчасність виконання покладених на нього обов’язків.

На посаду старшого інспектора з кадрів претендує особа, що має вищу освіту (молодший спеціаліст), підвищення кваліфікації і стаж роботи за професією інспектора з кадрів не менше 1 року або професійно-технічна освіта, підвищення кваліфікації і стаж роботи за професією інспектора з кадрів не менше 2 років. Інспектором з кадрів може бути особа з вищою освітою (молодший спеціаліст) без вимог до стажу роботи або з повною загальною середньою освітою, професійно-технічна освіта і стаж роботи на даному підприємстві не менше 1 року.

Завдання та обов’язки інспектора з кадрів: облік особистого складу підприємства, його підрозділів і встановлену документацію щодо кадрів; оформляє прийом, переведення, звільнення працівників відповідно до трудового законодавства, положень, інструкцій і наказів керівника підприємства; формує і веде особливі справи працівнииів, вносить зміни, пов’язані з трудовою діяльністю; бере участь у розробленні перспективних і річних планів з праці і кадрів; готує необхідні матеріали для атестаційної, кваліфікаційної і тарификаційної комісій, проекти документів, що стосуються нагород і заохочень працівників; заповнює, веде облік і зберігає трудові книжки, визначачає трудовий стаж, видає довідки про теперішню і минулу трудову діяльність працівників; облік надання відпусток працівникам, здійснює контроль за складанням і додержанням графіків черігових відпусток; оформляє документи, необхідні для призначення пенсій працівникам підприємства і їх сім’ям; вивчає особливості переміщення і причини плинності кадрів, бере участь у розробленні заходів щодо їх усунення; веде архів особливих справ, після закінчення встановлених строків поточного зберігання готує документи для здавання їх до державного архіву; здійснює контроль за станом трудової дисципліни в підрозділах підприємства і додержанням працівниками правил внутрішнього трудового розпорядку; веде облік порушень трудової дисципліни і громадського порядку, контролює своєчасне прийняття адміністрацією, громадськими організаціями і трудовими колективами відповідних заходів; складає встановлену звітність про роботу з кадрами.

Інспектор з кадрів повинен знати: трудове законодавство; положення, інструкції та інші керівні матеріали і нормативні документи щодо обліку особливого складу; оформлення пенсій, ведення і зберігання трудових книжок і особових справ працівників підприємства; структуру підприємства і його підрозділів; стандарти уніфікованої системи діловодства, організаційно-розпорядчої документації; чинне законодавство про приймання, переведення та звільнення працівників; порядок обліку особливостей переміщення кадрів і складання звітності про стан трудової дисципліни; порядок встановлення назв професій працівників, загального і безперервного стажу певної роботи; трудове законодавство.