Семинар №4. Определение задач и их исполнение конкретными структурами со в организации Время – 4 часа Вопросы семинара:

1. Функциональные обязанности подразделений отдела по связям с общественностью

2. Задачи, решаемые соответствующим структурами отдела СО в обеспечении информационной и в обеспечении имиджевой политики организации

3. Вопросы контроля исполнительности решаемых задач

Рекомендуемая литература:

Кочеткова А., Филиппов В., Тарасов А., Скворцов Я. Теория и практика связей с общественностью. – М.: МГИМО, 2006.

Почепцов Г.Г. Паблик рилейшинз для профессионалов. - М.: «Ваклер», 2000.

Методические рекомендации

Отдел по связям с общественностью – это сложное структурное образование, представленное рядом подразделений, выполняющих свои функциональные обязанности. При решении вопросов семинара необходимо знать основные задачи, определяющие суть различных структур отдела СО.

Например, среди основных задач пресс-службы отдела СО можно выделить:

• Установление и поддержание деловых связей со СМИ;

• Отражение будничной деятельности организации;

• Пропаганда и реклама организации в СМИ;

• Организация и проведение пресс-конференций;

• Подготовка выступлений руководства организации;

• Мониторинг СМИ и т.д.

Понятно, что пресс-служба решает задачи по обеспечению информационной политики организации. В то же время структурное подразделение отдела по связям с общественностью, ориентированное на обеспечение имиджевой политики, будет решать нижеследующие задачи:

• Установление и поддержание отношений с общественными и государственными организациями;

• Поддержание деловых и неформальных отношений с постоянными партнерами и клиентами организации;

• Организация выставок, презентаций, круглых столов, конференций;

• Ведение адресной поздравительной программы.

В структуре отдела СО должна быть система соответствующего контроля за исполнением запланированных заданий. Как правило, подобная роль возлагается на входящее в структуру отдела СО информационно-аналитическое подразделение (группа, отдел), которое чаше всего занимается и вопросами планирования и программирования деятельности отдела СО в целом, а, стало быть, способна и эффективно контролировать и отслеживать поступательность исполнения планов.

Важно так же иметь представление, что структура отдела СО всегда варьируется в зависимости от солидности учреждения и от его финансовых возможностей. И чем богаче или солиднее организация, тем разнообразнее и шире будут в нем представлены структуры связей с общественностью. На практике же чаще все многообразие функций и задач отдела возлагается на одного или двух человек.

Практическое занятие №1. Права и обязанности, статус руководителя отдела по связям с общественностью в конкретной организации Время - 4 часа Учебные вопросы:

1. Место отдела по связям с общественностью в структуре организации

2. Уровень полномочий руководителя отдела по связям с общественностью в организации

Рекомендуемая литература:

Бортник Е.М., Коротков Э.М., Никитаева А.Ю. Управление связями с общественностью Учебное пособие. – М.: ИД –ФБК-Пресс. 2002.

Маслова В.М. Связи с общественностью в управлении персоналом: Учебное пособие для вузов (под ред. Шлендера П.Э.). –М.: Вузовский учебник, 2005.

Шишкина М.А. Паблик рилейшнз в системе социального управления. – СПб.: Изд. СПбГУ, 1999.

Методические рекомендации

Практическое занятие в конкретной организации наглядно дает представление о реальной роли, месте отдела Со в структуре организации. В настоящее время существует три варианта места отдела СО в структуре организации (независимо от ее статуса). Первый вариант – когда отдел СО вычленяется из череды других отделов организации и приближается к самому высшему руководящему звену. В таком случае, отдел СО всегда будет в курсе стратегии развития организации, ее проблематики, ее актуальных вопросов, что позволит правильно планировать свою работу, так как он получает информацию фактически из первых рук. Минус в данном варианте заключается в некой оторванности от персонала организации, коллектива, что не всегда позитивно может сказываться на качественной внутрикорпоративной работе, так как колле4ктив не особо «раскрывается» и доверяет людям «от руководства».

Второй вариант – когда отдел СО не вычленяется, а является равноправным отделом среди остальных подразделений организации, выполняя свои функциональные обязанности равно, как и остальные отделы – свои. Общее руководство осуществляется через курирующего заместителя руководителя организации. Такой вариант является наиболее оптимальным, так как в данном случае снижается определенная зависимость от первого лица организации, и при этом остается та же доступность к информации о делах и проблемах организации, передаваемая через куратора, который, направляя работу отдела СО, заинтересован в ее продуктивности. С другой стороны, улучшается внутрикорпоративная общность с коллективом организации, так как равенство с другими отделами предполагает определенные доверительные отношения, которые можно использовать при осуществлении внутрикорпоративной работы.

Третий вариант является самым неэффективным – когда отдел лишается самостоятельности и подчиняется другому отделу. Таким образом, сужается его информированность, имидж, способность добывать информацию и распоряжаться ею. Происходит полная зависимость от руководства чужого отдела, чаще всего не знающего специфику работы отдела СО и не интересующуюся ею, зато «нагружающей» его собственными функциями. При этом варианте какой-либо эффективной работы по реализации информационной и имиджевой политики организации не будет.

Так же, легко на практике определить уровень полномочий руководителя отдела СО. Он тоже может варьироваться, и чаще всегог это может зависеть как от отношения руководства к отделу СО и его деятельности в целом, так и от отношения к самому руководителю отдела СО. Если руководство организации осознает важность отдела СО в реализации своих интересов, или же недооценивает его значение или относится безразлично, то и отношение будет соответствующим в каждом из перечисленных вариантов. Что касается руководителя отдела, то нередко именно от его компетентности, профессионализма, коммуникабельности, опыта и т.д. зависит репутация и продуктивность работы всего отдела СО. Во многих организациях право публичного комментария от имени организации имеют ее руководитель (или уполномоченное им лицо) и руководитель отдела СО. Это право и означает вершину профессионализма и компетентности такого руководителя отдела СО, ибо если ему доверено такое право, значит он отлично знает обстановку в организации, ориентируется в ней и способен ясно озвучить интерес или мнение организации по публичному поводу, содействуя, таким образом, имиджу этой организации.