3. Влияние структуры исполняющей организации на проект/программу

Проекты обычно являются частью организации, которая сама по себе масштабнее и качественно сложнее, чем любой проект.

ОРГАНИЗАЦИЯ может быть определена как объединение людей, совместно реализующих некоторую общую цель и действующих на основе определенных принципов и правил.

Примерами организаций могут служить корпорации, правительственные органы и органы местного самоуправления, коммунальные предприятия, учреждения здравоохранения, международные агентства, профессиональные ассоциации и другие.

Наличие у организации системы и офиса управления проектами, тип ее организационной структуры, корпоративная культура, стиль руководства являются теми факторами, которые в обязательном порядке влияют на проект, ход его разработки и реализации.

Даже в том случае, когда проект является внешним для организации (в ситуации с совместным предприятием), проект все равно будет испытывать влияние с ее стороны.

Поэтому команда управления проектом должна иметь представление о том, какое влияние на проект может оказывать структура организации.

Структура исполняющей организации часто накладывает ограничения на доступность ресурсов для проекта.

Эта структура может варьироваться в диапазоне от функциональной до проектной, причем между этими двумя крайними точками находятся разные подвиды матричных структур.

Поэтому не удивительно, что управление проектами в организациях разных типов обладает своими особенностями.

Ключевые характеристики, относящиеся к проектам/программам, для основных типов организационных структур.

Структура организации Функциональная Матричная Проектная Характеристика проекта слабая сбалансированная жесткая Полномочия руководителя проекта незначительные или отсутствуют ограниченные незначительные или умеренные умеренные или существенные существенные или абсолютные Наличие ресурсов незначительные или отсутствуют ограниченные незначительные или умеренные умеренные или существенные существенные или абсолютные Контроль бюджета проекта функциональный менеджер функциональный менеджер смешанный руководитель проекта руководитель проекта Роль руководителя проекта частичная занятость частичная занятость полная занятость полная занятость полная занятость Административный персонал проекта частичная занятость частичная занятость частичная занятость полная занятость полная занятость

Классическая функциональная организация является иерархической структурой, в которой каждый служащий имеет одного четко выделяемого руководителя.

Персонал группируется по специальностям: производство, маркетинг, инжиниринг и т.д.

Инженеры могут быть разделены на функциональные подразделения, поддерживающие работу основной организации. Например, подразделение механиков или электриков.

Содержание проектов, выполняемых в функциональной организации, ограничено рамками функционального подразделения.

Например, инженерный отдел функциональной организации выполняет свои задачи независимо от производственного отдела или отдела маркетинга.

Когда новый продукт разрабатывается в чисто функциональной организации, фаза проектирования включает только персонал инженерного отдела как основных разработчиков.

Когда возникает вопрос касающийся производства, служащие подают запрос вверх по иерархической лестнице исполняющей организации начальнику своего отдела, который консультируется с руководителем производственного отдела. Ответ передается по той же схеме только в обратном направлении, т.е. вниз по иерархической лестнице.

	Функциональная организационная структура.
Примечание: серым цветом отмечен персонал, задействованный на операциях проекта

На противоположном конце спектра находится проектная организация, т.е. организация, чья деятельность состоит главным образом из проектов.

На практике существует две категории проектно-ориентированных организаций:

организации, получающие прибыль за счет выполнения проектов для других по контракту (архитектурные, инженерно-конструкторские, консалтинговые, строительные фирмы);

организации, принявшие на вооружение проектное управление. Эти организации рассматривает свою деятельность как исполнение совокупности проектов.

В проектной организации члены команд часто собраны в одном месте. Большая часть ресурсов организации задействована в работах проектов, а руководители проектов в значительной степени независимы и обладают широкими полномочиями.

Проектные организации часто имеют подразделения, называемые отделами, но эти подразделения подотчетны непосредственно руководителю проекта или выполняют функции обеспечения и поддержки других проектов.

	Проектная организационная структура.
Примечание: серым цветом отмечен персонал, задействованный на операциях проекта

Матричная организация представляет собой сочетание характеристик функциональной и проектной организации.

Слабые матрицы сохраняют многие характеристики функциональной организации, и функции руководителя проекта в них скорее соответствуют функциям координатора или диспетчера проектов.

	Слабая матричная организационная структура.
Примечание: серым цветом отмечен персонал, задействованный на операциях проекта

Аналогично, жесткие матрицы обладают многими характеристиками проектных организаций, в них могут быть штатные руководители проектов с широкими полномочиями и также входящий в штат управленческий персонал проектов.

	Жесткая матричная организационная структура имеет следующий вид.
Примечание: серым цветом отмечен персонал, задействованный на операциях проекта

В сбалансированной матричной организации осознают необходимость в руководителе проекта, однако в ней он не обладает всеми полномочиями по управлению и финансированию проекта.

	Сбалансированная матричная организационная структура.
Примечание: серым цветом отмечен персонал, задействованный на операциях проекта

Большая часть современных организаций включает в себя все типы структур на разных уровнях иерархии, являясь, по сути, смешанными организационными структурами.

	Смешанная организационная структура.
Примечание: серым цветом отмечен персонал, задействованный на операциях проекта

Например, даже полностью функциональная организация может создать специальную проектную команду для управления критически важным проектом.

Такая команда может обладать многими характеристиками команды проекта в проектной организации:

- включать работающий с полной занятостью персонал из различных функциональных подразделений,

- разработать свой собственный набор рабочих процедур,

- работать вне стандартной для данной организации формализованной структуры отчетности.

	Таким образом, команда управления проектом должна контролировать влияние организации на проект и уделять особое внимание основным аспектам оптимизации организационной структуры, среди которых:
диапазон управления, т.е. число работников, подчиненных функциональному менеджеру; количество уровней управления; детализация деятельности по работам, процессам, видам оборудования, месторасположению, продукции или категориям потребителей; регламентация и распределение обязанностей, полномочий, ответственности.