2013
Тема 5.
Особенности документирования управления кадрами.
Документы по личному составу определяют место и стаж работы человека, социально значимы, имеют первостепенное значение при начислении пенсий и различных льгот.
Для правильного ведения кадровой документации необходимо руководствоваться законодательно-нормативной базой.
В Трудовом кодексе отражены процессы документирования трудовых правоотношений, определены случаи и порядок составления документов, впервые включено описание содержания важнейших из них, в частности трудового договора.
Кроме того, необходимо иметь пакет законодательных актов, затрагивающих трудовые отношения в организации Вашего типа, и ими руководствоваться при оформлении трудовых отношений.
«Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» 225 утвержденные постановлением Правительства РФ от 16.04. 2003 № «О трудовых книжках»(с изменениями 2008)
Инструкция по заполнению трудовых книжек», утвержденная Постановлением Минтруда России от 10.10.2003.
Оформление основных кадровых документов унифицировано и ведется на базе «Альбома унифицированных форм первичных учетных документов по учету труда и его оплаты» (2004). Альбом помимо форм кадровых документов, включает инструкцию по их оформлению. Организация может применять унифицированные формы, вносить в них изменения, утверждать собственные формы. Но все формы должны быть утверждены приказом руководителя.
Унифицированные формы не охватывают всего многообразия кадровых операций. В ряде случаев разрабатываются индивидуальные приказы по личному составу: о взысканиях, смене фамилии, замещении по должности.
1.Комплекс документов по установлению трудовых правоотношений.
Прием на работу осуществляется кадровой службой, что предусматривает проверку личных документов. Ст. 65 Трудового кодекса предусматривает представление следующих документов:
Паспорт (свидетельство о рождении, загранпаспорт, удостоверение личности для военнослужащих, справка об отбытии наказания);
Трудовую книжку;
Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
Документы воинского учета; документы об образовании.
Прием на работу без этих документов не допускается. При приеме на работу, требующую специальных знаний, проверяются документы об образовании или полученной профессии. Военнообязанные предъявляют военный билет, лица, подлежащие призыву – приписное свидетельство.
Гражданин, поступающий на государственную службу, обязан представить справку из органов государственной налоговой службы о представлении сведений об имущественном положении и медицинское заключение о состоянии здоровья (ФЗ «Об основах государственной службы РФ»)
Лица, поступающие на работу впервые, могут не иметь трудовой книжки и страхового свидетельства, их оформляют позднее в организации.
В большинстве организаций, поступающий на работу, вместе с личными документами представляет свое заявление, хотя это требование не закреплено в законодательстве.
Поступающий представляет сведения о себе в форме анкеты. К анкете прилагаются копии документов об образовании, ученых степени и звании, фотокарточки.
В соответствии с Трудовым кодексом РФ основанием для приема на работу является трудовой договор , заключенный в письменной форме.
Ст. 56 ТК дает определение :
Трудовой договор –соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством, и иными правовыми нормативными актами, содержащими нормы трудового права, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, выполнять правила трудового распорядка, действующие у данного работодателя
Сторонами трудового договора являются работодатель и работник. Один экземпляр трудового договора хранится у работника, другой передается работодателю и хранится в кадровой службе (ст.67).
Трудовой договор может заключаться на неопределенный срок и на определенный срок не более пяти лет. Если срок действия договора не указывается, он считается заключенным на неопределенный срок.
В тексте трудового договора должны быть указаны стороны, заключившие договор: ФИО работника и работодателя (физического лица).
К существенным условиям заключения договора отнесены:
Место работы с указанием СП
Дата начала работы
Срок действия
Наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием
Права и обязанности работника
права и обязанности работодателя
характеристика условий труда и компенсация за работу в тяжелых, вредных, или опасных условиях
режим труда и отдыха (если он в отношении данного работника отличается от общих правил, установленных в организации)
условия оплаты труда
виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью .
Возможно включение в трудовой договор и других условий:
об испытании
о нераспространении охраняемой законом тайны
об обязанности работника отработать определенный срок после обучения, если его оплачивает работодатель.
Работодатель не имеет права требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором.
Организации имеют право самостоятельно разрабатывать индивидуальную форму трудового договора или использовать примерную форму договора, утвержденную Минздравсоцразвития РФ 2008 г.. Трудовой договор является основанием для издания приказа руководителя о приеме сотрудника на работу.
Приказ (распоряжение) о приеме на работу является унифицированной формой Т-1 (Т -1 а), которая заполняется сотрудником кадровой службы. В нее включены практически все те же сведения, которые содержались в традиционной форме приказа. Сведения для приказа берутся из трудового договора. При оформлении приказа указываются наименование структурного подразделения, профессия(должность), испытательный срок, если работнику устанавливается испытание, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы. Подписанный руководителем приказ объявляют сотруднику под расписку. На основании приказа делается запись в трудовую книжку и заводится личная карточка работника (форма Т-2).
Личная карточка Т-2 - основной документ для учета движения кадров и анализа кадрового состава предприятия.