5. При необходимости введите условие отбора.

6. При необходимости укажите порядок сортировки.

7. Нажмите кнопку Вид на панели инструментов.

Access позволяет практически мгновенно обобщать информацию, содержащуюся в записях таблиц. При обобщении данных, которые содержатся в полях таблиц, включенных в запрос, используются статистические функции SQL. Эти функции называются статистическими, потому что они выполняют сбор статистики об информации в записях. Например:

Avg() – вычисляет арифметическое среднее набора чисел, содержащихся в указанном поле диапазона;

Count() – вычисляет количество непустых записей, возвращаемых запросом;

Sum() – возвращает сумму набора значений, содержащихся в заданном поле;

Max() – вычисляется максимальное значение данного поля для всех записей, отобранных запросом;

Min() – вычисляется минимальное значение данного поля для всех записей, отобранных запросом и т.д.

В бланке запроса девять из двенадцати элементов раскрывающегося списка в ячейке строки Групповая операция являются статистическими функциями. Элемент списка Группировка определяет группы, для которых выполняются вычисления. Элемент списка Выражение создает вычисляемое поле с помощью выражения, вклющающего статистическую функцию. Обычно вычисляемое поле создается, если требуется включить в выражение несколько функций. Элемент списка Условие определяет условия отбора для поля, которое не участвует в группировке. Если для поля выбирается этот параметр, автоматически снимается флажок Вывод на экран, и поле не выводится на экран привыполнении запроса.

Всю информацию о использовании в запросе групповых операций вы можете получить используя Справочную систему Access. Для этого выполните следующую цепочку действий:

Пункт меню ?  Вызов справки  Вкладка "Содержание"  Работа с запросами  Проведение вычислений  Выполнение вычислений в запросе  Дополнительные сведения о каждом типе итоговых вычислений

Об отчетах.

Создание отчета при помощи “Мастера отчетов”

1. Раскройте вкладку “Отчеты” окна базы данных, нажмите кнопку “Создать”. Появится диалоговое окно “Новый отчет”.

2. В списке диалогового окна выделите элемент “Мастер отчетов”.

3. В раскрывающемся списке, находящемся в нижней части диалогового окна “Новый отчет”, содержатся имена всех таблиц и запросов базы данных, которые могут быть использованы в качестве источника данных для отчета. Щелкните левой кнопкой мыши по кнопке со стрелкой для раскрытия списка и выделите соответствующий элемент. Нажмите кнопку “OK” и Access отобразит начальное диалоговое окно “Мастера отчетов”.

4. Определите какие поля будут образовывать строки отчета. Если вы хотите изменить порядок полей, то воспользуйтесь кнопкой “<” для переноса поля обратно в список “Доступные поля”.

5. В следующем диалоговом окне “Мастер отчетов” спросит, хотите ли вы добавить уровни группировки к отчету. Выделите в списке поле, по которому будете группировать записи и нажмите кнопку “>”. При нажатиии кнопки “Группировка” появляется диалоговое окно “Интервалы группировки”. Изменяя интервал группировки, можно влиять на то, как Access группирует данные в отчете. Для числовых полей можно задать группировку по десяткам, сотням и т.д. Для текстовых полей возможна группировка по первой букве, первым трем буквам и т.д. Если для отчета не требуется специальный интервал группировки, то выберите из списка вариант “обычный”.

6. В пределах группы можно сортировать записи по значению произвольного поля, при этом сортировка производится не более чем по четырем полям. Порядок сортировки выбирается в следующем диалоговом окне. Для вывода диалогового окна “Итоги” нажмите на кнопку “Итоги”. Если вы хотите указать для столбца отчета итоговую информацию, то можно задать параметры для выбранного столбца с помощью данного диалогового окна. “Мастер отчетов” перечислит все числовые поля отчета, не являющиеся счетчиками, и предложит установить для указанного столбца флажки Sum, Min и т.д. Группа “Показать” позволяет выбрать, следует ли в отчете указывать только итоги или необходимо выдавать полный отчет.

7. Далее, в следующем окне “Мастер” предложит вам выбрать для отчета один из шести стилей макета. По умолчанию здесь же установлен флажок “Настроить ширину полей для размещения на одной странице?” для экономии бумаги и удобства чтения. В группе “Ориентация” выбирается ориентация отчета на принтере. Она бывает книжной или альбомной.

8. В следующем диалоговом окне выбирается стиль отчета (чаще всего компактный).

9. В последнем диалоговом окне выбирается заголовок отчета.

Изменение отчета:

1. Откройте отчет в режиме конструктора.

2. Для удаления элемента из отчета, выделите его и нажмите клавишу <Delete>.

3. Для перемещения поля выделите его, наведите указатель мыши на него так, чтобы форма указателя изменилась на кисть руки. Нажмите и удерживайте левую кнопку мыши и перенесите выбранное поле в нужное место.

4. Для выравнивания и форматирования элементов сначала выделите их и выберите нужную команду меню Формат.

5. Чтобы добавить в форму надпись, нажмите кнопку “Надпись” на панели элементов и добавьте в отчет текстовое поле.

6. Чтобы добавить в форму вычисляемое поле, нажмите кнопку “Поле” на панели элементов и добавьте в отчет текстовое поле. Введите в качестве значения текстового поля выражение, начинающееся со знака “=”.

Общие сведения:

Создание отчетов — это метод, с помощью которого данные могут быть представлены в выразительном и легком для понимания виде. Отчеты могут быть представлены, напечатаны или экспортированы в другой формат. Создание отчетов в Access не представляет трудностей. Проект может быть впоследствии изменен для наилучшего предоставления данных пользователю.

Отчет похож на форму. Однако отчеты только отображают данные; они не могут быть использованы для ввода данных. Отчеты могут содержать множество одинаковых элементов и компоноваться как формы, за исключением элементов управления, которые требуют взаимодействия с пользователем (например, спис­ки, надписи и др.).

Источниками данных для отчетов служат таблицы, запросы или инструкции SQL. Отображаемая инфор­мация автоматически изменяется при изменении данных в таблицах, на которых она базируется. Однако формат отчета сохраняется в макете отчета и изменяется только в том случае, когда макет отчета будет изменен.

Ниже приведены доступные для применения методы создания нового отчета:

• Конструктор: Новый отчет создается вручную.

• Мастер отчетов: Мастер Access сопровождает процесс создания отчета.

• Автоотчет: в столбец: Создается отчет, который отображает поля из таблицы в одном столбце.

•Автоотчет: ленточный: Создается отчет, который отображает данные в таблич­ном формате, аналогичном электронной таблице.

• Диаграмма: Мастер сопровождает процесс вставки диаграммы в отчет.

• Почтовые наклейки: Мастер сопровождает процесс создания отчета, форматирован­ного для печати почтовых наклеек.

Конструктор отчета

Этот метод используется для создания отчета с самого начала. Он позволяет точно подстраивать все свойства отчета, так же как и любые коды, которые могут быть полезны для отчета.

Мастер отчетов

Сопровождает пользователя через процесс создания отчета. Он представляет собой углуб­ленный метод легкого создания отчета. Мастер отчетов позволяет создавать отчеты на основе уже созданного запроса или на основе полей выбираемых из таблиц. Следовательно, для создания отчета в котором используются поля из разных таблиц, вам не обязательно иметь соответствующий запрос.