1. Поместите текстовый курсор в нужную колонку. Дважды щелкните мышью по имени поля в списке полей таблицы в верхней панели. Поле поместится в нужную колонку.

Задание условий отбора:

Задание условий отбора записей является основной задачей создания запроса.

1. Откройте запрос в режиме конструктора.

2. Чтобы запрос возвращал только нужные записи, введите критерий отбора в строке “Условие отбора” определенного столбца.

Сохранение запросов:

После завершения конструирования запроса его нужно сохранить в файле базы данных и дать ему описательное имя:

1. Закройте запрос, нажав соответствующую кнопку окна. Access выдает сообщения для сохранения запроса.

2. Нажмите кнопку “Да”, чтобы сохранить запрос. Появится диалоговое окно “Сохранение”.

3. В текстовом поле “Имя запроса” введите описательное имя и нажмите кнопку OK.

Запросы используют для просмотра, изменения и анализа данных, содержащихся в этих записях, раз­личными способами. Запросы могут также использовать эти записи как источник для форм и отчетов. Access делает процедуру запроса простой, располагая в запрос все таблицы, которые имеют необходимую инфор­мацию, и проводя линии, чтобы показать соотношение между этими таблицами. Получают ли доступ к запросу из вкладки Queries (Запросы) контейнера базы данных или через Query Builder (Построитель запроса) на источнике записи формы или отчета, запрос выглядит и работает одина­ково.

Верхняя часть окна запроса показывает отношение между запрашиваемыми таблицами. Эта часть назы­вается панелью таблицы. Нижняя часть окна показывает поля из таблиц и условия отбора, по которому они были запрошены. Эту часть называют сеткой запроса или сеткой QBE (query by example — Запрос по образцу).

Добавление в окно запроса

Можно пополнять окно запроса двумя способами.

• Первым является добавление таблиц или других зап­росов во время создания самого запроса

• вторым — добавление таблиц или других запросов в существую­щий запрос.

При создании нового запроса все таблицы или запросы перечисляются в диалоговом окне Добавление таблицы (рис.4.1). Выделив желаемую таблицу и/или запрос и щелкнув на кнопке Доба­вить, эти элементы располагают в панели таблиц окна запроса. Иначе, этого можно достичь, дважды щелкнув на каждом элементе в диалоговом окне

Р исунок 4.1

Добавление таблицы.

Способы добавления таблиц или запросов в существующий запрос:

• Использование меню. Чтобы добавить новую таблицу или запрос, выберите команду Запрос | Добавить таблицу.

• Т акже можно воспользоваться кнопкой Добавить таблицу для добавления таблиц в существующий запрос. Щелчок на этой кнопке открывает диалоговое окно Добавление таблицы, как если бы пользователь вызвал новый запрос.

• Для добавления таблиц или запросов в запрос также можно выполнить следующие действия:

1. Расположите имеющийся запрос так, чтобы он находился только на половине экрана.

2. Нажмите клавишу F11 для открытия контейнера базы данных.

3. Расположите контейнер базы данных так, чтобы он находился на другой половине экрана.

4. Щелкните на вкладке Tables или Queries, содержащем элементы, которые должны быть помещены в запрос.

5. Щелкните на таблице или запросе, чтобы выделить их, и, удерживая кнопку мыши нажатой, пере­тащите элемент в панель таблиц окна запроса. Когда указатель мыши находится над областью табли­цы запроса, появляется маленький белый прямоугольник со знаком плюс, прикрепленным к указателю.

6. Освободите кнопку мыши, чтобы оставить таблицу или запрос в панели таблиц запроса.

ПРЕДОСТЕРЕЖЕНИЕ: Если в области таблицы запроса находятся несколько объектов, между ними должна существовать связь.

Простое добавление таблиц или запросов является только первым шагом в создании запроса. Чтобы получился запрос, в сетке запроса должны появиться, по крайней мере, одна таблица или запрос и одно поле. Запрос является компилятором данных. Эти данные могут удовлетворять различным условиям отбора. Ре­зультатом запроса являются данные, выбранные согласно условию, примененному к полям из объектов в панели таблиц окна запроса. Запрос не может выполняться, если он не имеет, по крайней мере, одного поля вывода. Поля вывода получают, помещая поля из объектов в панели таблиц окна запроса в сетку запроса.

Д ля выполнения составленного запроса нажмите на кнопку не закрывая режим конструктора.

ПРИМЕЧАНИЕ: Если необходимо выполнение условий отбора для одного из полей в таблице, следует перетащить это поле в сетку запроса. В этом случае условия отбора могут быть расположены в сетке QBE для этого поля.

СОВЕТ: Можно добавить много полей в сетку запроса одновременно. Если эти поля расположены последовательно, выделите первое поле, нажмите клавишу Shift и щелкните на последнем поле. Все поля между выделенными первым и последним полями будут выделены. Чтобы выделить несмежные поля, удерживайте клавишу Ctrl при щелчке на нужном поле.

Создание запроса, содержащего вычисляемые поля: