7. Причини втрат часу

«Часто-густо не складність проблем, а брак часу на їх вирішен­ня виступає головною причиною незадоволеності результатами діяльності ділової людини», - відзначає А.В. Шегда. Переван­таження керівника часто є наслідком переплетення його багато-чисельних завдань. Нерідко доводиться одночасно вирішувати декілька питань. У результаті можуть неправильно обиратися пріо­ритети, коли другорядні справи не делегуються іншим особам. Поведінка менеджера у зв'язку з цим виявляється занадто залеж­ною від подій дня, продуктивність праці знижується.

Є одна річ, якою кожний з нас володіє однаково. Це - час! На запитання «чи вистачає вам часу?», більшість, як правило, відпові-

дає «ні». Один з експертів з раціоналізації праці (А. Маккензі) робив опитування протягом своєї консультативної діяльності тисячі менед-жерів-практиків і прийшов до таких висновків. Із 100 менеджерів тільки в одного достатньо часу; десятьом потрібно на 10% більше часу; сорока менеджерам потрібно 25% додаткового часу; іншим не вистачає 50% часу. Отже, проблема полягає не в ньому, а в нас са­мих - у менеджері, підприємці, робітнику, вченому. Вона полягає не в тому, скільки ми маємо, а в тому, що ми робимо з тим часом який нам відпущений, як ми використовуємо його.

Ні досвід, ні майстерність, ні здібності, ні знання не можуть зробити керівника ефективним, поки він не навчиться управля­ти собою та своїм часом. А для цього потрібно знати, що є причи­нами нераціонального використання часу, де і як ми легковажно можемо втрачати свій дорогоцінний час. Перерахуємо марнотра­ти, які пов'язані з виконанням основних функцій керівника

При плануванні: відсутність цілей, порядку виконання справ за їх важливістю або плану роботи на день; порядок виконання справ, що змінюються; невиконання завдань до кінця; боротьба з «пожежею», управління в умовах кризи; відсутність терміну вико­нання тієї чи іншої роботи, зайве фантазування, романтизм; спро­ба в один і той самий час брати на себе занадто багато справ, нереалістична оцінка часу.

При виконанні функцій: «організація», відсутність навичок організувати себе, «завалений» стіл; дублювання роботи яка вже виконується кимось; невміння розмежувати відповідальність і владу; занадто багато керівників.

При роботі з кадрами: ненавчений персонал, який не відпо­відає роботі; нестача штату або, навпаки, роздутий штат; підлеглі залишаються зі своїми проблемами.

При виконанні функцій управління: прагнення все робити самому; заняття рутинними справами; невміння зацікавити яко­юсь справою інших; нездатність до координування зусиль і робо­ти в колективі; конфлікти, які не піддаються управлінню; невміння пристосовуватися до умов виробничого життя, що змінюються.

При виконанні функцій контролю: телефонні дзвінки, відвідувачі; неповна інформація; відсутність настанов та розпо­ряджень згори і звітів про реальні досягнення; надмірний конт­роль; помилки, неефективна робота; невміння розпізнавати не­вдало виконану роботу, неспроможність говорити «ні».

Втрати часу при спілкуванні: засідання; мало спілкування або, навпаки, занадто багато спілкування, нерозбірливе спілку­вання; невміння слухати; спілкування, що не стосується справи.

Втрати часу при виконанні функцій «прийняття рішень»:

квапливі рішення; нерішучість, відкладання рішень; прагнення зібрати всі факти раніше, ніж прийняти рішення; прийняття рішення безпосередньо на засіданні.

Але недостатньо тільки виявляти «марнотрати» часу. Мало що дає розуміння, що ваша поведінка є відхиленням від необхідної норми. Більш важливо встановити причини такого відхилення. Якщо керівник не розуміє «патологічності» самого процесу і не навчиться розпізнавати його симптоми на початковій стадії, він ніколи не зможе раціонально використовувати час.