6. Класифікація затрат робочого часу керівника і склад норми часу. Діагностика робочого часу.

Здебільшого не складність проблем, а нестача часу на їх вирішення виступає головною причиною незадоволеності результатами діяльності ділової людини. Тому так важливо для кожного навчитися управляти робочим часом та раціонально його використовувати, адже без цього неможливо ефективно й продуктивно працювати.

Класифікація затрат робочого часу керівника подана на ма­люнку 19. її використовують для побудови балансу робочого дня, визначення структури норми часу. Класифікація виявляє цільове використання робочого часу.

Робочий час поділяють на час роботи і час перерв. До часу І роботи належить час виконання тієї чи іншої передбаченої або і непередбаченої управлінської роботи. До часу перерв належить час, протягом якого керівник не зайнятий роботою через різні причини.

Час роботи поділяється на затрати часу, які безпосередньо по­в'язані з виконанням управлінських завдань, і затрати часу на непередбачені ситуації, які не обумовлені виконанням безпосе­редніх обов'язків. Багато часу марнують на ситуації, що не обу­мовлені виконанням безпосередніх обов'язків, найчастіше керів­ники з низьким рівнем делегування, які не довіряють своїм підлеглим і не вміють правильно розподіляти відповідальність та намагаються всю можливу роботу виконати самостійно. Наприк­лад, керівник сам збирає інформацію, яку б легко могла знайти секретарка; керівник сам переробляє поданий економістом звіт, в якому були знайдені помилки.

Час роботи на виконання управлінських завдань складається з підготовчо-заключного часу, оперативного та часу на обслугову­вання робочого місця.

Підготовчо-заключний час (ПЗ) витрачається на підготовку до заданої роботи (збір інформації, читання потрібної літерату­ри, розгляд звітів, проведення аналітичної роботи тощо) та ви­конання дій, пов'язаних із закінченням роботи (доведення ви­робничих завдань, планів, програм, управлінських рішень до підлеглих).

Оперативний час - це час на виконання заданого управлінсь­кого завдання. Він складається із основного і допоміжного часу.

Основний час (ОЧ) витрачається на безпосереднє виконання управлінських функцій, прийняття рішень тощо.

Допоміжний час (ДЧ) витрачається на певні дії, які потрібні для виконання основної роботи. Це - час на консультування із спеціалістами, на проведення нарад і засідань.

До часу на обслуговування робочого місця відносяться затрати часу на дії, які пов'язані з підтриманням порядку на робочому місці. Час обслуговування робочого місця поділяється на техніч­ний та організаційний. До першої групи належить час на обслуго­вування робочого місця, пов'язаний з використанням оргтехніки. До другої групи - час підготовки документів і канцелярського при­ладдя до роботи і збирання його наприкінці робочого дня.

Мал. Класифікація затрат робочого часу

Перерви в роботі можуть бути викликані різними причинами і поділяються на такі види: перерви для відпочинку й особистих потреб (ПРп); перерви організаційно-технічного характеру, які викликані порушенням нормального процесу управління (наприклад, затримка в подачі необхідної документації, неможливість зв'язатися з клієнтом з іншого міста у зв'язку з неполадкою телефонної лінії; відсутність потрібної інформації тощо); перерви, викликані порушенням трудової дисципліни (ПР), по суті є простоями за провиною самих керівників (залізнення, залишення робочого місця з особистих причин тощо).

З точки зору нормування весь робочий час поділяється на нормований та ненормований, що й визначає склад норми часу.

До нормованого належить весь час роботи, виконання якої передбачено управлінськими функціями, час перерв, передбачених в управлінні, а також час на відпочинок та особисті потреби.

Решта часу - час роботи, який не обумовлений виконанням безпосередніх обов'язків, перерви у зв'язку з порушенням нормального процесу управління або трудової діяльності - належить до ненормованого. Такі затрати часу в норму не включаються.

Використовуючи прийняту класифікацію затрат нормованого робочого часу, склад норми часу можна знайти за такою форму­лою:

t = t_П-З + t_ОП + t_ОБ + t_ОС,

де t_П-З - підготовчо-заключний час;

t_ОП - оперативний, основний, допоміжний час;

t_ОБ - час на обслуговування робочого місця;

t_ОС - регламентований час на відпочинок та особисті потреби.

Структура норми часу на одиницю обсягу управлінських робіт наведена на малюнку.

Мал.. Структура норми часу

Усі перераховані види затрат робочого часу встановлюються (крім підготовчо-заключного) на операцію управління і в сумі складають норму штучного часу. Таким чином, норма часу складається з двох основних частин - норми підготовчо-заключного і норми штучного часу. Норму штучного часу можна виразити формулою:

t_Ш = t_ОП + t_ОБ + t_ОС,

Якщо нормативи часу на обслуговування, відпочинок і особисті потреби даються укрупнено, у вигляді загального відсотка, то формула норми штучного часу буде така:

t_Ш = t_ОП (1 + у/100),

де у - час на обслуговування, відпочинок та особисті потреби, % від t_ОП

Так само керівник може визначити норми часу на технологіч­ну операцію або виготовлення одиниці (штуки) виробу для праці­вників у виробництві.

В організації виробництва існує потрібна класифікація затрат робочого часу і структура норм часу для працівників, зайнятих у виробництві. При визначенні норм часу на виконання технологі­чної операції або виготовлення одиниці продукції слід враховува­ти тип виробництва.

Розрахунковий вираз норми штучного часу для масового та крупносерійного виробництва:

t_Ш = t_ОП + t_М α₁/100 + t_ОП (ß₁ + у/100),

При менш точних розрахунках і для серійного виробництва:

t_Ш = t_ОП (1 + (α+у /100)

Якщо нормативи часу на обслуговування, відпочинок і особисті потреби працівника даються збільшено, у вигляді загального відсотка, що часто відбувається в одиничному виробництві, то:

t_Ш = t_ОП (1 + у₁ /100)

У серійному виробництві підготовчо-заключний час встанов­люється на партію, і тоді повна норма на одиницю продукції (норма штучно-калькуляційного часу):

t_М = t_Ш + t_П-З /n

В одиничному виробництві підготовчо-заключний час має най­більшу питому вагу, і норма на нього включається в науково об­ґрунтовану норму таким чином:

t_ШК = t_ОП (1 + у₁ /100) К_П-З,

де t_Ш - норма штучного часу;

t_М - машинний час;

α₁ - час на технічне обслуговування робочого місця, % від основного часу;

ß₁ - час на організаційне обслуговування робочого місця, % від t_ОП;

α - час на обслуговування робочого місця, % від t_ОП

t_ШК - норма штучно-калькуляційного часу; .

у₁ - сумарний час на обслуговування робочого місця, відпочинок і особисті потреби, % від t_ОП

у - час на відпочинок і особисті потреби, % від t_ОП

п - кількість деталей у партії, які обробляються з однієї наладки.

К_П-З = Т_П-З / (Т_ЗМ – Т_П-З) + 1,

де К_П-З - коефіцієнт, який враховує затрати підготовчо-заключного часу на одиницю продукції;

Т_П-З - підготовчо-заключний час у зміну;

Т_ЗМ - тривалість зміни.

Нормування часу керівників та їх виконавців призначене для визначення трудомісткості й ступеня складності робіт, які ними виконуються. При нормуванні часу використовують методи вивчення затрат робочого часу спостереженням (фотографії та самофотографії робочого дня, хронометраж: і метод миттєвих спостережень). Виявлені цими методами норми часу використо­вуються при встановленні для виконавців норм виробітку, норм обслуговування, норм керованості тощо.

Діагностика робочого часу

Багато хто з підприємців і керівників часто повторюють: «час - гроші». І дійсно: значення цього фактора навряд чи можна переоцінити. Час - це унікальний ресурс. Його не можна накопичити як гроші або сировину. Хочемо ми чи не хочемо, але ми повинні витрачати його за твердою ціною - 60 секунд за хвилину. Його не можна ввімкнути а.0о вимкнути, замінити або відшкодувати. Як і з будь-яким іншим ресурсом, з часом можна поводитися або ефективно, або погано. Пітер Друкер зазначив: «Запас часу нескінченно малий, і якщо ви не в змозі управляти ним, то вам не вдасться управляти нічим іншим». Тому кожен керівник повинен багато уваги приділяти підвищенню ефективності організації праці як виконавців, так і своєї власної, через раціональне використання робочого часу. Для цього потрібно, насамперед, всебічне вивчення затрат робочого часу, яке допоможе удосконалити організацію праці, дозволить визначити норми часу, сприятиме виявленню кращих методів виконання роботи працівниками, встановленню причин втрат робочого часу, їх усуненню тощо. Для встановлення затрат робочого часу працівників керівники найчастіше використовують хронометраж та фотографування.

Хронометраж - метод вивчення затрат робочого часу ручних і машинно-ручних елементів, які багаторазово повторюються шля­хом їх спостереження й виміру.

Хронометраж використовується для встановлення нормативів оперативного часу, вивчення й поширення ефективних методів виконання роботи, проектування раціонального складу операції, виявлення причин невиконання норм окремими працівниками. Застосування хронометражу економічно виправдане тільки в крупно-серійному та масовому виробництві у зв'язку з великою трудо­місткістю його проведення.

Хронометраж може бути суцільним або вибірковим і проводить­ся за допомогою різного роду вимірювальних приладів (секун­домірів, хронометрів, спеціальної фото- і кіноапаратури).

Проведення хронометражу складається із підготовки до хроно­метражу, спостереження та замірів часу, обробки хронометраж­них спостережень, їх аналізу й висновків.

Підготовка до спостереження містить в собі: вибір робочого місця для хронометрування, розчленування операції на її скла­дові елементи; визначення фіксажних точок елементів операції; встановлення найважливіших факторів, що впливають на три­валість кожного елемента і потрібної кількості замірів; підготовку документації.

Фіксажні точки - це момент часу, який вказує на початок еле­менту операції (початкова фіксажна точка) і кінець його (кінцева фіксажна точка). Кінцева фіксажна точка попереднього елементу операції є початковою фіксажною точкою наступного елементу.

Щоб одержати вірогідні дані, варто зробити велику кількість спостережень.

У таблиці наведені вихідні дані для визначення потрібної кількості спостережень.

Усі спостереження заносяться у спостережний лист хрономет­ражу.

Результати хронометражу обробляються та аналізуються. Одер­жаний ряд замірів називається хронометражним рядом. Кожний хронометричний ряд має коливання за величиною замірів, відносні розміри цих коливань характеризують ступінь його стійкості, яка визначається коефіцієнтом стійкості хронометричного ряду К_СТ, Цей коефіцієнт становить відношення максимальної тривалості заміру t_max ряду до мінімальної його величини t_min, яка визначаєть­ся коефіцієнтом стійкості хронометричного рядка К_СТ

Таблиця Потрібна кількість спостережень при проведенні хронометражу

Тип виробництва	Тривалість елемента операції, сек.	Кількість замірів
		для машинних робіт			для ручних робіт
		Точність спостережень, %
		5	10	20	5	10	20
Масове Крупно-серійне	До 10 Більше 10 До 10 Більше 10	7 4 7 4	4 3 4 3	-	45 10 63 27	14 5 19 10	6 - 7 5

К_СТ = t_max / t_min

Припустимі коефіцієнти стійкості можуть коливатися у межах 1, 2....3 залежно від характеру виконання елементів операції, їх тривалості, типу виробництва.

За хронометражним рядом, який визнаний стійким, визнача­ють середньоарифметичну величину тривалості елементу операції.

Фотографія робочого дня (ФРД) - метод вивчення затрат ро­бочого часу, за допомогою якого безпосередньо на робочому місці, шляхом спостереження і фіксації вимірюються всі без виключен­ня затрати робочого часу протягом усього робочого дня або його частини.

Мета фотографії - виявлення втрат робочого часу, встановлен­ня причин, які їх викликали, розробка заходів з усунення втрат, отримання даних для створення нормативів часу і чисельності працюючих.

Фотографія робочого дня має такий порядок проведення. Після підготовки до спостереження, яка полягає в детальному вивченні, опису об'єкта спостереження і виробничих обставин, спостерігач, який здійснює фотографування, реєструє всі затрати часу. При цьому він занотовує у спостережному листі (таблиця), яку роботу виконав виконавець та час (початок і кінець даної роботи або простою). Обробка фотографії полягає у визначенні складу та структури робочого часу та виявленні втрат, складанні фактич­ного балансу робочого часу (таблиця) і проектуванні нового, більш раціонального балансу.

Таблиця Спостережний лист хронометражу

Спостережний лист хронометражу											Дата спостереження Спостерігач М. Скрипченко
Виріб Деталь № Операція	Провідники Підготовка провідників							Прізвище працівника А. Омельчук Розряд працівника - 2 Табельний номер - 57
Елемент операції	Час		Час, відведений на спостереження, с.								Коефіцієнт стійкості	Число замірів	Середньо­арифмети­чна вели­чина
	поточ­ний	трива­лість	Номер спостереження
			1	2	3	4	5	6	7	8
1. Взяти провідни­ки	П	Т	1,2 1,2	6,6 1,3	17,0 1,3	23,1 1,5	29,0 1,3	35,0 1,7	40,8 1,4	47 1,5	1,7/1,2 = 1,4	8	1,4
2. Підрів­няти кінці	П	Т	3,0 1,8	8,2 1,6	19,0 2,0	25,2 2,1	31,0 2,0	37,1 2,1	42,8 2,0	49,3 2,3	2,3/1,6 = 1,44	8	1,99
3. Обпа­лити ізо­ляцію	П	Т	4,8 1,8	15,2 7,0	21,0 2,0	27,3 2,0	32,8 1,8	38,9 1,8	44,8 2,0	51,5 2,2	7,0/1,8 = 3,88	8	2,58
4. Відклас­ти провід­ники	П	Т	5,3 0,5	15,7 0,5	21,6 0,6	77,7 0,5	33,3 0,5	39,4 0,5	45,5 0,7	52,1 0,6	0,7/0,5 = 1,4	8	0,55

Розрахунок склав - М. Скрипченко. Перевірив - С. Іванов. Затвердив - О. Петров

Таблиця Спостережний лист ФРД

Що спостерігається	Час		Індекс
	поточний	тривалість
Початок спостереження	7 год. 00
Прийшов на робоче місце	05	5	ПР
Отримує від майстра завдання	11	6	ПЗ
Готує робоче місце, інструмент	16	15	ОМ
Оперативна робота	8 год. 40	74	ОП
Ходив за заготовками	50	10	ПН
Оперативна робота	9 год. 30	40	ОП
Міняє інструмент	36	6	ОМ
Розмовляє з товаришем	40	4	ПР
Оперативна робота	10 год. 50	70	ОП
Відпочиває	11 год. 03	13	ПРП
Оперативна робота	30	27	ОП
Обідня перерва	12 год. 30	-	-
Прийшов з обіду	30	-	-
Оперативна робота	13 год. 11	41	ОП
Ремонт електропроводки	22	11	ПМ
Оперативна робота	57	35	ОН
Відпочиває	14 год. 12	15	ПРп
Оперативна побота	15 год. 00	48	ОП
Ремонт інструменту	05	5	ПН
Оперативна робота	45	40	ОП
Прибирає інструмент, робоче місце	54	9	ОМ
Вихід з роботи	16 год. 00	6	ПР

При трактуванні нормативного балансу робочого часу перед­бачається можливість сполучення окремих елементів часу, вилу­чення надмірних його затрат, ліквідація нерегламентованих пе­рерв та інших втрат робочого часу.

Для керівника теж доцільно проводити самофотографію робо­чого часу, щоб виявити втрати часу, привести у відповідність наявний час та справи. Для цього потрібно протягом кількох днів (7-10) у блокноті або на окремих листках розбити добу на 24 години, кожну годину - на чотири частини і умовними знаками зано­тувати всі справи, залишаючи пропуски при їх відсутності.

При цьому потрібно виконувати дві умови:

1) робити позначки відразу, не відкладаючи на потім, тому що через декілька годин забудуться «проколи» у часі й буде здавати­ся, що весь час йшла нормальна робота;

2) нікому не показувати свої записи, навіть близьким та друзям. Кожен вечір потрібно проводити аналіз «фотографії» дня. Це

забере 10-15 хвилин, але дозволить виявити втрати часу, їх при­чини.

Таблиця Фактичний баланс робочого часу

Індекс	Затрати часу	Трива­лість, хв.	У % до часу спосте- реження
ПЗ	Підготовчо-заключний	6	1,35
ОП	Оперативний	386	80,4
ОМ	Обслуговування робочого місця	19	3,96
ПРп	Перерви на відпочинок та особисті потреби	26	5,42
ПН	Перерви, що пов'язані з неполадка- ми у виробництві	15	3,13
ПР	Перерви, що пов 'язані з порушенням трудової дисципліни	28	5,84
	Усього	480	100