Тема Види і техніка виправлення тексту

Знати види виправлень тексту

Уміти користуватися загальноприйнятими позначками

План

1. Правлення-вичитування.

2. Правлення-скорочення.

3. Правлення-переробка.

4. Правлення-обробка.

У залежності від того, які зміни вносяться в текст при редагуванні, існують наступні види правлення:

1. Правлення-вичитування - це зіставлення передрукованого тексту з відредагованим, всебічно вивіреним варіантом. При цьому вписують пропущенні при передрукуванні літери, виправляються помилки, неправильне написання. Якщо в процесі правлення-вичитування виявлені і більш змістовні недоліки, текст необхідно виправити, після чого знову передрукувати.

При правлення-вичитування всі виправлення вносяться безпосередньо в текс чорнилом. Знаки, які неясно надруковані, не можна переробляти чи підмальовувати (потрібний знак вписується над перекресленим).

Якщо текс розмножено машинописним засобом, вичитують всі екземпляри, тому що точна відповідність всіх екземплярів оригіналу обов'язкова. В особливих випадках відповідність копій оригіналу засвідчується офіційно.

2. Правлення-скорочення - це усунення з тексту малосуттєвого матеріалу, зайвих подовжень. Це викликано необхідністю викладати думки коротко, лаконічно.

При редагуванні службових документів правлення-скорочення використовується:

в текстах, у яких багато загальних міркувань, цитат, посилань тощо;

в текстах, у яких багато однотипних прикладів, цифр;

для спрощення складних синтаксичних конструкцій.

Врешті, правлення-скорочення необхідне в тих випадках, коли перебільшено попередньо установлений обсяг тексту. Не випадково в інструкціях з діловодства спеціально застерігають, що службові документи повинні бути короткими. Так, текст листа, як правильно, не повинен перебільшувати більше двох сторінок, якщо питання, яке розглядається, необхідно глибоко проаналізувати і обґрунтувати пропозиції, розмір листа не повинен перебільшувати чотирьох - п'яти сторінок.

3. Правлення-переробка використовується у тих випадках, коли ангор тексту погано володіє літературною мовою невміло висловлює свої дімки. Правлення-переробки схоже на такі види літературної роботи, як запис, співавторство тощо. Редактор, літературно обробляючи текст, використовує фактичний матеріал, повідомлений автором. При цьому він повинен, по можливості, зберегти особливості авторського стилю.

Практика літературного запису використовується і при порядкуванні службових документів. Так, працівник відділу кадрів, паспортного столу, довідкового відділу тощо зобов'язаний допомогги будь-якому громадянину правильно скласти документ або взяти на себе цей обов'язок.

4. Правлення-обробка - це комплексний вид правлення, до як< го входять:

• відбір і аналіз фактичного матеріалу;

• покращення композиції рукопису;

• мовне правлення тексту;

• перевірка правильності зовнішнього оформлення рукопису.

У процесі правлення обробки редактор зобов'язаний, по можливості, зберегти і хід роздумів автора, і його аргументацію (якщо вона ґрунтова), і особливості його індивідуального стилю (якщо вони не суперечать нормам літературної мови). Всі суттєві поправки повинні узгоджуватися з автором. Правлячи текст, необхідно керуватися офіційними матеріалами, які регламентують особливості того чи іншого виду офіційного матеріалу. Це можуть бути і різного роду інструкції, і довідники, і начальні посібники.

Тема Вибір фактів та їх перевірка. Основні етапи роботи: вибір фактів та їх перевірка; вимога достовірності, достатності, актуальності фактичного матеріалу, викладеного в документі; довідкові видання, необхідні редактору

Знати етапи роботи з текстом

Вміти аналізувати фактичний матеріал, редагувати його

План

1. Вірогідність фактичного матеріалу.

2. Достатність фактичного матеріалу.

3. Актуальність фактів.

Факти - основа змісту службового документа. Відбір фактичного матеріалу, який необхідно включити в документ, його перевірка - це найбільш важлива частина роботи як упорядника, так і його редактора.

1. Фактичний матеріал, який використовується у службовому документі, повинен бути вірогідним. Незалежно від характеру відомостей (інформація про події, посилання на чиюсь думку чи на інший документ, цифровий документ) всі дані повинні бути абсолютно точними, несуперечливими і ретельно перевіреними.

Наприклад, автор може помилитися при викладанні відомостей загального характеру в іменах відомих осіб, в біографічних даних, у назвах міст тощо. Такі відомості редактору необхідно перевірити, звернувшись до видань енциклопедичного чи довідкового характеру.

Звертатися до видань довідкового характеру необхідно не завжди. Наприклад, якщо автор (або друкарка) викривить загальновідоме прізвище, вочевидь неправильно запише цифровий матеріал тощо (проте редактор зобов'язаний попередити автора про всі виправлення, які вносяться). Часом причиною фактичних помилок стає неуважність осіб, відповідальних за підготовку документа, їхнє невміння перевірити факти, наводити потрібні довідки та т.п.. Причиною помилки може стати і недбалість в роботі (наприклад, секретар, який видав довідку, викривив прізвище чи адресу; особа, яка веде протокол зборів, відвертає увагу і пропускає важливий момент у виступі; врешті, друкарка, яка передруковує текст переплутає цифри, умовні позначення і т.д.).

2. Фактичний матеріал, який вводиться у службовий документ, повинен бути достатнім для об'єктивного вирішення питання. Факти - це фундамент будь- якого документа.

Повнота відомостей, всебічний розгляд проблем, врахування всіх факторів особливо важливі в документах, на підставі яких вирішуються практичні питання, які нерідко мають важливе політичне і господарське значення. У пресі завжди піддається жорсткій критиці вузьковідомчий підхід до справи, захист заходів, вигідних одній галузі, одному підприємству.

Значення багатьох видів документів визначається перш за все тим, наскільки повно в них представлений фактичний матеріал. Це і доповідні записки різного змісту, і акти обстеження, і звіти, і різного роду службове листування. Повнота фактичного матеріалу, всебічний облік причин і наслідків особливо важливі у тих

коли стикаються протилежні погляди, інтереси. Повнота і вірогідність фактичного матеріалу визначають доказовість, переконливість документа.

Проте це не означає, що в документ необхідно вводити всі відомості, які стосуються тієї чи іншої справи. Загромадженість тексту малосуттєвими даними, переліки однотипних даних і т.п.. Можуть відвернути увагу від головного в документі, утруднити роботу з ним.

3. Вимогу повноти відомостей не можна розуміти прямолінійно, спрощено. Будь-якому явищу притаманні багато ознак, тисячами ниточок воно пов'язане з іншими явищами, подіями. Прагнути перерахувати всі ці ознаки, врахувати всі зв'язки - важке, а головне, не потрібне заняття. Значно важливіше знайти і висловити основні аргументи, спиратися на такі факти, які мають вирішальне значення.

Актуальність фактів - це ступінь їх важливості у даний момент, у даній ситуації, для вирішення даного питання. Припустимо, у редакції газети надходять багаточисленні листи зі скаргами на погану роботу міського транспорту. Редакція перевіряє ці скарги, переконується в тому, що вони справедливі, і на сторінках газети ставить питання про роботу міського транспорту. Організації, відповідальні за роботу транспорту, зобов'язані дати відповідь газеті, повідомити про вжиті заходи. У листі-відповіді вказано лише на ті причини, які заважають ефективній роботі транспорту. Чи достатньо такої відповіді? Безумовно, ні. у ньому не дано відповіді на головне в даній ситуації питання: чи буде покрашено обслуговування пасажирів на автобусних лініях. Якщо буде, то коли? Що для цього зроблено? Відомості, наведені у листі-відповіді, можливо, дійсно важливі. Але не в даній ситуації, не в даний момент. Відповіді на питання, скарги і пропозиції повинні бути конкретними і вичерпаними.