12.6. Фази процесу прийняття рішення

Незалежно від того, який підхід обере керівник під час прийняття управлінського рішення, існує сукупність послідовно застосовуваних повторюваних дій, які складаються з окремих етапів, процедур, операцій. Вони забезпечують досягнення поставлених цілей, їх називають технологією розробки і прийняття.

Визначається п’ять фаз управлінського рішенням (за П. Друкером).

Перша фаза – виявлення проблеми, що може виявлятися в найрізноманітніших симптомах. Часто на практиці симптоми приймаються за проблему. Робота над проблемою починається з пошуку ”критичного фактора”. Припускається, що нічого змінюватися не буде, але ставляться запитання: ”Що відбудеться через певний час?”. Тобто моделюється майбутня ситуація. Інший підхід – ”проекція назад”. Ставиться запитання ”Що із того, що могло бути зроблено, або навпаки, не зроблено під час виникнення проблеми, реально вплинуло на ситуацію даного етапу?”. Наступний крок – це визначення необхідних умов для розв’язання проблеми.

До них належать:

• фінансові;

• матеріально-технічні;

• науково-методичні;

• кадрові й інші умови.

Але головною умовою слід вважати те, наскільки цілі відповідають інтересам організації, галузі, як фокусуються на ефективності та результатах. Важливо встановити принципи, правила поведінки, яких слід дотримуватися під час розв’язання проблем. На першому етапі має проводитися діагностично-прогнозуюча діяльність, яка дасть чітке уявлення про те, що змінювати і навіщо.

Друга фаза – інформаційно-аналітична. Попередньо отриманні дані потрібно проаналізувати. Аналіз проблеми починається з її класифікації. Необхідно встановити природу проблему за масштабом дій, змістом (виробнича організаційна, технологічна, соціальна, фінансова тощо), рівнем складності, структурою і причинами виникнення тощо. Класифікація проблеми потрібна, щоб визначитися, хто має приймати рішення, до кого звернутися по допомогу, а кого лише поінформувати щодо наявності проблеми.

Третьою фазою є вироблення варіантів рішення, до чого залучаються найкомпетентніші фахівці з даної проблеми. Їх завдання – визначити оптимальну модель реалізації поставлених цілей. Вироблення кількох варіантів є обов’язковою умовою, оскільки їх наявність перешкоджає поспішному прийняттю невиважених рішень, змушує всебічно обміркувати проблему. Наявність варіантів є інструментом мобілізації і тренування уяви.

Четверта фаза – вибір оптимального рішення. Здійснюючи вибір, необхідно керуватися критеріями.

Найвагоміші з них:

• ризик: коли рішення приймаються в умовах часткової чи повної невизначеності. Важливо порівняти частку ризику з очікуваним виграшем щодо кожного запропонованого варіанта управлінського рішення (Які співвідношення між ними? Чим ризикуємо? Що маємо?);

• економія зусиль – ставляться питання: Який із запропонованих варіантів дасть найкращі результати за найменших витрат?;

• фактор часу – Скільки маємо часу? Чи він працює на нас? Дії залежать від відповіді;

• обмеженість ресурсів. Та чи інша проблема потребує для свого розв’язання певних ресурсів, продиктованих її сутністю. Необхідно враховувати основний із них – людський. Чи достатня його кількість, який рівень компетентності фахівців, наскільки вони можуть швидко зрозуміти й зорієнтуватися в ситуації?

П’ята фаза – перетворення рішення на ефективну дію.

Цій фазі допомагають реалізуватися організаційна, мотиваційна й контрольна функції. Керівник сам не втілює рішення. Його завдання – створити організаційну модель виконання із чітким визначенням завдань, конкретними термінами дій, колом виконавців. Щоб рішення було ефективним, воно має відповідати очікуванням виконавців, позитивно сприйматися з усвідомленням важливості його виконання й необхідності дій.

Рішення буде ефективним, якщо проблема чітко окреслена, визначено конкретні цілі, принципи, правила, зібрана об’єктивна інформація, вироблено альтернативні варіанти, здійснені їх оцінки й вибір.

Процес прийняття рішення (за А. Радугіним) розбивається на шість кроків:

1. визначення проблеми;

2. постановка цілей;

3. вироблення альтернативних рішень;

4. вибір альтернативи;

5. здійснення рішення;

6. оцінювання результатів.

Технологічний цикл розробки та виконання управлінського рішення:

1. Зовнішній вплив.

2. Внутрішній вплив.

3. Ситуація.

4. Стратегія рішення:

1. визначення мети діяльності;

2. визначення способу досягнення мети;

3. вироблення критеріїв вибору рішення.

5. Оцінка обстановки:

1. кадровий склад;

2. стан ресурсів;

3. технічний стан;

4. наявні технології;

5. ефективність;

6. фактор часу.

5. Прогнозування результатів.

6. Підготовчі етапи:

1. визначення місця рішення в управлінській системі;

2. встановлення функції управління до якої належить рішення;

3. встановлення рівня управління, на якому приймаються рішення;

4. визначення повноважень особи, яка приймає рішення;

5. встановлення права особи приймати рішення;

6. визначення межі рішення.

5. Інформаційний цикл:

1. пошук інформації;

2. збір інформації;

3. обробка інформації;

4. аналіз інформації.

5. Уточнення прогнозу результату.

6. Розробка експертної рекомендації за елементами рішення:

1. вироблення варіантів рекомендації;

2. порівняльний аналіз рекомендацій;

3. вибір рекомендацій.

5. Розробка рішення:

1. розробка варіантів рішення;

2. оцінка варіантів за обраним критерієм;

3. вибір рішення.

5. Оформлення рішення:

1. формула рішення;

2. документальне оформлення;

3. фіксація рішення.

5. Встановлення завдань виконавцям:

1. що робити;

2. кому робити;

3. як робити;

4. де робити;

5. коли робити;

6. з ким робити;

7. послідовність виконання завдань.

5. Документальне оформлення завдань.

6. Організація виконання рішення:

1. пропаганда рішення;

2. мобілізація колективу;

3. координація;

4. оперативне регулювання.

5. Контроль.