6.6. Сортировка базы данных (списка)

Под сортировкой понимается процесс упорядочения записей в базе данных (списке) в соответствии с требованиями определенной задачи. Сор- тировку можно производить по одному или нескольким полям (двум или трем), причем если поле содержит разнородную информацию, то сортиров- ка по возрастанию предполагает следующий порядок: числа, текст, логиче- ские значения, значения ошибок, пустые ячейки, а по убыванию соответст-венно, обратный порядок. При сортировке текстовых полей порядок по воз- растанию означает алфавитный порядок, т.е. от А до Я, для числовых – от минимального к максимальному, для дат – от более ранней к более поздней. Отсортируем записи списка в порядке возрастания стажа работы. В окне диалога Сортировка диапазона команды Данные/Сортировка можно из- менить параметры сортировки. Например, Учитывать регистр для разли- чия строчных и прописных букв: изменить направление сортировки, т.е. сортировать строки диапазона (записи) или столбцы диапазона (поля); определить пользовательский порядок сортировки в поле Сортировка по первому ключу.

6.7. Вычисление промежуточных итогов

Для сотрудников, занимающих одинаковую должность, подсчитаем средний стаж работы. Для этого используем команду Данные􀃆Итоги. Од- нако предварительно в списке должны быть выделены группы сотрудников с одинаковой должностью, что достигается в процессе сортировки по полю «Должность». В окне диалога Промежуточные итоги (рис. 15) из списка При каждом изменении в выбирается поле «Должность», которое содер- жит группы; из списка Операция – функция Среднее; в поле Добавить итоги по – поле «Стаж работы», по которому и требуется вычислить итоги. Флажок Конец страницы между группами автоматически вставляет конец страницы после каждой группы данных. Флажок Итоги под данными раз- местит строки итогов под соответствующими данными, а строку полных итогов – последней строкой в таблице. Рис. 14. Вычисление промежуточных итогов Если установлен флажок Заменить текущие итоги, то все итоги в списке заменяются

Рис. 14. Вычисление промежуточных итогов

Если установлен флажок Заменить текущие итоги, то все итоги в списке заменяются новыми, в противном случае текущие итоги сохраняют-ся, и к ним добавляются новые. Однако это имеет значение лишь тогда, ко- гда процедура подведения итогов в списке реализуется не в первый раз. Для избавления от созданных итогов выполните команду Данные􀃆Итоги и щелкните по кнопке Убрать все в окне диалога.

6.8. Консолидация данных

Процедура консолидации позволяет сводить вместе однотипные дан- ные из одной или нескольких областей-источников, расположенных в раз- личных файлах или в различных областях одного файла. При консолидации данных предварительно необходимо определиться, где будет располагаться область назначения консолидируемой информации, т.е. куда поместить результирующую таблицу. При консолидации данных из табл. 1 и 2 на рис. 15 определим область назначения на том же рабочем листе. Рис.

Рис. 15. Консолидация данных

Проделайте следующие операции:

• поместите курсор в ячейку А30, начиная с которой будет выведена консолидированная информация;

• выполните команду меню Данные􀃆Консолидация;

• в окне диалога Консолидация в раскрывающемся списке Функция укажите функцию Сумма для использования при консолидировании дан- ных;

• переместите курсор в поле Ссылка и последовательно сделайте ссыл- ку на табл. 1 и табл. 2, т. е. на области-источники. Ссылку на нужную об- ласть проще всего сделать, выделив ее на рабочем листе при помощи мыши. Так как ссылки надо делать на несколько областей-источников, то после указания области табл. 1 обязательно щелкните по кнопке Добавить для перемещения ссылки в поле Список диапазонов, и только после этого ука- жите область табл. 2;

• область Использовать в качестве имен предназначается для указа- ния, использовать или нет метки из первой строки (флажок подписи верх- ней строки) и из первого столбца (флажок значения левого столбца) обла- тей-источников;

• незадействованным остался только флажок Создавать связи с исход- ными данными, который используется для установления связей между об- ластью назначения и областями-источниками для автоматического обнов- ления результатов консолидации при изменении данных в областях- источниках.

В результате консолидации будет получена таблица, по виду идентич- ная табл. 1 и 2, каждая ячейка которой будет содержать сумму соответст- вующих значений из табл. 1 и 2. В случае если области-источники располагаются на различных рабочих листах рабочей книги (например, на листах 1 и 2) и результирующую кон- солидируемую информацию необходимо поместить на отдельном рабочем листе (например, на листе 3), операция консолидации отличается лишь по- рядком указания ссылок на области-источники, которые в данном случае определяются ссылкой на лист и ячейки. При консолидации данных из различных рабочих книг удобнее всего открыть все рабочие книги и разместить на экране рядом, используя коман- ду меню Окно􀃆Расположить. Далее операция консолидации выполняется аналогично предыдущим случаям, за исключением того, что ссылки на об- ласти-источники в данном случае содержат полный путь к файлу и ссылки на рабочую книгу, лист и ячейки.

Вопросы для самоконтроля

1. Что представляет собой база данных в Microsoft Excel?

2. Что является записями в базе данных Microsoft Excel?

3. Что является полями в базе данных Microsoft Excel?

4. Можно ли отобрать записи в базе данных по нескольким критериям?

5. Что понимается под фильтрацией в Microsoft Excel?

6. Для чего используется консолидация