Лекція 6. Супроводжувальний лист

6.1. Поняття “супроводжувального листа”

Якщо ви відправляєте резюме потенційному роботодавцю, то можна написати й супроводжувального листа до цього резюме (Додаток Л), особливо, якщо ви використовуєте резюме функціонального типу.

Супроводжувальний лист – це ваш шанс привернути до себе увагу потенційного роботодавця та справити гарне враження. Добре зорієнтований супроводжувальний лист спрямує увагу читача на ті аспекти вашого резюме, які представляють вас з вигідного для вас боку як з точки зору конкретного роботодавця, так і з урахуванням конкретної ситуації. Тут ви також маєте можливість продемонструвати знання фірми, в яку намагаєтесь влаштуватися, або хоча б відповідної сфери бізнесу. Слід пам’ятати, що супроводжувальний лист є єдиною можливістю детально пояснити ті аспекти вашої трудової діяльності (наприклад, безробіття або відсутність безпосереднього професійного досвіду), які в протилежному випадку можуть подати вас не зовсім вигідно. Незалежне дослідження американських учених виявили, що близько 69% керівників вважають супроводжувальний лист не менш важливим, ніж резюме.

Супроводжувальний лист повинен вирішувати не більше двох проблем, але це залежить від вашої конкретної ситуації. У будь-якому випадку цей документ повинен спонукати читача до наступних дій:

• зосередити увагу на ключових аспектах вашого резюме;

• не зважати на той факт, що ваш професійний досвід не зовсім відповідає роботі, на яку

ви сподіваєтесь або його практично немає, та викликати вас на співбесіду;

• викликати вас на співбесіду, незважаючи на те, що деякі аспекти вашого резюме викликають певні сумніви.

6.2. Оформлення супроводжувального листа

Як і резюме, супроводжувальний лист повинен мати професійний вигляд. Він обов’язково повинен бути надрукованим. Всі вимоги до написання супроводжувального листа такі ж самі, як і до складання та оформлення резюме (Тема 5 “Резюме”). Бажано, щоб резюме і супроводжувальний лист були оформлені на однаковому папері та в однаковому стилі.

Супроводжувальний лист має таку структуру:

• назва документа;

• зворотня адреса;

• дата написання (бажано, щоб це була і дата відправлення);

• адресат;

• звернення;

• текст листа;

• заключна фраза ввічливості;

• підпис.

Зворотню адресу слід вказувати на самому початку. Розміщуємо її у верхньому лівому кутку або ж посередині зверху. Але у будь-якому випадку її слід вирівняти відносно загального тексту листа.

Дату слід вказувати в одному з двох місць: під зворотньою адресою (між останнім рядком адреси та рядком дати повинен бути додатковий інтервал) або рядком вище розділу “Адресат” у листі.

Адресат вміщує таку інформацію:

1 рядок: прізвище, ім’я та по батькові одержувача (якщо вони відомі),

2 рядок: посада одержувача (якщо вона відома),

3 рядок: назва відділу (якщо вам не відома посада одержувача),

4 рядок: назва фірми,

5 рядок: назва вулиці, номер будинку та номер офісу,

6 рядок: місто, поштовий код.

Звернення. Ви можете звертатися за прізвищем, вказуючи “пан” або “пані”, після звертання слід поставити знак оклику. Але краще, якщо ви знаєте ім’я та по-батькові адресата.

Якщо ви не знаєте прізвища людини, до якої звертаєтесь, то слід зробить все від вас залежне, щоб дізнатися про цю інформацію. Зазвичай, працівники фірм або установ не розголошують прізвища своїх співробітників, але будьте щирими і скажіть, що ви маєте намір написати листа їх керівнику та бажаєте знати його прізвище, ім’я та по-батькові. Будьте чемними та не забудьте подякувати людині за допомогу.

Обов’язково з’ясуйте, як правильно пишеться прізвище та ім’я вашого адресата. Кожна людина любить своє ім’я і їй не сподобається, якщо її прізвище буде вказано або надруковано неправильно, з помилками.

Якщо ж вам все ж таки не вдалося з’ясувати прізвище та ім’я адресата, використайте загальноуніверсальну форму звернення: “Уповноваженій особі!”

Зміст – це те, заради чого цього листа складають. Вступний абзац виконує два завдання: по-перше, в ньому викладається мета листа, навіть якщо вам вона здається цілком зрозумілою, а по-друге, вона повинна, безперечно, спонукати вашого адресата продовжити читання листа.

Якщо у вас є така можливість, то ви можете для “затравки” використати прізвище якоїсь людини, щоб окреслити якийсь зв’язок між вами та одержувачем листа. Але слід пам’ятати, що посилання на вказану людину мусить бути достатньо обгрунтованим. Прізвище, яке вказано, мусить належати особі, яка, по-перше, відома та користується повагою у одержувача вашого листа, а, по-друге, ця людина дозволила вам використати його ім’я. Вказана людина необов’язково повинна бути вашим близьким другом, просто ви знаєте цю людину або колись з нею зустрічалися, - головне, щоб вона дала свій дозвіл на використання її прізвища.

Наприклад:

Я пишу Вам за рекомендацією Олександра Олександровича Бондаренка, який гадає, що Ваша фірма потребує фахівця, який має мій професійний досвід та кваліфікацію.

Я пишу Вам за рекомендацією нашого спільного знайомого, Івана Федоровича Зимникова, який повідомив мені, що Вам потрібен менеджер з продажу.

Нещодавно мені довелося бути в компанії з Вашим директором з кадрів, Валерієм Івановичем Боровиком, і він запропонував мені написати Вам цього листа та додати своє резюме.

Знайомий мого батька, Олександр Петрович Сидоренко, порекомендував мені написати Вам листа до мого резюме.

Ще одним, досить ефективним, але рідко вживаним засобом, який викликає зацікавленість, є демонстрація якоїсь інформації щодо цієї фірми. Ви можете вставити до вступної частини якийсь маловідомий факт або спостереження, що пов’язані з даною конкретною фірмою, на яку ви намагаєтеся влаштуватись. Така вставка допомагає читачеві зрозуміти, що ви провели якусь “попередню роботу”, тобто, що ви цікавитесь фірмою та взагалі цією галуззю.

Наприклад:

З великою цікавістю прочитав Ваше оголошення у газеті “Ринок – Черкаси” про те, що Ви приймаєте на роботу. З урахуванням того напрямку в виробництві дитячого харчування, яким Ваша фірма займається останнім часом, гадаю, що їй стали б у пригоді мої знання та досвід роботи у цій галузі.

З великою зацікавленістю спостерігаю за успіхами Вашої фірми в розробці та збуті шкільного обладнання. Ця зацікавленість змусила мене написати Вам листа та додати до нього своє резюме.

Пишу Вам цього листа, побачивши нещодавно в журналі “Бізнес” Ваше оголошення про прийом на роботу. Вже впродовж декількох років робота Вашої фірми притягує мою увагу. Весь цей час я вивчаю в періодичних виданнях Ваш новаторський підхід до розробки виробів. Гадаю, що це знайомство робить мене досить привабливим кандидатом на вказану вакантну посаду.

Головна частина листа, зазвичай, складається з двох-трьох абзаців, в яких ви повинні:

коротко викласти вашу ситуацію: чи працюєте ви на даний час, чи ви є безробітним або чи є у вас яка-небудь тимчасова робота;

повідомити, яка робота вам потрібна і чому у вас викликає зацікавленість та посада, на яку ви претендуєте;

привернути увагу до якихось моментів свого резюме або додати щось, про що ви не мали можливості повідомити в резюме;

пояснити (якщо є така необхідність) ті аспекти вашого резюме або трудової біографії, які недостатньо очевидні і які, можливо, можуть слугувати не на вашу користь;

повідомити, які особисті якості вашої особистості ви могли б проявити на роботі, яка вас цікавить.

Складаючи основний розділ супроводжувального листа, слід постійно пам’ятати головне правило: “Що я можу запропонувати цій фірмі?” Тобто це означає, що у супроводжувальному листі ви повинні писати не про те, чого ви б бажали або що вас цікавить. Основну увагу слід зосередити на питанні: “Яку користь можуть принести фірмі Ваш професійний досвід та кваліфікація?” (табл.6.1).

Цікавим є питання: “Чи писати про заробітну платню?”. Правило просте: це питання не слід обговорювати під час переписки, відкладіть його на якомога пізніший термін, до співбесіди. У супроводжувальному листі слід обговорювати це питання лише у тому випадку, якщо про заробітну платню говорилося в оголошенні про прийом на роботу.

Різні вчені дають зовсім протилежні рекомендації щодо цього питання. Справа в тому, що тут досить легко помилитися: якщо ви вкажете більшу суму зарплатні, ніж вони можуть запропонувати, то вам зроблять натяк на надмірні вимоги; якщо ж ваша цифра виявиться нижчою, то таку зарплатню вони вам можуть і встановити. Найкращий варіант – вказати “ножиці” зарплатні, тобто граничні цифри, наприклад, 350-450 грн. Але заздалегідь необхідно дізнатися, яку заробітну плату отримують працівники професії, що вас цікавить, в середньому у певній галузі та в своєму регіоні.

Таблиця 6.1

Порівняльна таблиця формулювання своїх бажань та пропозицій для роботодавця

Що мені потрібно	Що я можу пропонувати
Я завжди проявляв інтерес до музики та гадаю, що робота у фірмі, яка займається звукозаписом, дасть мені задоволення.	Я багато років займався музикою, і досвід, який я набув під час роботи у різних ансамблях, розвинув у мені ті здібності, які, безперечно, стануть мені у пригоді, якщо я буду працювати у Вашій фірмі.
Я гадаю, що буду отримувати задоволення від творчої атмосфери, яка панує у Вашій фірмі, та справжнє задоволення від праці з вашими клієнтами.	Творча атмосфера, яка панує у Вашій фірмі, дуже близька за своїм духом до тієї, яка мені завжди так подобалася. Немає сумнівів, що мої знання та набутий досвід у цій галузі найсприятливішим чином вплинуть на взаємовідносини з клієнтами, які мають величезне значення для успішної діяльності Вашої фірми.

Підсумки

• Супроводжувальний лист – це можливість привернути увагу потенційного роботодавця до свого власного резюме та справити хороше враження.

• Добре зорієнтований супроводжувальний лист спрямує увагу читача на ті аспекти резюме, які представлять вас з вигідного для вас боку як з точки зору конкретного роботодавця, так і з урахуванням конкретної ситуації.

• Супроводжувальні листи складають та оформлюють як звичайні ділові листи, тому вони повинні мати професійний вигляд і відповідати вимогам складання та оформлення ділових паперів згідно з чинним законодавством конкретної держави.

• У першому абзаці пояснюється мета листа, яка повинна викликати зацікавленість читача.

• Головна частина тексту листа розкриває 2-3 моменти, які повинні підсилити хороше враження від вашого резюме.

Завдання для самоконтролю

1. Визначте головну мету супроводжувального листа.

2. Складіть конспект даної теми у формі 5-7 питань до нього.

3. Охарактеризуйте основні правила складання та оформлення супроводжувального листа.

4. Визначте ключові аспекти власного супроводжувального листа.

5. Складіть та оформіть супроводжувальний лист до власного резюме.

Лекція 7. СПІВБЕСІДА (ІНТЕРВ'Ю)