4.3 Документооборот.

Документооборотом называется движение документов с момента их возникновения (получения) до сдачи в архив после обработки и отражения в учете.

Различают 3 основных потока документации:

1. документы, поступающие из других организаций (входящие);

2. документы, отправляемые в другие организации (исходящие);

3. документы, создаваемые и используемые работниками внутри организации (внутренние).

Главным бухгалтером предприятия составляется график документооборота в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых инженерно-техническими, коммерческими, бухгалтерскими службами с указанием сроков исполнения. Графики обычно имеют форму таблиц, диаграмм.

Руководители организации несут персональную ответственность за документарный фонд организации. Документы на предприятии хранятся в соответствии с установленными Главным архивным управлением правилами, но не менее 5 лет, а лицевые счета работников предприятия – 75 лет. Изъятие документов может производится только соответствующими органами при наличии предписания с обязательным составлением протокола.

В результате анализа содержания бухгалтерских документов выполняются три основных бухгалтерских действия:

1. стоимостная оценка;

2. идентификация во времени;

3. классификация в номенклатуре плана счетов (корреспонденция счетов), которую обозначают на документах.

В результате перечисленных действий формируются основные информационные сообщения – счетные записи, описывающие каждый свершившийся факт хозяйственной жизни и представляющие вход бухгалтерской информационной системы экономического субъекта.

4.4 Формы учета (счетоводства).

В зависимости от объема предпринимательской деятельности, количества осуществляемых хозяйственных операций и технологии обработки учетной информации применяют различные формы счетоводства. Под формой счетоводства, или бухгалтерского учета, понимают порядок сочетания учетных регистров, их внешний вид, последовательность записей в них, использование вычислительной техники и схему документооборота.

Наибольшее распространение в России получили следующие формы бухгалтерского учета:

• мемориально-ордерная;

• журнал-Главная;

• журнально-ордерная;

• автоматизированная;

• специфические формы учета для субъектов малого предпринимательства.

4.5 Пробный баланс как контрольный инструмент учетного процесса.

Критика применения пробного баланса в западном учете. В британо-американском учете равенство дебетовых и кредитовых сальдо по всем постоянным счетам Главной книги на конец отчетного периода может быть проверено с помощью пробного баланса. Пробный баланс состоит из двух граф (сальдо на конец периода по дебету и кредиту) и строится в следующей последовательности:

1. По каждому счету выводится сальдо.

2. Каждое сальдо заносится или в графу «Дебет», или в графу «Кредит» пробного баланса. Счета в таблице пробного баланса перечисляются по порядку их расположения в Главной книге.

3. Подсчитываются и сравниваются итоги по каждой графе пробного баланса.

Значение пробного баланса заключается в том, что он позволяет определить наличие баланса в Главной книге, равенства дебетовых и кредитовых сальдо по всем постоянным счетам. Если такого равенства нет, то это признается следствием следующих ошибок:

• в таблице пробного баланса вместо кредита показатель записан по дебету или наоборот;

• неправильно выведено сальдо на счете;

• при перенесении сальдо со счета в пробный баланс допущена ошибка;

• неправильно подытожен баланс.

Пробный баланс не позволяет определить пропуск в записях хозяйственных операций и найти ошибку в записанной сумме, ибо она переносится и в дебет, и в кредит счета.

Кроме того, при составлении пробного баланса невозможно выявить два вида ошибок: 1) записать суммы вместо графы «Дебет» в графу «Кредит» и наоборот; 2) перестановка цифр в числе при переносе их в пробный баланс.

Отмеченные проблемы западного учета не касаются российского учета, где в качестве пробного баланса применяется оборотная ведомость.

Контрольное значение оборотной ведомости в российском учете. Пробный баланс – оборотная ведомость содержит элемент динамики – в нем отражены статичные показатели на начало и конец периода, позволяющие анализировать изменения за период. Пробный баланс включает также показатели динамики – обороты (интервальные показатели) за тот же период. В него, кроме постоянных счетов, входят и транзитные счета, представленные оборотами.

На основе оборотной ведомости уточняются сальдо счетов Главной книги и составляется заключительный баланс. Дебетовое сальдо на постоянных счетах записываются в актив баланса, а кредитовые – в пассив. В заключительном балансе, форма которого введена с 1996 г., показатели основных и регулирующих счетов показываются одной строкой суммарно. Раннее их представляли отдельно.