Тема 4. Документация и содержание учетного процесса

4.1 Документация как элемент метода бухгалтерского учета.

4.2 Учетные регистры.

4.3 Документооборот.

4.4 Формы учета (счетоводства).

4.5 Пробный баланс как контрольный инструмент учетного процесса.

4.6 Структура и содержание работы бухгалтерии.

4.1 Документация как элемент метода бухгалтерского учета.

Бухгалтерский документ – это бумажный электронный носитель информации, дающий право на совершение хозяйственной операции или подтверждающий факт ее исполнения. Записи в бухгалтерском учете обязательно обосновываются документами.

Ответственность за обеспечение контроля проводимых хозяйственных операций и регистрацию их в первичных документах несет руководитель организации.

Денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства должны быть завизированы лицами, имеющими право подписи на них согласно утвержденному руководителем организации перечню: первая подпись – лица, осуществляющего функцию общего руководства; при наличии второй – лица, представляющие бухгалтерскую функцию в управлении организации. При отсутствии главного бухгалтера руководитель организации может назначать контролера, имеющего право второй подписи на документах и несущего определенную ответственность.

Первичные документы признаются доказательными, если они содержат следующие обязательные реквизиты: наименование документа, дату и место составления; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание и количественные измерения хозяйственной операции (в натуральном или денежном выражении); наименование должностей лиц, ответственных за совершение и оформление хозяйственной операции; личные подписи и иные знаки, однозначно идентифицирующие личность человека, совершившего операцию.

В зависимости от характера хозяйственной операции и системы обработки данных в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.

4.2 Учетные регистры.

Данные первичных документов, отражающих хозяйственные операции, после их проверки с точки зрения законности, целесообразности, правильности арифметических подсчетов и принятия к учету накапливаются и систематизируются в регистрах бухгалтерского учета. Результаты фактов хозяйственной жизни, имевших место за определенный промежуток времени, из учетных регистров в сгруппированном виде переносится в бухгалтерскую отчетность.

Учетные регистры представляют собой носители данных определенной формы, построенные в соответствии с экономической группировкой информации об активах, капитале и обязательствах экономического субъекта.

Внешний вид и материальная основа учетных регистров весьма разнообразны: книги, журналы, карточки, свободные листы, машинограммы, видеопрограммы, магнитные ленты, магнитные листы и дискеты, оперативная память ЭВМ и т.п. Как справедливо утверждают исследователи, история развития бухгалтерского учета – это прежде всего эволюция учетных регистров.

Классификация регистров по основным признакам (по материальной основе, по назначению, по способу группировки, по степени обобщения):

В зависимости от материальной основы учетные регистры подразделяются на бумажной и безбумажной основе.

Бумажные регистры существуют в виде специальных книг (журналов), отдельных листов и карточек. Сюда же следует отнести машинограммы, получаемые в результате обработки бухгалтерской информации на ЭВМ и других средствах вычислительной техники.

Книга представляет собой пронумерованный и прошнурованный регистр, скрепленный печатью предприятия и подписями руководителя и главного бухгалтера. Обязательными реквизитами книги считаются: название предприятия; период времени, за который отражены хозяйственные операции в данном регистре; название счета (счетов).

Карточки – предназначенные для длительного использования бланки с отпечатанной таблицей. Они подлежат обязательной регистрации в специальном реестре. На карточках отражается информация о материалах, готовой продукции, издержках, оплате труда. Обязательные реквизиты карточки: наименование предприятия; код синтетического счета; код аналитического счета; корреспондирующий счет; единица измерения; количество (для материальных карточек); сумма в денежном выражении. Карточки хранятся в картотеке у материально ответственных лиц.

Листы, так же, как и карточки, представляют собой бланки с отпечатанными таблицами, но большие по размеру и по объему отражаемой в них информации. На листах, например, производят расчет амортизации по видам (категориям) основных средств, расчет себестоимости готовой продукции и пр.

Машинограммы – бумажные регистры, изготовленные с применением вычислительной техники и распечатанные на устройствах вывода информации. Компьютеры, используемые для решения учетных задач позволяют разрабатывать и выводить на печать наборы счетных записей хронологической, систематической и синхронической систематизации любой степени обобщения (синтетические и аналитические) и не имеют ограничений по способу графления регистров и изображения записей. Таблицы учетных регистров распечатываются на рулонной, фальцованной бумаге или стандартных листах, не требуя предварительного типографского графления.

К регистрам на безбумажной основе относятся учетные таблицы, сформированные или непосредственно в оперативной памяти компьютеров, или на магнитных носителях. Современная видеотехника позволяет проектировать учетные регистры (видеограммы) на экраны дисплеев компьютеров.

По назначению регистры делят на контокоррентные, материальные и многографные.

Контокоррентные регистры в основном предназначены для аналитического учета состояния расчетов организации с дебиторами и кредиторами.

Материальные регистры применяются для учета активов организации, выраженных в количественном измерении.

Многографные регистры содержат несколько колонок, предназначенных для отражения результата совершенных хозяйственных операций составляющими его суммами, и используются в основном для учета затрат.

Содержание учетных регистров, как и данные внутренней бухгалтерской отчетности, признано коммерческой тайной организации. Совокупность, логические связи, способы построения учетных регистров определяют форму бухгалтерского учета, применяемую экономическим субъектом.