15! Комп'ютеризація кадрового діловодства.

Комп’ютеризація кадрового діловодства є однією з основних умов раціональної організації діловодних процесів в організації, засобом підвищення ефективності діяльності кадрових служб, фактором зростання продуктивності й оперативності праці менеджерів. Склад програмного та технічного забезпечення залежить від конкретних умов організації діяльності підприємства, а саме від масштабів виробництва, чисельності персоналу, організаційної структури апарату управління, масштабності документообігу, потреб в оперативній та ретроспективній інформації, ступеня централізації робіт з документами тощо. Механізація та автоматизація кадрового діловодства мають здійснюватись на підставі впорядкування системи документування управлінської діяльності, уніфікації й скорочення кількості форм документів, які створюються в організації. Впроваджувати комп’ютеризацію необхідно на всіх етапах діловодства, починаючи з підготовки документів, їхнього копіювання, оперативного розмноження, експедиційного оброблення, реєстрації та пошуку, швидкого транспортування, завершуючи контролем виконання та надійним зберіганням документації. Деякі організації успішно використовують систему управління персоналом PersonPro, яку створено для автоматизації діяльності служби управління персоналом. Основні функціональні можливості цієї програми такі:

• розроблення організаційної структури організації;

• створення та редагування штатного розпису організації;

• облік, зберігання та оперативний пошук даних про персонал організації;

• створення електронного варіанта особових справ співробітників, карток персонального обліку працівників (типова форма № П-2);

• створення бази даних кандидатів на вакантні посади;

• формування стандартизованих типів документів (наказів з приймання на роботу, звільнення з роботи, відрядження, надання відпустки тощо);

• формування статистичної звітності з персоналу та кадрової роботи;

• організація обліку, зберігання та швидкого пошуку внутрішніх, вхідних та вихідних документів;

• організація розсилання документації за допомогою електронної пошти.

16! Атестація, її типи і цілі.

Атестація − процедура визначення рівня, кваліфікації знань, практичних навиків, ділових якостей працівників і встановлення їх відповідності (не відповідності) робочим місцям, посадам, які вони займають, виявлення їх потенціальних можливостей. Мета атестації − раціональне розміщення працівників, ефективне використання їх знань, навичок, умінь. За результатами атестації керівник організації має право приймати рішення щодо: підвищення (пониження) працівника в кваліфікаційній категорії; підвищення (пониження) посадового окладу; визначення винагород; вирішення підвищення кваліфікації, набуття нової спеціальності. Основне завдання атестації − не контроль виконання, а виявлення резервів підвищення рівня віддачі працівників.

Атестація − спеціальна комплексна оцінка сильних і слабких сторін працівників (знань, навиків, умінь, рис характеру), рівня їх відповідності вимогам посади, діяльності та їх результативності.

Існують три типи атестації з приналежності до сфер діяльності персоналу:

− атестація державного службовця − атестація наукових та науково-викладацьких працівників − атестація персоналу організацій, основної ланки управління

У загальному вигляді цілі атестації такі: • адміністративні (підвищення чи пониження посади, переведення на іншу посаду, припинення трудової угоди); • інформаційні ( інформування про рівні кваліфікації , якості та підсумки праці, навантаження);• мотиваційні (подяка, підвищення зарплати чи посади, надання гарантій).

Латентні функції атестації досить різноманітні. До них належить: поглиблене знайомство з підлеглими, їхніми можливостями і здібностями; обґрунтування раніше прийнятих кадрових рішень; усунення кругової поруки і взаємної невимогливості в колективі; перекладання відповідальності за розміщення кадрів на атестаційну комісію; підвищення відповідальності підлеглих; отримання підстави для звільнення працівників, планування кар'єри.

Атестація виконує функцію контролю і стимулювання.