5) Введення та редагування даних в таблицях.

Для введення даних в комірку таблиці слід зробити її активною (за допомогою лівої кнопки миші). Кнопки Сортировка по возрастанию і Сортировка по убыванию використовують для сортування записів у таблиці відповідно до зростання чи зменшення тих даних, які вміщує дане поле. Для зміни ширини стовпця, висоти рядка, переіменування полів використовуються відповідні команди з меню Формат або з контекстного меню (перед зміною параметрів об’єкт необхідно виділити мишею). Для знищення виділеного стовпця таблиці використовується команда Удалить столбец з контекстного меню. Аналогічну операцію можна провести і з рядком, попередньо виділивши його. При багаторазовому повторі даних, що вводяться, можна використовувати їх копіювання або переміщення через буфер обміну (відповідні кнопки Вырезать, Копировать, Вставить – ).

6) Створення схеми даних у базі.

Створені таблиці для спрощення конструювання багатотабличних форм, запитів і звітів повинні бути зв’язані між собою. Цей зв’язок забезпечується схемою даних, яка визначається інформаційно-логічною моделлю предметної області.

С творення схеми даних (Рис. 41) розпочинається з виконання команди Сервис/Схема данных (або натиснення одноіменної кнопки – ). Далі необхідно викликати діалогове вікно "Добавлениие таблицы" за допомогою команди Связи/Добавить таблицу (або за допомогою кнопки – ). Вибір потрібної таблиці і клацання миші по кнопці Добавить забезпечують її включення в схему даних. Після включення всіх потрібних таблиць вікно "Добавлениие таблицы" закривається кнопкою "Закрыть" або .

У вікні "Схема данных" встановлення зв’язку між кожною парою таблиць проводиться "буксируванням" ключового поля головної таблиці у відповідне поле підпорядкованої таблиці. При цьому відкривається вікно "Связи" для визначення параметрів зв’язку.

Рис. 41. Створення схеми даних у базі

7) Створення та використання запитів.

З апит в Access використовують для пошуку з однієї чи кількох таблиць та видачі на екран даних, які відповідають умові, визначеній користувачем. При цьому результати виконання запиту подаються в зручному вигляді – у формі таблиці. Для створення запиту слід виконати команду Создать з вкладинки "Запросы" вікна бази даних. Команда “Простой запрос” дозволяє із зв’язаних таблиць БД отримати нову таблицю, в яку включені окремі поля різних таблиць. Дана команда активізує вікно "Создание простых запросов", за допомогою якого вибираються базова таблиця із списку "Таблицы/Запросы" і поля зі списку "Доступные поля", що використовується в запиті. Імена потрібних полів для запиту передаються у вікно "Выбранные поля" за допомогою кнопок _ > _ та _>>_.

У вікні "Создание простых запросов" можуть бути вибрані поля для запиту з кількох таблиць або раніше створених запитів (за допомогою списку "Таблицы/Запросы"). Після клацання по кнопці Далее> активізується чергове вікно (крок 2), в якому слід вибрати тип запиту: "подробный" або "итоговый" – відмінність між ними демонструється в лівій частині вікна. На черговому кроці Майстра (крок 3) задається ім’я запиту. Після клацання по кнопці Готово на екрані з’явиться запит у вигляді нової таблиці, в якій будуть присутні лише ті поля, що вибрані на першому кроці роботи Майстра.