2) Загальна характеристика системи Access.

Запуск системи Access відбувається аналогічно будь-якій іншій прикладній програмі WINDOWS – Пуск/Программы/Microsoft Access. Після запуску на екрані монітора з’являється вікно системи, структура якого складається з таких елементів, як: рядок заголовка з кнопками управління, рядок меню, панелі інструментів, робоче поле Access та рядок стану.

Система Access має зручні засоби для обробки кількох таблиць в одній базі даних. Таблиця – це місце зберігання даних. Вона є основним об’єктом бази даних. Табличне подання даних дозволяє редагувати кожну таблицю окремо, причому редагування даних в одному місці бази призводить до автоматичного ї

Рис. 38. Вікно системи управління базами даних Microsoft Access

х редагування в іншому місці. В системі Access рядки таблиць називають "записами", а колонки – "полями".

A ccess має значну кількість спеціальних програм-майстрів (наприклад, майстер таблиць, майстер кнопок, майстер форм і т. д.). Майстри здійснюють діалог з користувачем, у процесі якого визначаються дані, необхідні для розв’язання відповідної задачі. Для зручності роботи майстри поділяються на кроки (етапи), перехід між якими відбувається за допомогою кнопок <Назад, Далее>, Готово. Користувач може пропускати деякі кроки чи повертатися до попередніх.

3) Створення баз даних.

Розпочинається воно за командою Файл/Создать... (кнопка Создать – Ctrl+N), яка викликає на екран вікно "Создание" з двома вкладинками: "Общие" і "Базы данных". Для створення нової порожньої бази даних (далі – БД) слід у першій вкладинці вибрати значок "База данных" і натиснути ОК – на екрані з’явиться вікно "Файл новой базы данных", за допомогою якого вибирається папка для розміщення БД (за умовчанням – Мои документы) і задається її ім’я (поле Имя файла) – див. Рис. 33. Після натиснення кнопки Создать створюється нова БД і відкривається її вікно, що містить шість вкладинок: Таблицы, Запросы, Формы, Отчеты, Макросы і Модули. Засобами цього вікна можна послідовно створити всі об’єкти порожньої бази даних: таблиці, запити, форми, звіти і т. д. (для цього слід відкрити потрібну вкладинку і натиснути кнопку Создать) – Рис. 39.

Рис. 39. Вікно бази даних в середовищі Microsoft Access

4) Створення таблиць і робота з ними.

Таблиці є основою будь-якої БД, без них база не існує. Запити, форми, звіти та інші об’єкти можуть бути відсутніми в БД. Будь-яка таблиця БД має унікальне ім’я і складається з рядків і стовпців. Для створення таблиці слід активізувати у вікні БД вкладинку "Таблица" і виконати команду Создать. Далі у вікні "Новая таблица" слід вибрати один із варіантів створення таблиці (в режимі таблиці, за допомогою конструктора чи майстра та ін.) і натиснути ОК. Після вибору потрібного варіанту створення таблиці їй присвоюється ім’я і вона зберігається в поточній базі даних.

а) Найпростішим варіантом є створення таблиці за допомогою варіанта "Режим таблицы" – при цьому створюється стандартна таблиця (розміром 20 стовпців на 30 рядків), в яку можна вводити дані. Імена полів можна змінювати за допомогою подвійного клацання мишею – в полі з’явиться текстовий курсор. Для збереження таблиці слід виконати команду Файл/Сохранить (або натиснути одноіменну кнопку на панелі інструментів – ).

б) Конструктор володіє більш широкими можливостями задання параметрів таблиці, що створюється (Рис. 40). Після його активізації на екрані з’являється вікно, яке слід заповнити початковою інформацією про таблицю (скільки в ній буде полів – стовпчик "Имя поля"; та яким буде тип кожного поля – стовпчик "Тип данных"). Ім’я поля повинно бути коротким і мати інформативний характер (наприклад, "Пор. номер", "Прізвище", "Ім’я" і т. п.). Тип даних (текстовий, числовий, дата/час та ін.) вводити не потрібно – його можна вибрати за допомогою списку, що розкривається окремо в кожному рядку. Далі необхідно визначити ключове поле (яке однозначно ідентифікує кожен запис таблиці), ним можуть бути, наприклад, поля "Порядковий номер" а бо "Прізвище". Для встановлення поля ключовим його слід виділити (виділення відбувається мишею) і натиснути кнопку Ключевое поле (або виконати одноіменну команду з контекстного меню). Якщо це поле не визначено, то система автоматично як ключове поле використовує порядковий номер запису. Після формування структури таблиці її необхідно зберегти (команда Сохранить), при цьому система видасть запит про надання імені таблиці.

Рис. 40. Вікно режиму конструктора таблиці в середовищі Microsoft Access

У режимі консторуктора створюється тільки структура таблиці. Для заповнення чистої таблиці даними її слід відкрити у вікні бази даних за допомогою подвійного клацання мишею по її значку – . Введення даних в таблицю відбувається так само, як і в Excel. Причому для збереження даних, що вводяться, не потрібно застосовувати ніяких дій – дані будуть збережені автоматично.

Якщо ж після введення даних виникла необхідність внести зміни у структуру якої-небудь таблиці, то потрібно виділити її і натиснути кнопку Конструктор – на екрані з’явиться раніше створена структура цієї таблиці, в яку можна внести зміни і обов’язово, згідно з описаними вище правилами, зберегти змінену структуру.