Повідомлення про помилки

Якщо формула в комірці не може бути правильно обчислена, Microsoft Excel виводить повідомлення про помилку. Якщо формула містить посилання на комірку, що містить значення помилки, то замість цієї формули також буде виводитися повідомлення про помилку.

Значення помилок:

#### – ширина комірки не дозволяє відобразити число в заданому форматі;

#ИМЯ? – Microsoft Excel не зміг розпізнати ім'я, використане в формулі;

#ДЕЛ/0! – у формулі робиться спроба поділу на нуль;

#ЧИСЛО! – порушені правила задавання операторів, прийняті в математиці;

#Н/Д – таке повідомлення може з'явитися, якщо в якості аргументу задане посилання на порожню комірку;

#ССЫЛКА! – у формулі задане посилання на неіснуючу комірку;

#ЗНАЧ! – використаний неприпустимий тип аргументу.

7. Створення графіків і діаграм.

Т абличний процесор Excel дає змогу подавати табличні дані в більш наочній та зручній для сприйняття графічній формі ("Одна картинка варта тисячі слів – Конфуцій"). Таку форму використовують для ілюстрації функціональної залежності однієї величини від іншої або для порівняння двох і більше величин, а також з метою виявлення тенденцій зміни якого-небудь параметра в часі, відображення процентного вмісту ряду компонентів у деякому об’єкті.

Д іаграма (або графік) завжди будується для певного діапазону комірок. Діаграма може бути створена на активному листі або на новому. Для побудови діаграми використовується Майстер діаграм, що викликається однойменною кнопкою на Стандартній панелі (або командою Вставка/Диаграмма...).

Створення діаграми починається з виділення діапазону даних, що підлягають відображенню (в принципі, діапазон можна виділяти і пізніше). Після виділення діапазону і натиснення кнопки на екран виводиться вікно діалогу Майстер діаграм.

П роцес створення діаграми розбивається, як правило, на чотири кроки:

1. вибір типу та вигляду діаграми (крок 1 із 4);

2. зміна або вибір діапазону даних, на основі яких буде побудовано діаграму (крок 2 із 4);

3. введення заголовків діаграми та її осей (крок 3 із 4);

4. вибір варіанта розміщення діаграми (на поточному або окремому листку – крок 4 із 4).

П ерехід до наступного кроку – кнопка Далее>. На кожному кроці роботи майстра можна повернути на крок назад (кнопка <Назад) або припинити побудову діаграми (кнопка Отмена). Після натиснення кнопки Готово діаграма буде перенесена на вибраний лист.

M icrosoft Excel має засоби для редагування побудованих діаграм. Для редагування якого-небудь елемента слід двічі клацнути по ньому мишею та у вікні діалогу, що з’явиться при цьому, зробити потрібні зміни. Збільшення, зменшення та переміщення елементів діаграми відбувається за допомогою миші.

§6.4. Система управління базами даних Microsoft Access.

1) Поняття про бази даних.

В процесі розв’язування будь-якої задачі на комп’ютері програма обробляє деяку сукупність даних за заданим алгоритмом. Серед цих даних можуть бути: числа, літери, слова, прізвища та номера телефонів, показники роботи підприємства та ін.

Довгий час для вирішення кожної задачі використовувалася тільки своя сукупність даних, яка не могла бути використана в інших задачах. Тому, скільки розв’язувалось задач, стільки ж було й сукупностей даних.

Ці сукупності даних оформляли у вигляді файлів даних. Така робота призводила до надмірності і дублювання даних, оскільки для багатьох різних задач можна використовувати одні і ті ж набори даних. Наприклад, як для програми нарахування заробітної платні для вчителів, так і для програми складання розкладу необхідно знати прізвища вчителів і їх навчальне навантаження.

Чому ж дублювання даних відносять до недоліків? Це обумовлено двома факторами: 1) дублювання даних призводить до зайвих витрат пам’яті комп’ютера; 2) зміна даних в одній задачі зумовлює необхідність їх зміни в інших задачах. Наприклад, в разі зміни навчального навантаження вчителя необхідно внести відповідні зміни і в набір даних для програми складання розкладу, і в набір даних для програми нарахування заробітної платні. Ці обставини і були основною причиною появи в кінці 60-х років баз даних (БД).

База даних — це єдине, централізоване сховище даних певної предметної області (наприклад, школа, підприємство та ін.), до якої мають доступ багато програм. Кожна програма має доступ до конкретних даних бази за допомогою спеціальних програм, які одержали назву систем управління базами даних.

Прикладами баз даних є: бібліотечні каталоги, класні журнали, журнали обліку майна, телефонні книги, прайс-листи та ін.

Кожна програма вибирає із бази лише ті дані, які потрібні тільки для даної задачі. Наприклад, для нарахування заробітної платні учителям будуть вибрані прізвища учителів, їх кваліфікація, педагогічний стаж, навчальне навантаження, а для програми складання розкладу – прізвища учителів, їх навчальне навантаження, кількість предметів, груп і т.д.

Перевагою використання баз даних є те, що зміни в даних не викликають за собою необхідність змін у програмі. Функцію забезпечення незалежності даних від програм реалізує система управління базами даних.

Кожен рядок бази даних називають записом, а кожний стовпчик – полем.

Вносити зміни в базу даних має право лише адміністратор БД. Кінцевими користувачами БД можуть бути люди, які не мають хорошої комп’ютерної підготовки, але вони користуються БД у своїй повсякденній роботі. Це, наприклад, працівники бібліотек, бухгалтерій, відділів кадрів та ін.

За допомогою СУБД забезпечується вирішення таких основних завдань:

1. створення бази даних

2. введення, коректування і вилучення даних;

3. упорядкування даних;

4. вибір сукупності даних, що відповідають заданим критеріям;

5. перевірка правильності даних (наприклад – за типом);

6. забезпечення цілісності бази (наприклад, при вимкненні електроенергії та ін.);

7. пошук потрібного запису і т. д.

Розглянемо роботу однієї з найбільш популярних на ПК систем управління базами даних­ – Microsoft Access.