113

Информационные технологии и системы в экономике Методические указания к Лабораторной 1 по курсу “Информационные технологии и системы в экономике”

Часть 1. Подготовка данных в excel для работы с базой данных в access.

Для подготовки работы с базой данных каждый студент получает индивидуальный вариант задания, в котором имеется информация о книгах, изданных в течение заданного календарного периода (месяца и года).

Например, студент получил задание работать с информацией о книгах, изданных в марте 2002 года.

Исходные данные размещены на диске L в папке ИСЭ_ИТЭ.

• Скачать из папки L:\ИСЭ_ИТЭ в свою рабочую папку файлы:

• файл “ЛР1_ИТЭ_ИСЭ.doc”

• файл “Январь_01.xls”

Переименовать файл Январь_01.xls в своей рабочей папке на Март_02.xls

1. Скопировать страницу файла L/Книжный бизнес/kp020331.xls (если в задании указан март 2002 г.) на страницу kp020131 файла Март_02.xls. Переименовать страницу kp010131файла Март_02.xls в kp020331

2.Скопировать Файл “Read_me” из Папки “Книжный бизнес” ( в нём описаны поля Таблиц Книжного рынка).

=> в рабочей папке оказывается 5 файлов.

Теперь всё готово в личной папке для работы.

3. Скопировать полностью страницу kp020331 файла Март_02.xls на страницу Этап1. Далее будем готовить данные на странице Этап 1 файла Март_02.xls.

4.Удалить 4 верхние строки заголовка.

5.Оставить только строки со * в столбце А (признак нового издания).

Для этого:

Выделить всю информацию мышью по строке заголовков и отсортировать по столбцу А по убыванию: Данные – Сортировка – по убыванию. Строки со * станут первыми, без * - последними.

Найти 1-ю строку без * и выделить её.

Нажать CTRL – SHIFT и стрелка вниз одновременно => выделятся все строки без *

Нажимаем DELETE для их удаления. Остались строки со *.

6. Отделить Названия издательств от Года издания: Скопировать столбец с названиями издательств в пустой столбец. Например, cтолбец с издательствами скопирован в столбец N1.

А)Задача – в новом пустом столбце оставить только год издания.

В 1-.ю ячейку пустого столбца вставляем:

= Вставка функции – текстовая – ПравСимв - мышью выбираем ячейку в скопированном столбце издательств верхнюю ячейку (например, N1), указываем 4 (4 правых символа есть год):

=ПравСимв(N1;4)

В указанной ячейке оказывается год без названия издательства.

Распространить формулу на весь столбец (Для этого выделяем ячейку со вставленной формулой, после появления точки в её правом нижнем уголке тянем за эту точку мышкой с нажатой левой кнопкой до конца столбца).

Б) Задача – в пустом столбце оставить только названия издательств без года:

В другой свободной ячейке 1-й строки вставить: =ЛевСимв(N1;ДлСтр(N1)-6)

Появится только название издательства без года.

Распространить формулу на весь столбец (левой кнопкой мыши хватаем за нижний правый уголок ячейки с формулой и тянем до конца столбца).

7. Вставить столбец справа от столбца, в котором издательство не отделено от года (т.е. справа от столбца G).

8. Скопировать Специальной вставкой столбец с Издательствами без года в столбец G (Издательства с годом), а столбец с годом без издательства – в новый(который создали):

Выделить новый столбец с издательствами без года издания – копировать (правой кнопкой мыши)

Правой кнопкой мыши - по 1-й ячейке столбца G -

Специальная вставка - Значения (вставляем только значения, так как эти столбцы содержат формулы! ).

Названия Издательств Скопированы.

9.Аналогично копируем столбец с годами изданий в свободный столбец справа от столбца G (Столбца с названиями издательств).

10.Пронумеровать столбец А:

В ячейку 1-й строки заносим 1 вместо *, В ячейку 2-й строки заносим 2 вместо *.

Выделяем эти 2 ячейки и распространяем счёт ячеек левой кнопкой мыши на весь столбец, таща за правый нижний уголок выделенного прямоугольника.

11.Найти среднюю цену диапазона цен (нижняя – верхняя цена):

Скопировать столбец цен в 2 пустых столбца.

Оставить нижнюю цену (т.е. в левом скопированном столбце надо убрать часть “-*”, где “*” – верхняя цена):

• Выделить столбец, нажать Правка - найти"-*” и заменить на пробел " " - Заменить всё.

• В столбце оказывается только нижняя цена.

Оставить верхнюю цену (т.е. в правом столбце надо убрать часть “*-”, где “*” – нижняя цена):

• Выделить столбец, выбрать Правка - найти"*-” и заменить на " " - Заменить все.

• В столбце оказывается только верхняя цена.

Найти среднюю цену:

• В свободном столбце вставить формулу среднего между 2-мя столбцами:

• (верхняя ячейка 1-го столбца + верхняя ячейка 2-го столбца)/2

• Распространить формулу на весь столбец.

12.Скопировать столбец со средней ценой и с помощью “Специальная вставка - значения” вставить этот столбец в столбец Цены за книгу.

13.Оставить в таблице столбцы (в перечисленном порядке):

1. Нумерация строк

2. порядковый номер раздела литературы;

3. автор и наименование книги;

4. издательство;

5. год издания книги;

6. тираж;

7. формат с долей листа;

8. количество страниц;

9. тип переплета;

10. цена.

Остальные столбцы удалить.

14.Удалить строки с неполной или некорректной информацией (пробел, знак “-“, посторонние значения в столбцах тиража, формата, объема или цены).

Способ: отсортировать поочерёдно весь массив (выделять при этом весь массив, а не только столбец, по которому происходит сортировака!) информации по каждому из столбцов по убыванию, в результате чего все некорректные строки оказываются вместе (в верхних строках). Удалить некорректные строки.

Внимание: Удалить только те строки, где некорректная информация в столбце, по которому сортировали!!!

15.Используя макрос “Кодирование”, заменить кодами из таблиц “Издательства”, “Форматы” и “Переплеты” обозначения издательств, форматов и переплетов в документе Месяц_год.xls (Сервис – Макросы – Макрос –Кодирование - Выполнить).

Вместо названий издательств, обозначений переплётов и форматов в столбцах окажутся числа (коды издательств, переплётов и форматов).

Вид макроса “Кодирование”:

Sub Кодирование()

'

' Кодирование Макрос

' Макрос записан 05.04.2008 (Голинков)

'

' Сочетание клавиш: Ctrl+f

'

Dim j As Integer

Dim i As Integer

i = 1

Do While Range("C" + LTrim(Str(i))).Value <> ""

For j = 1 To 2061

If Range("D" + LTrim(Str(i))).Value = Sheets("Издательства").Range("A" + LTrim(Str(j))).Value Then

Range("D" + LTrim(Str(i))).Value = Sheets("Издательства").Range("B" + LTrim(Str(j))).Value

Exit For

End If

Next j

For j = 1 To 73

If Range("G" + LTrim(Str(i))).Value = Sheets("Форматы").Range("A" + LTrim(Str(j))).Value Then

Range("G" + LTrim(Str(i))).Value = Sheets("Форматы").Range("B" + LTrim(Str(j))).Value

Exit For

End If

Next j

For j = 1 To 12

If Range("I" + LTrim(Str(i))).Value = Sheets("Переплеты").Range("A" + LTrim(Str(j))).Value Then

Range("I" + LTrim(Str(i))).Value = Sheets("Переплеты").Range("B" + LTrim(Str(j))).Value

Exit For

End If

Next j

i = i + 1

Loop

End Sub

16.При необходимости дополнить исходные таблицы “Издательства”, “Форматы” и “Переплеты” базы данных Месяц_год.mdb или удалить строки на Листе “Этап 1” с отсутствующей информацией.

После кодировки опять проверить информацию на корректность и внести изменения при необходимости.

17. Скопировать Лист “Этап 1” в Лист “Книги” и удалить столбец A с нумерацией книг.

18. Доработать лист “Форматы” файла Март_02.xls:

Открыть Лист “Форматы” .Удалить некорректные и пустые строки. Скопировать столбец с форматами в 2 столбца.

Выделить левый столбец.

1) В левом столбце оставляем часть до символа “x”:

Занести в 1-ю яч-ку:

Найти “x*” заменить на “ “ заменить всё (заменяем англ. x)

Найти “x*” заменить на “ “ заменить всё (заменяем русскую х)

2) В правом столбце оставляем часть от символа “x” и правее:

Занести в 1-ю яч-ку:

Найти “*x” заменить на “ “ заменить всё (заменяем англ. x)

Найти “*x” заменить на “ “ заменить всё (заменяем русскую х)

Копируем правый столбец в 3 и 4-й столбцы.

3) В 3-м столбце оставляем часть до символа “/”: Найти “/*” и заменить на “ “ заменить всё.

4) В 4-м столбце заменяем пробелом часть до “/”. Найти “*/” и заменить на “ “ заменить всё

5) Удаляем 2-й столбец из добавленных.

6) Находим ”коэф-т приведения” = формат с долей листа / формат (60х90):

1 столбец* 3 столбец/(4 столбец*60*90)

Т.е. из формата 70х100/16 получится:

70*100/(16*60*90) = 0.081019

Т.о., во вкладке “Форматы” будут 3 столбца:

• Код формата

• Формат

• Коэф.приведения

2) 2 вариант – простой.

Открыть свой рабочий файл “Месяц-год”

Открыть вкладку “Форматы”.

Если во вкладке “Форматы” 1-я строка не содержит выражения для формата, удалить её.

Открыть Лист “Форматы_прив” из Файла “Форматы_прив.xls” папки ИСЭ_ИТЭ.

Выделить столбец с коэффициентами приведения (3-й столбец).

Скопировать этот столбец в пустой столбец вкладки “Форматы” своего рабочего файла “Месяц-год.xls”. Сохранить.