Вопросы для самостоятельной подготовки:

1. Охарактеризуйте основные этапы делопроизводства в России.

2. Что придавало юридическую силу документам в каждом из исторических этапов?

3. Определите положительные и отрицательные стороны делопроизводства на каждом из этапов развития.

4. Перечислите комплекс реквизитов, присущих документам каждого из этапов развития делопроизводства.

Тема 2 Делопроизводство и его нормативно-методическая база

2.1. Основные понятия документационного обеспечения управления

На основании стандарта делопроизводство сегодня определяется как «отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами», процесс от момента создания документа и до его уничтожения или передачи на хранение в архив.

Первоначально термин появился в устной речи предположительно в XVII в. и означает сам процесс решения (производства) дела – «дело производить». Термин «дело» обозначал не папку с документами (его современное понимание), а вопрос (судебный или административный), который было необходимо решить органу управления.

В последнее время все чаще начал употребляться термин документационное обеспечение управления (ДОУ). Он возник в связи с совершенствованием организационно-технической основы делопроизводства, внедрением в сферу работы с документами средств вычислительной техники, современных информационных технологий сбора, обработки, хранения и использования информации.

Документационное обеспечение управления  - вид обеспечения управления организацией, который включает фиксацию, передачу и хранение информации о состоянии организации и управляющих воздействий по изменению ее состояния.

ДОУ включает следующие основные процессы:

1. фиксация управляющих воздействий или данных о состоянии дел организации на    официальных носителях;

2. своевременное предоставление информации в официальном порядке;

оперативное и долговременное хранение документов.

Документационное обеспечение управления является основополагающей технологией регулярного менеджмента, основной целью которого является обеспечение руководства информацией о состоянии дел в организации для принятия обоснованных управленческих решений и контроле их выполнения. Каждый из вышеназванных процессов является составной частью системы управления организацией в целом.

Одним из основных элементов делопроизводства является документирование – запись информации на различных носителях по правилам, установленным правовыми нормативными актами, обеспечивающих ее юридическую силу. Соблюдение этих правил придает юридическую силу создаваемым документам. Юридическая сила – свойство официального документа, предоставленное ему действующим законодательством, компетенцией издавшего органа и установленным порядком оформления.

Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов – обязательных элементов оформления документа (наименование автора документа, адресата, дата, подпись гриф утверждения, печать и др.).

Современные требования к оформлению организационно-распорядительной документации зафиксированы в государственном стандарте ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Совокупность реквизитов документа и схема их расположения на документе составляют формуляр документа. Формуляр также регламентирован государственным стандартом, поэтому для правильного составления документа необходимо знать не только реквизиты документа, но и схему их расположения на документе.

Результатом документирования является документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документы – носители первичной информации, именно в документах информация фиксируется впервые. Это свойство и позволяет отличать документы от других источников информации – книг, журналов и др., содержащих переработанную, вторичную информацию.

Возможность сохранять информацию во времени позволяет различать документы – носители оперативной информации и документы – носители ретроспективной информации.

В социальном плане любой официальный документ многофункционален. Среди функций документа выделяют общие и специальные.

К общим функциям официальных документов относятся:

– информационная: документ создают для сохранения информации;

– социальная: документ является социально значимым объектом, т.к. связан с определенной социальной потребностью;

– коммуникативная: документ выступает средством связи между организациями и другими общественными структурами;

– культурная: документ закрепляет и передает культурные традиции, в частности, уровень научного и технического развития общества.

К специфическим функциям документа относятся:

– управленческая: документ является инструментом управления;

– правовая: документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе;

– историческая: документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества.

Любой документ является элементом системы более высокого уровня, он входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Система документации – совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Отнесение документов к той или иной системе начинается с разделения всех документов на официальные и документы личного происхождения.

Официальные документы подразделяются на управленческие, научные, технические, технологические и др. Управленческие документы составляют ядро учрежденческой документации. Именно они обеспечивают управляемость объектов, как в рамках всего государства, так и в отдельной организации. Эти документы представлены комплексом систем, основными из которых являются:

– организационно-распорядительная документация;

– плановая документация;

– правовая документация;

– информационно-справочная и справочно-аналитическая документация;

– отчетная документация;

– документация по обеспечению кадрами (по личному составу);

– финансовая документация;

– договорная документация и др.

Современные требования к оформлению организационно-распорядительной документации зафиксированы в Государственном стандарте (ГОСТ Р.6 –2003), его применение носит рекомендательный характер. Также Унифицированные формы первичной документации по учету труда и его оплаты. Постановление от 05.01.2004 № 1 .

Состав документов в организации зависит от порядка принятия решений (единоначалие или коллегиальность); объема и характера взаимосвязей в организации; характера взаимоотношений с другими организациями и государственными органами.

Для того, чтобы выработать определенные принципы в составлении, оформлении, способах, формах и методах работы с различными документами, необходимо провести их классификацию и унификацию.

Классификация документов - деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия.

Цели классификации документов:

1.Повышение оперативности работы аппарата управления и ответственности исполнителей путем разграничения функций структурных подразделений и обязанностей исполнителей, четкого распределения информации.

2.Экономия труда за счет использования информационно-справочного аппарата (предметно-тематического каталога).

Первой ступенью классификации является группировка исполненных документов в дела.

Дело – совокупность документов или документ по одному вопросу, помещенные в твердую обложку, оформленную соответствующим образом.

В системе документационного обеспечения управления выделяют следующие системы документирования:

Административная

Статистическая

Коммерческая и др.

Виды документов административной системы документирования:

Организационно-распорядительная (ОРД)

Положения Уставы Инструкции Приказы Решения Протоколы

Справочно-информационная

Письма Телеграммы Телефонограммы Докладные записки

Справки Акты

По личному составу

Приказы Личные дела Заявления Трудовые книжки

Характеристики Договоры

Общая схема классификации документов представлена в табл. 1.

Таблица 1

Классификация документов

№ п/п	Типология	Наименование
1	По видам	Организационно-правовые, распорядительные, по личному составу (кадровые), справочно-информационные, справочно-аналитические
2	По форме	Индивидуальные, типовые, трафаретные
3	По содержанию	Простые, Сложные
4	По происхождению	Официальные Личные
5	По месту происхождения	Внешние Внутренние
6	По срокам хранения	До минования надобности, до 5 лет, свыше 15 лет, постоянно
7	По гласности	Секретно, для служебного пользования (д.с.п.), совершенно секретно, конфиденциально, несекретно
8	По средствам фиксации	Рукописные, машинописные, графические, звуковые, фотокинодокументы
9	По стадиям	Оригиналы (подлинники), черновики, копии, выписки
10	По срочности	Срочные, несрочные
11	По наименованиям	Анкеты, ведомости, протоколы, инструкции, приказы и т.д.

Организация работы с документами предполагает организацию документооборота учреждения, хранение документов и их использование в текущей деятельности учреждения.

Документооборот учреждения – это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота, все документы распределяются по документопотокам, например: регистрируемые и нерегистрируемые документы; входящие, исходящие и внутренние документы и т.п. Документопоток – совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.

Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени.

Годовой объем документооборота - это исходная величина для расчета численности сотрудников службы ДОУ, определенная степени загруженности структурных подразделений и отдельных работников, средство определения потребностей в организационной и вычислительной технике, выбора наиболее эффективной системы регистрации документов и справочного аппарата.

Одна из важнейших функций организации работы с документами – функция учета документов. Учет документов обеспечивается их регистрацией – записью учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт создания документа, его отправки или получения. Наряду с функцией учета документов регистрация позволяет осуществлять контроль исполнения документов, вести поиск документов по запросам подразделений и работников учреждения.

Наряду с организацией документооборота в понятие «организация работы с документами» входит хранение документов и их использование в деятельности учреждения.

Система хранения документов – это совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности учреждения. Для системы хранения документов наиболее значимыми являются понятия «номенклатура дел» и «дело».

Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в делопроизводстве учреждения, расположенных в определенной последовательности с указанием сроков хранения. Дело – совокупность документов по определенному вопросу или участку деятельности, сформированных в хронологической или иной последовательности и подшитых в отдельную обложку.