М.А. Паутова, С.Э. Паутов

Документационное обеспечение управления

Новосибирск 2014

Рецензенты

И.В. Баранова, д-р экон.наук, профессор, первый проректор НОУ ВПО «Сибирская академия финансов и банковского дела»

Э.Г. Скибицкий, д-р пед. наук, профессор, зав. кафедрой «Педагогика и психология» НОУ ВПО «Сибирская академия финансов и банковского дела»

Объектом изучения учебной дисциплины «Документационное обеспечение управления» являются документы и технология работы с ними, основанная как на традиционных методах работы, так и на применении автоматизированных технологий.

Данное пособие написано на основе действующих законодательных и нормативно-методических актов, регламентирующих документационное обеспечение управления, государственных стандартов на унифицированные системы документации и новейшей литературы. Описываются правила оформления каждого реквизита документа, процедуры составления и оформления основных видов организационно-распорядительной документации, технология работы с документами в организации.

Предназначено для студентов высшего и среднего профессионального образования, служит основой для подготовки к практическим занятиям и экзамену.

Оглавление

Тема 1 7

История делопроизводства. Этапы развития делопроизводства. 7

Тема 2 13

Делопроизводство и его нормативно-методическая база 13

2.1. Основные понятия документационного обеспечения управления 13

2.2. Состав нормативно-методической базы документационного обеспечения управления 18

2.3. Законодательство РФ, правовые акты Президента, Правительства РФ, федеральных органов исполнительной власти в области документационного обеспечения 19

2.4. Государственные стандарты на документацию 21

2.5. Унифицированные системы документации 22

2.7. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные требования к документам 26

Тема 3 Общие правила оформления документов 28

3.1. Общий вид и состав реквизитов документа 28

3.2. Общие требования к оформлению реквизитов документа 29

3.3. Требования к бланкам документов 56

3.4. Требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба РФ, гербов субъектов РФ 59

Тема 4 Система организационно-правовой документации 62

4.1. Назначение и состав организационно-правовой документации 62

4.2. Составление и оформление отдельных видов организационно-правовых документов 64

Тема 5 Система распорядительной документации 80

5.1. Назначение и состав распорядительной документации 80

5.2. Процедура издания распорядительных документов 82

5.3. Оформление распорядительных документов 86

Тема 6 Система документации по личному составу (кадровой) 91

6.1. Состав и виды кадровой документации 91

6.2. Классификация кадровых документов 92

Тема 7 Система справочно-информационной и справочно-аналитической документации 106

7.1. Назначение и состав справочно-информационной и справочно-аналитической документации 106

7.2. Составление и оформление справочно-информационных документов 107

7.3. Составление и оформление справочно-аналитических документов 122

Тема 8 Делопроизводство по предложениям, заявлениям и жалобам граждан 127

8.1. Законодательно-нормативные акты по работе с обращениями граждан 127

8.2. Технология работы с обращениями граждан 129

Тема 9 Организация работы с документами 138

9.1. Организация документооборота 138

9.2. Организация информационно-поисковых систем и контроля исполнения документов 149

9.3. Регистрация и контроль за исполнением документов 151

9.4. Систематизация и обеспечение сохранности документной информации 154

9.5. Систематизация документов и оформление дел 157

9.6. Хранение дел 162

10. Контрольный тест для оценки остаточных знаний № 1 164

11. Контрольный тест для оценки остаточных знаний № 2 168

12. Вопросы для подготовки к экзамену 172

13. Глоссарий 174

14. Учебно-методические и информационные ресурсы 177

Цель предлагаемого учебно-методического пособия: формирование общекультурных и профессиональных компетенций для решения профессиональных задач в соответствии с видами профессиональной деятельности.

Важной составляющей профессиональной подготовки, компетенции специалиста является умение грамотно, в соответствии с действующим законодательством и правилами оформлять требуемые документы. Успешная деятельность любой организации невозможна без определенной культуры работы персонала с документами, без четкой организации документооборота. Работа с официальными документами – это важнейшая часть государственной, хозяйственной и общественной деятельности. Делопроизводство всегда будет оставаться основой отношений отдельных людей и коллективов.

Подготовка документов заключается в знании правил оформления его реквизитов. В данном источнике большое внимание уделено оформлению реквизитов организационно-распорядительной документации в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст). Достаточное место уделено вопросам оформления документации по личному составу. Знание основ оформления данного рода документов для будущих специалистов весьма полезно, поскольку в малом бизнесе, где в большинстве случаев будущим выпускникам придется трудиться, менеджеру или одному из специалистов приходится совмещать функции инспектора по кадрам.

Материал учебно-методического пособия позволяет формировать у студентов следующие профессиональные компетенции: знание основ разработки и внедрения корпоративных стандартов в области управления персоналом; владение навыками оформления результатов контроля за трудовой и исполнительской дисциплиной (составляет документы о поощрениях и взысканиях); знание основ разработки и внедрения процедур регулирования трудовых отношений и сопровождающую документацию; владение навыками ознакомления сотрудников организации с кадровой документацией и действующими локальными нормативными актами; умение вести кадровое делопроизводство и организовывать архивное хранение кадровых документов в соответствии с действующими нормативно-правовыми актами, знанием основы кадровой статистики, владением навыками составления кадровой отчетности; знание требования и владением навыками по обеспечению защиты персональных данных сотрудников.

В пособии подробно раскрыта тема по организации документооборота, технологии регистрации, учета, контроля и хранения документов. Разобравшись в документообороте организации очень легко впоследствии находить требуемый документ, контролировать его исполнение и отправку.

Материал представлен в таком виде, что студентам удобно готовиться к практическим занятиям и предстоящему экзамену. Указывается план лекций, рассматриваются основные термины и определения. В конце каждой темы предлагаются вопросы и задания для самоподготовки. Для проведения итоговой контрольной работы разработаны тесты.