Розроблення багатотабличного звіту в режимі Майстра

Конструювання звітів за допомогою Майстра зводить­ся до діалогового режиму його створення, коли система ставить кілька запитань про звіт і на підставі відповідей конструює його. Майстер звітів використовується для ство­рення звітів із групуванням і без нього, а також підсумко­вих, багато- й однотабличних звітів і т. д. Технологію конс­труювання багатотабличних звітів проілюстровано на прикладі таблиць «Проекти» та «Співробітники».

Для створення звітів у цьому режимі необхідно в діалоговому вікні «Новый отчет» клацнути мишею на пункті «Мастер отчетов», а в списку джерел даних вибра­ти таблицю або запит, дані з яких будуть використовуватися у звіті. Якщо при цьому потрібні дані з кількох таблиць, то слід вибрати головну таблицю (наприклад, «Проекти»).

Після клацання мишею на кнопці «ОК» відкриваєть­ся перше діалогове вікно «Создание отчетов» режиму «Ма­стер отчетов».

Воно має список таблиць, що розкривається, і запити для вибору їх як джерела даних. Тут також є списки «Доступ­ные поля» та «Выбранные поля» для додання у звіт потріб­них полів. Відбирають ці поля за допомогою кнопки > або >> . Якщо у процесі вибірки було допущено помилку і ви­никла необхідність вилучити поле зі списку «Выбранные поля:», то треба клацнути мишею на кнопці < або << .

Коли у звіті використовуються дані двох і більше таб­лиць або одного запиту, то необхідно зі списку таблиць та запитів вибрати потрібні й додати відповідні поля. Набрав­ши таким чином усі необхідні для звіту поля, слід клацну­ти мишею на кнопці «Далее». Вигляд діалогового вікна залежить від того, з однієї чи кількох таблиць вибрано по­ля. Якщо таблиць кілька, то на екрані з'являється друге діалогове вікно «Создание отчетов».

За допомогою його елементів керування вибирають поле таблиці, яке використовуватиметься для групування даних (наприклад, «НазваПроекту»). Після цього треба клацнути мишею на кнопці «Далее», внаслідок чого на екрані з'явля­ється третє діалогове вікно «Создание отчетов».

Це вікно дає змогу задати критерій сортування даних у групах звіту: за зростанням або спаданням. По тому потрібно клацнути мишею на кнопці «Далее» — і на ек­рані з'явиться четверте діалогове вікно.

Воно допомагає вибрати макет звіту (ступеневий, блок, структура 1 і т. д.), його орієнтацію (книжкову або аль­бомну) і вказати, чи треба автоматично настроювати ши­рину полів для їх розміщення на одній сторінці. Після встановлення потрібних значень параметрів необхідно клацнути мишею на кнопці «Далее», яка виведе на екран п'яте діалогове вікно.

Зі списку у правій частині цього вікна можна вибрати стиль звіту. Якщо це зроблено, то в лівій частині вікна з'являється його зразок. Далі слід клацнути мишею на кнопці «Далее», щоб викликати на екран останнє, шосте, діалогове вікно «Создание отчетов».

У ньому вказують заголовок звіту і, використовуючи його елементи керування, переходять у режим «Конст­руктор отчета» — якщо бажають змінити структуру зві­ту та додати потрібні елементи керування. Для цього тре­ба ввімкнути альтернативний перемикач, перевівши його в стан «Изменить макет отчета».

На будь-якому етапі роботи в режимі «Конструктор» звіт можна заздалегідь переглянути і підготувати до дру­кування.

Висновок

У даній лекції ми розглянули питання створення форм та звітів у середовище MS Access. Ця СУБД має й інші можливості для повноцінного управління базами даних, котрі Ви можете вивчити самостійно. Далі розповісти про зміст контрольної роботи наприкінці вивчення теми №2.

Літературні джерела для вивчення матеріалу лекції

1. Информатика для юристов и экономистов. / Симонович С.В. и др. – Спб: Издательство «Питер», 2001 – 620 с.: ил.: с. 551-554.

2. Інформатика: Комп'ютерна техніка. Комп'ютерні технології. Підручник. / За ред. О.І. Пушкаря.-К.: Вид. центр "Академія", 2002 - 704 с. : с. 507-525, 543-555.

3. Дибкова Л.М. Інформатика та комп'ютерна техніка/ Посібник. – Кіїв: Видавничий центр "Академія", 2002. - 318 с.: с. 183-202.

16