Створення звіту за допомогою Конструктора

Під час вибирання режиму «Конструктор» на екрані з'являється вікно Конструктора звітів, у якому відобра­жаються порожні розділи звіту.

Додають або вилучають розділи звіту командами Вид—Колонтитулы або Вид—Заголовок/Примечание от­чета.

Під час розроблення звіту у вікні треба заповнити кож­ний розділ елементами керування відповідно до макета звіту. Якщо необхідно згрупувати записи в певному полі, то у вікні Конструктора звітів можна додати розділи «За­головок группы» та «Примечание группы». При цьому в розділі «Примечание группы» можна розмістити вирази для підбиття підсумків у групах.

У процесі конструювання звіту за допомогою команд із меню і кнопок відповідних панелей інструментів розді­ли звіту заповнюються потрібними елементами. Поля зі значеннями, що повторюються, розміщуються на ділянці даних, а поля, за якими здійснюється групування, — в заголовку груп.

Технологію конструювання однотабличного звіту добре ілюструє приклад формування розрахунково-платіжної ві­домості підприємства. Нехай у цій відомості мають бути групування співробітників за відділами, а також групові та загальні підсумкові дані за основними показниками.

Для створення звіту в режимі «Конструктор» необ­хідно в діалоговому вікні «Новый отчет» вибрати рядок «Конструктор», а як джерело даних — запит на вибірку «Розрахунково-платіжна відомість». У вікні «Конструктор отчета», що відкрилося,

за допомогою панелі з таким самим ім'ям у розділах розміщуються потрібні елементи керування, а також поля запиту, перелік яких викликається клацанням мишею на кнопці («Список полей»).

Для групування і сортуван­ня даних клацанням мишею на кнопці («Сортировка и группировка») панелі керу­вання необхідно викликати однойменне діалогове вікно.

У зв'язку з тим що дані мають бути згруповані за відділами, зі списку полів запиту «Розрахунково-платіжна відомість» вибирають поле «Відділ» і за ним задають гру­пування. Для цього на ділянці «Свойства группы» в ряд­ках «Заголовок группы» та «Примечание группы» потрібно вказати «Да».

Значення номера відділу слід задати один раз. Тому його розміщують у розділі «Заголовок группы» «буксиру­ванням» імені поля «Отдел» зі списку полів у розділ заго­ловка. Далі, при потребі, підпис поля можна скорегувати, задавши тип шрифту і його розмір. У цьому самому розді­лі формують підписи полів звіту (шапку таблиці).

Табличну частину звіту створюють, «буксируючи» від­повідні поля з вікна «Список полей» у розділ «Область данных». Щоб вивести відсортовані за алфавітом прізви­ща співробітників, у кожній групі задається сортування у відповідному полі або на ділянці «Свойства группы» діа­логового вікна «Сортировка и группировка» у рядках «Заголовок группы» і «Примечание группы», для чого потрібно задати «Нет». Поле «П І Б_б» може бути ство­рене під час конструювання запиту «склеюванням» (кон­катенацією) полів «Прізвище», «Ім'я», «По батькові» за таким правилом:

= Прізвище &« »& Імя &« »& По батькові

Щоб включити до звіту розрахункові поля з підсумко­вими даними, необхідно клацнути мишею на кнопці («Поле») панелі елементів керування і помістити елемент «Свободный» в розділі «Примечание группы: Відділ» ниж­че відповідного підпису в шапці таблиці. Після цього кла­цанням правою клавішею миші на створеному полі треба викликати контекстозалежне меню Поле.

Вибір команди Свойства дасть змогу викликати діало­гове вікно «Поле: Поле N» (N — номер поля), що містить п'ять вкладінок.

При активній вкладці «Данные» розкриття списку рядка «Сумма с накоплением» дає змогу встановити один із режи­мів: «Отсутствует», «Для группы» чи «Для всего». Крім

того, клацнувши мишею на кнопці із крабками рядка «Данные», слід викликати вікно «Построитель выражений», за допо­могою якого конструюють потрібний вираз.

Аналогічно будують інші поля з виразами. Після конс­труювання всіх полів розділу «Примечание группы: Від­діл» дані потрібно відформатувати.

Якщо кількість записів у таблиці звіту така, що їх мож­на розмістити на кількох сторінках, то кожну з них необ­хідно пронумерувати. Для цього в розділі «Нижний ко­лонтитул» вікна «Конструктор отчета» створюють поле Свободный», у властивостях якого за допомогою Створювача виразів конструюють такий вираз:

= "Сторінка" & [Page] & "з" & [Pages]

У цьому самому розділі звіту для записування поточ­ної дати та поточного часу на кожній сторінці звіту потріб­но створити поля та ввести до них вираз =Data() або =Now(). Якщо ж ці дані треба вказати у звіті один раз, на першій сторінці, то зазначене поле треба розташувати в розділі «Заголовок отчета».

На будь-якій стадії створення звіт можна переглянути через команду Файл—Предварительный просмотр або відповідну кнопку панелі інструментів. На екрані й на папері звіт матиме однаковий вигляд.

На екрані з'являється також панель інструментів «Предварительный просмотр», за допомогою якої можна змінити цей режим чи вийти з нього.

Оформлений звіт слід зберегти і, при потребі, надруку­вати. Перед цим за допомогою команди Файл—Парамет­ры страницы можна вибрати принтер, задати формат па­перу, розміри полів, відстань між рядками, орієнтацію зві­ту на аркуші тощо.