ДНІПРОПЕТРОВСЬКИЙ державний університет ВНУТРІШНІХ справ

КАФЕДРА СПЕЦІАЛЬНОЇ ТЕХНІКИ ТА ІНФОРМАЦІЙНИХ ТЕХНОЛОГІЙ

Інформаційне забезпечення юридичної діяльності

ТЕМА 2

Інформаційні системи у юридичній практиці

Лекція 8

2 Години.

­

для студентів 3 курсу

кваліфікаційний рівень­ "бакалавр"­ за спеціальністю "Правознавство" (7.060.1­01­)

Дніпропетровськ - 2011

Укладач:

кандидат технічних наук, доцент Косиченко О.О.

Рецензент:

професор, кандидат технічних наук Алексєєв М.О. (завідувач кафедри програмного забезпечення комп’ютерних систем Національного гірничого університету)

Обговорено та затверджено на засіданні кафедри Спеціальної техніки та інформаційних технологій, протокол №___ від ________ 200_ р.

ПЛАН ЛЕКЦІЇ №8

Лекція 8: Створення форм та звітів у СУБД MS Access.

Введення.

1. Конструювання екранних форм для роботи з даними.

2. Особливості створення складних форм.

3. Технологія розробки звітів.

Висновок

Матеріальне забезпечення лекції № 8:

1. Файл презентації ІЗЮД_лекція8.ppt. (4 слайда).

Вступ

• Коротко про зміст попередньої лекції;

• Задати питання про призначення запитів у MS Access ;

• Перелічити питання лекції.

1. Конструювання екранних форм для роботи з даними.

Режим безпосереднього уведення даних у таблицю має досить обмежене застосування. Це обумовлено, по-перше, тим, що довжина запису може виявитися досить великою і вводити інформацію в неї в табличній формі буде технічно незручно, так, по-друге, міркуваннями більше принципового характеру, а саме:

1. по-перше, структура таблиці повинна будуватися на основі логіки завдань зберігання даних, що може істотно відрізнятися від логіки її нагромадження й уведення;

2. по-друге, важливим показником якості автоматизованої системи є організація її системи уведення/виводу у вигляді, максимально наближеному до традиційних форм подання інформації на немашинних носіях. Такі форми, як правило, роблять програмне забезпечення привабливим для кінцевого користувача, зменшують період його адаптації до знову впроваджуваної системи й дозволяють швидко зосередитися на рішенні основних професійних завдань;

3. по-третє, у складній і розвиненій автоматизованій інформаційній системі повинні забезпечуватися поділ доступу до різних груп полів і записів для різних категорій користувачів залежно від виконуваних ними функцій. Також у певних ситуаціях потрібно представити ту саму інформацію або в різних видах і розрізах, або в різних сполученнях з іншою інформацією.

Форма є основою діалогового інтерфейсу користувача з базою даних . За її допомогою можна завантажувати да­ні у пов'язані таблиці, переглядати і корегувати дані. Пра­цюючи з формою, користувач може додавати та вилучати записи в таблицях, змінювати значення даних у полях, одер­жувати розрахункові дані, а також контролювати дані, що вводяться.

Конструкцію форми визначає користувач. При цьо­му він вказує, з яких таблиць і вміст яких полів треба відображати, які графічні елементи мають бути включе­ними у форму. З цими графічними елементами можна пов'язати:

• перегляд записів і їх оброблення (додання, вилучен­ня, друкування, відновлення);

• роботу з формою (відкривання, закривання, друку­вання і т. ін.);

• роботу зі звітами (перегляд, уведення до файлу, дру­кування і т. ін.);

• роботу з додатками (запускання додатків Word, Excel тощо, вихід із них), а також інші дії.

Усі відомості у формі містяться в елементах керуван­ня — об'єктах форми, які служать для виведення даних на екран, виконання макрокоманд або оформлення фор­ми. Наприклад, поле можна використати для виведення на екран у формі, кнопку — для відкривання іншої фор­ми, а лінію або прямокутник — для поділу та групуван­ня елементів керування, щоб вони краще сприймалися ко­ристувачем.

У MS Access є такі типи елементів керування: поле, напис, група, перемикач, позначка, вимикач, поле зі списком, список, кнопка, рисунок, приєднана рамка об'єк­та, вільна рамка об'єкта, набір вкладок, підпорядкована фор­ма, розрив сторінки, лінія, прямокутник і додаткові еле­менти ActiveX.

Елементи керування можуть бути пов'язаними, віль­ними або такими, що визначаються.

Пов'язаний елемент керування приєднується до поля базової таблиці або запиту. Використовують його для ві­дображення, введення або відновлення значень полів таб­лиць бази даних,

Вільний елемент керування джерела даних не має. Такі елементи застосовують для виведення на екран да­них, ліній, прямокутників або рисунків.

Елемент керування, що визначається, призначений для розрахунків. Як джерело даних у ньому використо­вується вираз, у якому можуть бути дані полів базової таблиці або запиту, а також дані іншого елемента керу­вання форми.

Будь-яку форму треба заздалегідь спроектувати, а по­тім сконструювати засобами MS Access.

Для конструювання нової форми у вікні бази даних слід вибрати вкладку «Формы» й активі­зувати команду Создать, внаслідок чого на екрані з'явить­ся діалогове вікно «Новая форма». Воно дає змогу вибирати такі режими конструювання:

• ручний, коли за допомогою Конструктора створю­ють порожню форму, в яку вручну додають нові по­ля таблиці;

• діалоговий, коли за допомогою Майстра будують форму за принципом «запитання — відповідь»;

• за умовчання, коли форму конструюють у режимі «Автоформа»;

• режим діаграм, коли запускають Майстер, який забезпечує подання числових табличних даних у графічному вигляді;

• режим зведених таблиць, коли створюють форму зі зведеною таблицею Microsoft Excel.