Хід роботи

1. Вибір організації, для якої проводиться відбір і підбор персоналу, здійснюється студентом самостійно на основі місця проходження практики або складання моделі віртуальної організації.

2. По вакантній посаді необхідно розробити посадову інструкцію, яка містить основні вимоги до роботи, що виконується на конкретній посаді.

3. Доцільно скласти особистісну специфікацію - набір вимог, які пред'являються до працівника відповідно до даної посади. Вона містить інформацію, необхідну для прийому на роботу й відбору потрібних співробітників (табл. 1).

Посада	Необхідні якості
Перелік вимог до працівника	Основні	Бажані	Протипоказання
1. Фізичний вигляд (вік, ріст, стать, здоров'я, зовнішній вигляд) 2. Досягнення (освіта, кваліфікація, досвід) 3. Інтелект (розум, тямовитість, пам'ять, логіка мислення, швидкість мови, чітке викладення думки) 4. Спеціальні здатності (до розрахунків, художні) 5. Інтереси (до суспільної роботи, до влади) 6. Риси характеру (ініціативність, самостійність, відповідальність) 7. Зовнішні умови (домашні, соціально-побутові, фінансові)

4. Оголошення для публікації в ЗМІ про вакантну посаду повинне містити досить повну й виграшну інформацію, що викликає інтерес і до даної посади, і до даної організації. Воно повинне бути коротким, лаконічним, містити відомості про назву посади, іноді - про оклад, про соціальні пільги, а також загальні вимоги до претендента на посаду. В оголошенні про поточну вакансію необхідно вказати посаду, на яку потрібен кандидат, дати коротку характеристику організації, де він буде працювати, викласти його обов'язки, вимоги (обов'язкові й бажані), умови праці для даної посади. Телефон, факс для передачі резюме.

Зміст оголошення у пресі на вакантне місце:

Хто ми (інформація про фірму): наприклад, назва фірми, знак фірми, галузь, місце розташування фірми, її величина, кількість працівників, тип керівництва.

Ми маємо (інформація / характеристика вакантного місця): наприклад, причини подання оголошення, робоче завдання, обсяг відповідальності, шанси на службове просування.

Ми шукаємо (перелік необхідних якостей і даних претендентів): наприклад, професія, освіта, особливі знання, навички, стаж за професією, особисті якості, вік.

Ми пропонуємо (винагороди): наприклад, сума зарплати або окладу, допомога у пошуку квартири, оплата проїзду, додаткові соціальні блага, розпорядок робочого дня.

Ми вимагаємо (назва документів для претендентів): наприклад, репрезентаційний лист претендента, автобіографія, відповідні свідоцтва, фотографія, особистий візит.

5. Резюме - інформація про себе, що подається кандидатом роботодавцеві. Правильно складене резюме може стати приводом для інтерв'ю, тобто особистої зустрічі з роботодавцем або його представником. Резюме має відповідати певним вимогам: воно має бути коротким, але при цьому максимально інформативним.

1. Типи резюме: хронологiчне, функцiональне та змiшане. Хронологiчне резюме — найбiльш традицiйний тип, i в цьому його переваги — з ним знайомi всi роботодавцi. Недолiк таких резюме полягає в тому, що вони дуже детально вiдображають вашу трудову дiяльнiсть, навiть якщо вона незначна або не стосується посади, на яку ви претендуєте. Якщо ваш професiйний досвiд не досить великий, спробуйте скласти резюме iншого типу.

Функцiональне резюме — в ньому вам слiд пiдкреслити кориснi для вашої майбутньої посади данi про вашу освiту, навики тощо.У зв’язку з тим, що ви не дотримуєтесь певного порядку, відомості про найважливiші навики та досвiд можна розмiстити на сторiнці зверху. Резюме цього типу якнайкраще виконує основну функцiю — обґрунтовує вiдповiднiсть кандидата певнiй посадi.

Змiшане резюме — в ньому використовуються переваги двох попереднiх типiв резюме. Основне, що треба запам’ятати, — це те, що резюме не є застиглою та непорушною формою. Ваша кiнцева мета — скласти повiдомлення, яке ефективно послужило б вам на користь.

2. Змiст резюме. Резюме звичайно складається з таких частин: прізвище, адреса, телефон, вiк; мета; освiта; навики; досвiд роботи; додаткова iнформацiя (включаючи хобi); рекомендацiї.

Мета є найважливішою частиною резюме. Якщо у роботодавця немає вiдповiдної вакансiї, ваше резюме нiхто не розглядатиме. В iдеалi мета вашого резюме повинна повнiстю вiдповiдати тому, що шукає фiрма. Серед компонентiв, з яких будується ваша мета, можуть бути такi:

— наведiть повну назву посади, якщо ви її знаєте, але не фантазуйте, якщо не впевненi;

— надайте вашiй метi смисл, зробiть її центром. Все iнше у вашому резюме повинно пiдтримувати i вiдображати те, що ви вказуєте як мету;

— будьте чiткими i не вiдходьте вiд мети. Широко сформульовану мету часто розумiють як неготовнiсть кандидата. Уникайте повторiв та клiше;

— якщо це можливо, вкажiть галузь, у якiй ви спецiалiзувались;

— вкажiть також додаткові відомості про вас, це допоможе визначити, де ваші здібності, знання, навички можна використати максимально ефективно;

— вкажiть сферу дiяльностi фірми, в якiй ви хочете працювати (наприклад виробництво, iнформацiйнi системи, маркетинг та продаж, адмiнiстру­вання або фiнанси);

— вкажіть навики та вмiння, якi можуть бути використані у тiй роботi, на яку ви претендуєте. Це допоможе вам завоювати репутацію сильного кандидата;

— все наведене вище мусить бути сформульоване максимально лаконічно.

Застереження: не формулюйте мету таким, наприклад, чином: «Претендую на перспективну посаду з можливостями підвищення по службі». Якщо ви ставите кар’єрну мету таким чином, то це нічого не скаже вашому роботодавцю.

Освіта. Опишіть ступені вашої освіти в зворотному хронологічному порядку. Якщо ви відвідували престижну школу або вуз, зробіть на цьому акцент, виділивши таку інформацію жирним шрифтом. Обов’язково ука­жiть всi нагороди та премiї, якi ви одержували, а також основнi навчальні предмети, якi мають вiдношення до роботи, на яку ви претендуєте. Незначнi або негативнi факти бажано опустити. Не варто, наприклад, писати про середню школу, якщо вона не була особливо престижною або якщо ви не досягли в нiй значних успiхiв.

Навички. Відомості про них ви можете включити в iнформацiю про вашу виробничу дiяльнiсть, але iнколи непогано видiляти їх окремо. Зробивши так, ви збiльшите свої шанси. Описуючи основнi навики, якi можуть бути корисними на данiй посадi, використовуйте методику «Ситуацiя, дiя, результат». Позитивнi результати створюють позитивну реакцiю. Якщо можете, виразiть результати мовою цифр, це допоможе знайти спiльну мову з роботодавцем.

Досвiд роботи. Розмiщуйте iнформацiю в зворотному хронологiчному порядку. Зробiть акцент на тому, що вся попередня робота була пов’язана з посадою, на яку претендуєте, а навики, якi потрiбнi на майбутнiй роботi, ви використовували на попереднiх роботах. Якщо це можливо, описуйте попередню роботу як нацiлену на певний результат.

Навiть якщо попередня робота не зовсiм вiдповiдає тiй, на яку ви претендуєте, набутi на нiй навики зможуть вам допомогти засвоїти нову роботу швидше та ефективнiше. Наприклад, ваш досвiд залучення замовникiв у сферi бiзнесу по догляду за газонами покаже вашi здiбностi в комерцiї.

Додаткова iнформацiя. Кожне слово вашого резюме повинне «працювати» на вас. Включайте в цей роздiл тiльки корисну iнформацiю. Наприклад, багатьом роботодавцям не обов’язково знати, що ви цiкавитесь пiдводним плаванням, але для морського бiолога це може бути корисним. Одна дiвчина-iнженер написала в резюме про свою роботу сантехнiком, аби показати, що вона не боїться чорнової роботи. Один кандидат написав, що вiн полюбляє полювання, претендуючи на роботу в сiльськiй мiсцевостi, де полювання було дуже популярним. Якщо в вас є якийсь «живчик», спробуйте повідомити про нього у даному роздiлі.

Рекомендацiї. Вибирайте їх ретельно. Якщо це можливо, попросiть, щоб автори зробили їх похвальними. Бажано, щоб у них залишилась копiя вашого резюме на випадок, якщо роботодавець захоче з ними зв’язатись.

Порядок складання супроводжувального листа. Він повинен справляти про вас хороше враження, опріч резюме. Такий, наприклад, текст листа є недопустимим: «Шановний п. Джонсон, я б хотiв працювати у Вашiй фiрмi. Нижче додаю своє резюме. З повагою...»

До листа включайте бiльш детальну iнформацiю, яка заслуговує уваги. Використайте ключовi фрази з вашого резюме. Пам’ятайте, що ви рекламуєте самi себе.

У першому абзацi має бути «крючок», на який ви «пiдхопите» роботодавця. Згадайте що-небудь цiкаве про фiрму, аби показати, що фiрма заслуговує на увагу. Як i резюме, лист мусить показати, що здiбностi кандидата вiдповiдають потребам роботодавця. Окремо спинiться на тому, як ви можете допомогти у вирiшеннi проблем фiрми. Пояснiть, чому ви звернулися саме до цього роботодавця, як ви дiзнались про цю вакансiю (iз статтi в журналi, об’яви в газетi, професiйних контактiв тощо).

Змiст листа. Подайте себе як сильного кандидата. Стисло повідомте про свої академiчнi успiхи, навички та досвiд роботи. Наведiть приклади. Повторiть деякi ключовi фрази вашого резюме, щоб пiдкреслити особливо важливу iнформацiю.

Завершальний абзац. Наполягайте на дiї. Будьте конфiденцiйнi та наполегливi. Ви б не претендували на цю роботу, якби не були впевненi в тому, що ви її заслуговуєте. Вкажiть роботодавцю, що потурбуєте його через 10—14 днiв, i зробіть це!

Додаток:

1. Найкраща форма завершального абзацу: «Телефони та адреса, за якими Ви можете зі мною зв’язатись:__________, або я зв’яжусь з Вами повторно через 10 днів».

2. У супроводжувальному листі варто навести такі дані про себе:

— ability to learn quickly;

— strong analytical and organisational skills;

— energetic and creative approach to work;

— ability to work on my own and within a team;

— good interpersonal skills.

3. У супроводжувальному листі варто продемонструвати свою обізнаність з економічним станом фірми або з фактом участі її у виставках, ярмарках тощо.

4. Наводячи інформацію про знання іноземної мови, варто детально вказати ступінь оволодіння різними аспектами мови. Наприклад:

Еxcellent (fluent) Good Adequate Poor

Spoken English +

Written English +

Listening and understanding +

5. Знання та навички роботи з комп’ютером можна деталізувати таким чином:

— Operating Systems: MS-DOS, Windows-95, Windows-98;

— Word Processors: Microsoft Word for Windows, Word Perfect 5.1;

— Spreadsheets: Excel, Lotus, Supercalc;

— Programming Languages: C; Clipper; FoxPro 2.0; FoxPro for Windows; Databases: DBASE, FoxPro.

Для прикладу у додатках подаються С. V. та супроводжувальний лист кандидатів.

6. Процедура заповнення анкети кандидата, як правило, передує співбесіді, тому її форма повинна бути такою, щоб з її допомогою можна було одержати максимально повну інформацію про кандидата. Один із зразків форми анкети поданий у додатках.

7. Для первісного відбору й відсівання невідповідних по основних вимогах кандидатів, які зателефонували в організацію, може бути використана спеціальна картка, в яку заносяться основні відомості про них. Надалі з її допомогою, так само як із застосуванням резюме й анкети кандидата, можна відібрати тих осіб, яких необхідно запросити на співбесіду.

Організація Посада

Прізвище...………………………………………………………………………… Ім'я...………………………………………………………………………………...... По батькові...………………………………………………………………………… Рік народження...……………………………………………………………………. Стать...…………......національность...………………Громадянство...…………… Адреса...…………………………………………………………………………….... Місце роботи...……………………………………………………………………...... Посада...………………………………………………………………………...... Спеціалізація...…………………………………………………………………......

П.І.Б. дата підпис

8. Лист-запрошення на співбесіду є свідченням того, що кандидат зацікавив організацію, його анкетні данні відповідають тим вимогам, що висуваються до працівників на даній посаді. Запрошення краще розсилати в письмовому вигляді, поштою, на фірмовому бланку.

Запрошення на співбесіду по питанню найму кандидата на вакантну посаду:

Шановний (на) _________________

Вдячний Вам за відгук на нашу пропозицію !

Ми будемо проводити співбесіду з кандидатами на наступному тижні, і хотіли б зустрітися з Вами о 17⁰⁰ год., у понеділок 15 квітня 2013 р. для обговорення опису роботи.

Співбесіда буде проходити за адресою _____________________________

Вам потрібно підійти до співробітника при вході й повідомити свої П.І.Б. Додаємо карту, що показує, як швидше добратися від станції метро____________до нашого офісу. Приблизна тривалість співбесіди близько години. Якщо час і дата, що запропоновані є незручними для Вас, повідомьте, будь ласка, щоб ми могли встановити інший час.

Буду Вам вдячний, якщо Ви в будь-якому випадку повідомите про своє рішення.

_______________ _________________

(дата) (підпис)

тел. ______________ e-mail: ________________ .

9. Для оцінки відбору претендентів на вакантну посаду можуть бути використані різні методи, застосування яких може бути більш-менше доцільним для оцінки різних якостей людини. Система основних методів має бути вивчена працівниками відділу управління персоналом

Якість, що оцінюється	1	2	3	4	5	6
	Аналіз анкетних даних	Перевірка відгуків і рекоменда-цій	Кваліфіка-ційне тестування	Психо-логічне тестуван-ня	Спів-бесіда	Оцінні ділові ігри
1. Інтелект 2. Ерудиція 3. Професійні знання, навички 4. Організаторські здатності 5. Комунікаційні здатності 6. Особисті особливості 7. Здоров'я й працездатність 8. Зовнішній вигляд і манери 9. Мотивація	+ + + +	+ + + +	++ ++ +	++ + ++	+ ++ ++ + ++ ++	++ + + ++ ++ + +

«+» - метод, що рекомендується

«++» - методу, використання якого найбільш ефективне

10. При підготовці до проведення співбесіди слід ретельно продумати запитання про те, в якій обстановці, формальній або неформальній, буде проходити бесіда. Від цього буде залежати вибір місця, приміщення для проведення співбесід. Усіх, хто має бути присутнім на співбесіді, потрібно сповістити про це заздалегідь.

Важливий фактор ефективної співбесіди - вироблення стратегії, яка повинна включати три елементи

1. установлення контакту із претендентом для створення довірчих відносин;

2. підготовка змісту співбесіди, тобто тих питань, які мають бути задані претенденту;

3. управління процесом співбесіди

11. Особа або особи, які проводять співбесіду, мають чітко уявити собі її цілі, які полягають у наступному:

1) оцінити здатності людини до виконання роботи з конкретної посади;

2) з'ясувати мотивацію претендента, тобто визначити, чому він бажає працювати саме в даній організації;

3) з'ясувати, чи є управляємим претендент, чи розуміє він, що таке субординація, наскільки він комунікабельний.

Цих цілей можна досягти за допомогою попередньо складених і ретельно продуманих питань, які в ході співбесіди будуть задані кандидатові. Готуючись до співбесіди, фахівці відділу управлінням персоналу мають вивчити спеціальну літературу, правила ефективної співбесіди.

12. У ході співбесіди не рекомендується вести записи, однак невеликі позначення робити необхідно. Із цією метою можна використати оцінний аркуш співбесіди.

Параметри	Оцінка	Коментар
1. Фізичний вигляд (зовнішній вигляд, здоров'я, мова, манери)
2. Досягнення (освіта, іноземні мови, досвід роботи, кар'єра)
3. Інтелект (кмітливість, гнучкість)
4. Спеціальні здатності
5. Інтереси, хоббі
6. Риси характеру (товариськість, впевненість, самоконтроль)
7. Керованість
8. Мотивація
Побутові умови

13. - 14. Остаточне рішення про прийом на роботу кандидата в дану організацію або про відмову йому в цьому повинно бути прийнято в найкоротший строк керівником організації по поданню відділу управління персоналом і безпосередньо керівника працівників, що відбираються, на основі аналізу й зіставлення всіх представлених ними документів, результатів співбесіди, з одного боку, і вимог до працівника по конкретній посаді - з іншої.

15. Формування особової справи.

Особова справа – це сукупність документів, які містять найповніші відомості про працівника, характеризують його біографічні, ділові, особисті якості та посідає основне місце у системі персонального обліку працівників. На підставі документів, що групуються в ній, проводиться вивчення, добір та використання кадрів управління.

Документи особової справи ведуться не по роках, а протягом усього часу роботи особи. Вони містять інформацію не лише про прийняття, переведення та звільнення працівника, а й про його вік, освіту, трудовий стаж, сімейний стан, багато інших відомостей про його життя та діяльність. З огляду на це вони можуть бути використані для проведення соціально-демографічних досліджень. Крім того, як свідчить досвід вивчення особових справ, у них нерідко можна знайти документи, необхідні для вивчення історії розвитку тих чи інших установ.

Спочатку до особової справи заносять документи, що відображають процес прийняття на роботу, потім – всі інші документи, що накопичуються протягом діяльності працівника. Систематизуються особові справи в алфавітному порядку або за структурними підрозділами згідно зі штатним розписом. У деяких установах, де обсяг документообігу не перевищує десять тисяч документів на рік, такого структурного підрозділу, як відділ кадрів, може не бути. Тому всі операції, пов’язані з його роботою, виконує інспектор з кадрів, який повинен володіти знаннями стосовно роботи з документами щодо особового складу й надавати допомогу відповідним службам у підготовці, складанні, оформленні цих документів.

На підставі виданого наказу (розпорядження) про прийняття особи на роботу відповідальний за кадрову документацію працівник заповнює особову картку, робить відповідні записи у трудовій книжці, формує особову справу.

При формуванні особових справ дозволяється виготовляти копії потрібних документів, наприклад, копії диплома, свідоцтв про народження, про укладення шлюбу, про розірвання шлюбу. Знімати копії дозволяється лише з оригіналу документів. Необхідно звірити всі відомості, внесені в автобіографію й анкету (або особовий листок з обліку кадрів), з оригіналами документів (паспортом, дипломом, трудовою книжкою). До особової справи мають входити такі документи:

• доповнення до особового листка з обліку кадрів;

• особовий листок з обліку кадрів із фотографією працівника розміром

4×6 см;

• автобіографія;

• копії документів про освіту, вчений ступінь, підвищення кваліфікації;

• перелік наукових праць (для працівників, які мають учену ступінь чи

звання);

• різного роду характеристики чи рекомендаційні листи;

• документи, на основі яких видаються накази про призначення, переведення, звільнення працівника (контракт, подання, листи про переведення тощо);

• заява про прийняття на роботу;

• копії наказів (розпоряджень) про прийняття (призначення), переведення та звільнення працівника або виписки з цих наказів;

• матеріали проведення атестації;

• опис документів, що зберігаються в особовій справі.

Автобіографія — це документ, у якому особа, що складає його, подає опис свого життя та діяльності в хронологічній послідовності. Автобіографія має бути вичерпною й лаконічною, може писатися від руки або з використанням технічних засобів. Залежно від призначення автобіографія може бути:

- автобіографією-розповіддю (укладається в довільній формі);

- автобіографією-документом (точно викладаються основні факти).

Автобіографія складається з таких реквізитів: 1. назва документа; 2. текст; 3. дата; 4.підпис, ініціали, прізвище особи, яка написала ав­тобіографію.

Основними складовими частинами тексту автобіографії є:

1. Прізвище, ім’я, по батькові (повністю, у називному відмінку).

2. Число, місяць, рік і місце народження.

3. Відомості про навчання (роки й місце, одержана освіта й спеціальність за дипломом тощо).

4. Відомості про трудову діяльність (коли, де, на якій посаді працював автор автобіографії, останнє місце роботи чи навчання, посада).

5. Відомості про громадську роботу, досягнення, за­охочення, захоплення.

6. Відомості про батьків (прізвище, ім’я, по батькові, дата народження, де й ким працюють, посада або останнє місце роботи).

7. Склад родини і стан сім’ї.

8. Паспортні дані, домашня адреса, номер телефону.

До особової справи можуть бути внесені також копії наказів, розпоряджень, постанов вищої організації або витяги з них, витяги з протоколів зборів трудового колективу (для керівників, яких обирає на посаду трудовий колектив), а також інші документи, що характеризують діяльність працівника. Порядок розміщення цих документів, як правило, хронологічний.

Довідки з місця проживання, медичні довідки та інші документи другорядного значення можуть групуватись у самостійну справу окремо від особових справ або розміщуватись у «кишеньці» на зворотному боці справи. Не заносять до особових справ також витяги з наказів про накладення дисциплінарних стягнень, про заохочення, про зміну прізвища (ці записи роблять у доповненні до особового листка з обліку кадрів).

Включення до особової справи наказів (розпоряджень) про відпустки, про направлення у відрядження, на курси перепідготовки, підвищення кваліфікації чи стажування не допускається.

При оформленні обкладинки особової справи вказується заголовок, номер справи, прізвище, ім’я, по батькові працівника, на якого вона заведена, у називному відмінку, правила користування особовою справою.

Обов’язково проставляється дата заведення (день прийняття особи на роботу) та закінчення (день звільнення) особової справи.