Практичне заняття №4

Тема заняття: Створення та редагування таблиці бази даних в Excel.

Мета заняття: Вивчити можливості середовища Excel щодо побудови простих баз даних, оволодіти вміннями створення і ведення простої БД.

Обладнання: ПК Celeron 700, MS Excel 2000/XP.

Xід виконання та зміст практичної роботи Теоретичні відомості

Великі обсяги даних з однотипною структурою е базою даних, які ще мають назву списків даних. Список - це набір рядків з постійними заголовками стовпчиків (полів).

Інформація, що сформована у вигляді списків (бази даних), може оброблятися з допомогою спеціальних функцій та інших засобів. Це сортування списків, використання шаблонів для введення, коригування та відображення даних, фільтрація інформації тощо.

Створення бази, даних повинно відповідати таким правилам:

• База даних (список) має постійну кількість стовпчиків (полів) і змінну кількість рядків;

• Кожний стовпчик вміщує однотипну інформацію;

• Базу даних формують у новому аркуші робочої книги;

• Заголовки стовпців центрують і відображають у шрифті іншого розміру (не обов'язкова умова);

• Стовпчики форматують відповідно до даних: встановлюють ширину стовпчиків, числовий формат та вирівнювання даних;

• Визначають стиль заповнення бази даних з метою подальшого групування взаємопов'язаних записів;

• Кількість рядків з даними не обмежена, але сама база не повинна мати порожні рядки;

• Після встановлення структури бази даних бажано зберегти її на дискові у вигляді робочої книги, ім'я якої надає користувач.

1. Для створення бази в новому аркуші введіть найменування стовпчиків, відформатуйте їх відповідно до даних, встановіть числовий формат і вирівнювання. Для зручності відображення змініть шрифт і колір рядка з найменуванням полів. Потім збережіть побудовану таблицю у файлі, наприклад з ім'ям "BAZA".

2. Для введення в базу даних інформації та її редагування рекомендують використовувати спеціальні форми, які створюються з допомогою команд головного меню. Спочатку виділіть рядок з заголовками стовпчиків, тобто структурою БД, потім виконайте команду Данные->Форма. На екрані з'явиться шаблон з відповідною структурою. Уведення даних виконується з допомогою діалогового вікна. Для наступного рядка даних потрібно натиснути кнопку Добавить.

3. Упорядкування даних у списку виконують командою Сортировка меню Данные. Для сортування інформації, наприклад» за датою, потрібно виділити клітинку з найменуванням поля Дата у рядку структури БД, потім виконати команду Данные-> Сортировка або використати засоби стандартної панелі інструментів. Excel виділить усі записи стовпчика і відкриє діалогове вікно. Сортування можна виконувати за декількома критеріями. Для цього використовують додаткові запити Затем по.

4. Одним із засобів відображення даних є автофільтр. З його допомогою дозволяється переглядати дані, які відповідають певним критеріям. Для встановлення автофільтру необхідно виділити частину робочого аркуша з заголовками і даними, потім виконати команди головного меню Данные->Фильтр->Автофильтр. Для того щоб вивести на екран всі записи є команда Данные->Фильтр->Отобразить все або команда Все з списку відповідного поля.

5. Команда Итоги в меню Данные дозволяє впорядкувати базу даних з допомогою групування записів із виведенням проміжних підсумків, середніх значень тощо. Команда відображає дані в БД у вигляді структури., що дає можливість розгортати та згортати розділи з допомогою маніпулятора миші. Команда Итоги використовується для відсортованих даних показників, що беруть участь у формуванні підсумків. Після виконання команд Данные-> Итога з'явиться діалогове вікно. Після встановлення параметрів потрібно натиснути кнопку Ок. З'явиться структурована БД з проміжними підсумками, символами структури та загальним підсумком.

6. Для знищення установок достатньо виконати команди Данные->Итоги-> Промежуточные итоги->Убрать все.