Планирование в среде информационныхсистем
2.1 Сущность процесса планирования в среде ис
Управлять означает предвидеть, то есть прогнозировать, планировать, поэтому важнейшим в управлении предприятием является планирование.
Главной целью планирования как функции менеджмента является обоснование и разработка способов достижения ориентиров деятельности организации, и ее подразделений, обеспечивающих желаемый уровень развития, как в краткосрочной, так и в долгосрочной перспективе.
Планирование представляет собой процесс разработки и принятия целевых установок количественного и качественного характера и определения путей наиболее эффективного их достижения.
Цель планирования – повышение эффективности работы организации на основе повышения качества принимаемых управленческих решений за счет предварительного анализа возможных последствий этих решений в будущем.
Основная задача планирования – разработать программу действий для получения организацией максимально возможной прибыли как результата согласованного осуществления его важнейших функций: производственной, инновационной, технологической, организационной, социальной и др.
В настоящее время общеприняты пять основных принципов планирования:
1. Принцип единства предполагает, что планирование деятельности организации и ее подразделений должно носить системный характер.
2. Принцип участия означает, что каждый работник организации в той или иной мере становится участником плановой деятельности, независимо от должности и выполняемых им функций.
3. Принцип непрерывности предполагает, что процесс разработки планов должен регулярно повторяться через установленные периоды времени, а, разработанные планы должны оперативно корректироваться по результатам выполнения предыдущих планов и с учетом изменения внешней среды.
4. Принцип гибкости состоит в том, чтобы придать плану и самому процессу планирования способность менять свою направленность в связи с возникновением непредвиденных состояний внешней и внутренней среды.
5. Принцип точности означает, что планы должны быть конкретизированы и детализированы в той степени, в какой позволяют внутренние и внешние условия деятельности логанизации.
Система планирования и управления любой организации носит иерархический характер. Каждый уровень планирования отличается от других следующими параметрами:
– целью плана;
– горизонтом планирования (интервал времени от текущего момента до некоторой даты в будущем, для которого данный план разрабатывается);
– степенью детализации плана;
– частотой, с которой план пересматривается и корректируется.
В связи со сложностью и неоднородностью решаемых задач и результатов планирования эта единая функция на практике детализируется на более или менее определенные (устойчивые) по временным периодам составляющие подфункции (далее – стадии):
1) стратегическое планирование – рассчитано на длительный отрезок времени (3–5 лет), основная задача которого определить наиболее эффективные виды хозяйственной деятельности и направления развития организации (отдельных подразделений и функциональных видов деятельности, например, информатизации), обеспечивающие достижение намеченных долгосрочных ориентиров;
2) тактическое планирование – детализирует результаты стратегии в пределах одного года и вырабатывает решения о том, как должны быть распределены ресурсы организации для достижения стратегических целей;
3) оперативное планирования – это планирование отдельных технологических операций (функций) в общей системе управления в пределах года, т. е. это планирование производства, маркетинга, сферы информатизации, сбыта и т. д. вплоть до отдельных рабочих мест.
В качестве примера рассмотрим типовую систему планирования и управления, характерную для предприятий промышленного производства. В такой системе можно выделить следующие уровни:
стратегическое планирование;
бюджетирование и операционное планирование, включающее формирование плана продаж и операций (SalesandOperationsPlan, SOP) и основного производственного плана (MasterProductionSchedule, MPS);
планирование материалов и мощностей, включающее планирование необходимых материалов (MaterialRequirementsPlanning, MRP) и планирование необходимых мощностей (CapacityResourcePlanning, CRP);
оперативное управление деятельностью предприятия.
Схематически соотношение глубины детализации и плановых горизонтов различных планов предприятия представлено на рис. 2.1.
Рисунок 2.1 – Уровни планирования и управления
Планирование развития информационной среды предприятия и применения ИТ основывается на тех же общих принципах и методах.
Так как ИТ в большинстве случаев относятся к обеспечивающим процессам, то для них основными являются стратегическое планирование и планирование мощностей и материалов.
Сущность планирования в среде ИС:
Определение конкретных, конечных целей;
Создание внутренних предпосылок в создании и развитии ИС
Выработка необходимых мероприятий.
Цели планирования в среде ИС:
Увязывание целей, задач функционирования АИС со стратегией развития предприятия;
Определение стратегии создания и развития АИС;
Оказание влияния на выделение инвестиций для развития АИС.
Для планирования ИС по аналогии с планированием других сфер деятельности принято разделение планирования на кратко-, средне- и долгосрочное, или соответственно на оперативное и стратегическое.
Главное отличие метода стратегического планирования состоит в следующем:
1) плановая работа нацелена в будущее, а не описывает текущую ситуацию;
2) стратегический план не детерминирован, т. е. в нем нет жесткой регламентации по ресурсам, исполнителям и сроком, он обосновывает общие перспективные направления развития (деятельности) предприятия;
3) в системе стратегического планирования отсутствует предположение о том, что будущее можно спрогнозировать на основании результатов достигнутых в прошлом.
Тактическое планирование призвано разработать способы реализации стратегических задач в пределах одного года. В связи с этим основная цель тактического планирования состоит в том, чтобы определить:
1) что конкретно необходимо сделать в планируемом году, т. е. перечень работ по информатизации организации и отдельных подразделений;
2) какие ресурсы необходимы для выполнения плана, и какими ресурсами организация реально располагает;
3) какие финансовые средства необходимы для реализации текущего плана подразделениям информатизации и организации в целом;
4) какие результаты должны быть достигнуты в планируемом году (внедрение новых ИТ и ИС, модернизация компонентов технологической среды и т. п.);
5) какие маркетинговые действия следует предпринять на рынке средств информатизации.
Процесс тактического планирования должен начинаться на уровне подразделений, отвечающих за сферу информатизации, а такж подразделений-потребителей их услуг. Полученные результаты должны аккумулироваться, анализироваться и корректироваться на уровне организации в целом.
В общем случае может существовать два вида тактических планов:
1) годовые планы работ в сфере информатизации отдельных подразделений и организации в целом;
2) годовые инновационные планы.
Первый вид планов разрабатывается всегда.В их состав входят:
1) на уровне подразделений: план работ по информатизации и предоставлению услуг; план материально-технического снабжения; план по персоналу;
2) на уровне организации в целом: сводные планы подразделений информатизации и подразделений-потребителей их услуг в аналогичной структуре; план маркетинга; финансовый план; природоохранные, социальные и др.
Второй вид планов представляет собой совокупность самостоятельных инвестиционных бизнес-планов для каждого нового проекта в сфере ИТ и ИС.
Особенностью любых тактических планов (первого и второго вида) является обязательное наличие максимально точной оценки финансовых ресурсов и финансовых результатов.
Оперативное планирование определяет и регулирует работы, выполняемые в пределах одного года. В зависимости от сложности и комплексности работ в качестве планового периода может быть принят один рабочий день, неделя, месяц и, в отдельных случаях, квартал. По составу же работ оперативные планы определяют, как правило, текущую эксплуатацию и обслуживание ИС и отдельных технологических компонентов сферы обработки информации.