2. Виконання основних операцій в Excel 97

У процесі роботи з Excel у рядку стану виводяться відомості про стан робочої області. Наприклад, більшу частину часу Excel виводить слово Готово в лівій частині рядка стану, що означає, що система готова до прийому нової інформації. Як тільки ви починаєте вводити дані, Excel виводить у рядку стану слово Ввод. Щоб повернутися в режим Готово, треба «зафіксувати» або скасувати введення, натиснувши відповідну клавішу або кнопку. Інша функція рядка стану полягає в наданні коротких відомостей про призначення виділеної опції меню, вибраної команди або кнопки на панелі інструментів.

2.1. Переміщення по таблиці і виділення чарунок.

Після завантаження Excel на екрані видна лише невелика частина активної таблиці. Переміщуватися по таблиці можна за допомогою маніпулятора миша, використовуючи вертикальну і горизонтальну смуги прокрутки, а також за допомогою клавіатури: , , ,  - переміщення на 1 чарунку у відповідному напрямі; PgUp, PgDn - відповідно на екран вгору, на екран вниз; Home - на першу чарунку рядка; Ctrl+Home - на 1-й елемент таблиці, Ctrl+End - на останню заповнену чарунку.

Перш ніж щось робити з чарунками, необхідно виділити одну або групу чарунок. Якщо виділена єдина чарунка, вона стає активною і її адреса з'являється в лівій частині рядка формул. Хоч в будь-який конкретний момент часу активною може бути тільки одна чарунка, часто вдається прискорити виконання операцій, виділяючи групи чарунок, званих діапазонами.

Розглянемо деякі прийоми виділення чарунок і діапазонів чарунок як за допомогою миші, так і з використанням клавіатури. Щоб виділити одну чарунку, треба клацнути по ній лівою кнопкою миші або добратися до неї за допомогою клавіш зі стрілками. При цьому навколо чарунки з'явиться темна рамка, звана табличним курсором. Для того щоб виділити діапазон чарунок, наприклад A2:C5, треба:

1. встановити покажчик миші на чарунку A2;

2. натиснути ліву кнопку миші і, не відпускаючи її, протягнути покажчик праворуч і вниз до чарунки C5

або так:

1. клацнути по чарунці A2;

2. натиснути клавішу Shift і, не відпускаючи її, клацнути по чарунці C5, потім відпустити клавішу Shift.

Для виділення групи діапазонів мишею, треба:

1. виділити перший діапазон;

2. натиснути клавішу Ctrl, і не відпускаючи її, виділити другий діапазон, потім третій і т.д.

Щоб виділити стовпець або рядок цілком, клацніть на імені стовпця або на номері рядка. Для виділення декількох стовпців або рядків підряд - протягнути виділення, не відпускаючи лівої кнопки миші. Для вибіркового виділення стовпців або рядків - клацати на іменах стовпців або номерах рядків, втримуючи натисненою клавішу Ctrl. Для виділення всієї таблиці - клацнути на перетині імен стовпців і номерів рядків в лівому верхньому кутку таблиці. Для зняття виділення - клацнути в таблиці поза зоною виділення.

2.2. Введення і редагування даних.

В чарунки листа можна вводити два типи даних: константи і формули. Константи розділяються на три основні категорії: числові значення, текстові значення (або просто текст) і значення дат і часу.

Для того щоб ввести дане, треба виділити чарунку і набрати дане на клавіатурі. По мірі введення інформації, вона виводиться в рядку формул і в активній чарунці. Блимаюча вертикальна риска, яка при цьому з'являється, називається точкою вставки. Відразу після початку введення даних в рядку формул з'являються три кнопки: кнопка введення, кнопка скасування і кнопка майстра функцій. Зафіксувати введення можна натисненням клавіші Enter або клавіші-стрілки, або натисненням по кнопці введення (кнопка з галочкою) в рядку формул. Після цього точка вставки зникає, і Excel зберігає введене значення в чарунці. Кнопка скасування (помічена косим хрестом) дозволяє покинути рядок формул без фіксації введення (той же результат виходить при натисненні клавіші Esc). Виправляти дані при наборі можна тільки клавішею Backspace (для видалення символа зліва), натисненням клавіші Esc або натисненням кнопки скасування в рядку формул (для видалення всього набору). Використати клавіші зі стрілками для переміщення всередині набраних символів можна тільки після натиснення клавіші F2. Зліва в панелі стану з'явиться слово Правка. При цьому можна використати також клавішу Delete для видалення символа праворуч від точки вставки.

Щоб змінити вміст чарунки після того, як введення зафіксоване, треба:

1. активізувати чарунку;

2. натиснути клавішу F2 або двічі клацнути по чарунці;

3. внести зміни у вміст чарунки;

4. зафіксувати зміни натисненням клавіші Enter.

Можна також змінити вміст чарунки, активізувавши її і ввівши нове значення. При цьому Excel зітре старе значення, як тільки почнете вводити нове.

Можливі такі основні форми числових значень: ціле, дійсне, з експонентою, дробове. При введенні від’ємних чисел їх потрібно починати знаком мінус або брати в дужки, ціла частина відокремлюється від дробової комою (а не точкою). Хоч в чарунку можна ввести до 255 символів, числове значення відображається в чарунці не більш ніж з 15 цифрами. При введенні дуже великого або дуже малого числового значення, яке не може бути виведене в чарунку, Excel використовує експонентне представлення числа. При цьому точність значення вибирається такою, щоб число можна було відобразити в чарунці. Значення, які з'являються в чарунці після фіксації введення, називаються значеннями, що виводяться або відображаються. Значення, які зберігаються в чарунках і з'являються в рядку формул, називаються значеннями, що зберігаються. Кількість цифр, які виводяться, залежить від ширини стовпця. Якщо ширина стовпця недостатня для виведення, Excel може вивести або округлене значення, або рядок символів #. В останньому випадку необхідно збільшити ширину чарунки.

Excel зберігає дати і час як десяткові значення. При цьому ціла частина числа рівна кількості днів між базовою датою ( 1 січня 1900 року) і заданою датою, а дробова частина числа визначає частину доби між її початком (12.00 ночі) і заданим часом. Хоч Excel зберігає дати і час як десяткові значення, зовсім необов'язково вводити їх в такому вигляді. У Excel дату і час можна вводити в декількох форматах (див. довідкову систему). Наприклад, дату можна вводити в форматі ДД.ММ.РР, а час в форматі - ГГ.ХХ.СС. Призначаючи десяткові значення дням, годинам, хвилинам і секундам, Excel дозволяє виконувати складні обчислення з датами і часом.

Введення тексту аналогічне введенню числових значень. При введенні тексту, який не може бути повністю відображений в одній чарунці, Excel може вивести текст, перекриваючи сусідні незайняті чарунки. Але текст при цьому зберігається в одній чарунці. Введення даних в незайняту чарунку обріже видиму частину тексту на екрані, але не в самій чарунці. У Excel є можливість вводити довгі тексти з перенесенням на наступні рядки без накладення тексту на інші чарунки. Щоб ввести цей режим, треба виділити чарунку, вибрати в меню Формат команду Ячейки і на вкладці Выравнивание встановити прапорець Переносить по словам, потім OK. Щоб ввести текстове значення, що складається цілком з чисел, треба ввести перед його значенням апостроф. Правила переходу в режим введення російськомовного тексту визначається драйвером, завантаженим в оперативну пам'ять конкретної ПЕОМ.

Якби не формули, електронну таблицю можна було б створити за допомогою текстового процесора. Excel пропонує багаті можливості для побудови складних формул, які використовуються при проведенні статистичних, фінансових і інженерних розрахунків.

Введення формули необхідно починати зі знаку рівності «=». Формула являє собою сукупність операндів, з’єднаних знаками операцій і круглих дужок. Операндом може бути число, текст, логічне значення, адреса чарунки, функція. Результатом роботи формули є обчислене значення. Результат обчислень відображається в чарунці, а сама формула - в рядку формул. Функції в Excel використовуються для виконання стандартних обчислень. При створенні формули необхідно керуватися такими правилами:

1. формули починаються зі знаку «=»;

2. формули можуть включати звернення до однієї або декількох функцій;

3. після імені кожної функції в ( ) задаються аргументи. Коли функція не використовує аргументи, то за її ім'ям слідують пусті дужки без пропуску між ними;

4. якщо аргументів декілька, то вони відокремлюються один від іншого крапкою з комою «;»;

5. як елемент формули і аргумент функції може виступати адреса чарунки (або діапазону чарунок - для аргументу функції). У цьому випадку в обчисленні бере участь вміст чарунки (чарунок), адреса якої задана в формулі;

6. формулах недопустимі пропуски;

7. функція може мати не більше за 30 аргументів;

8. в формулі можна використовувати: знаки арифметичних операцій ( +, -, *, /, ^ (піднесення до степеня), % (взяття процента)); знаки відношення ( >, >=, <, <=, =, <> (не дорівнює) );

9. не можна вводити числа в форматах дати і часу дня безпосередньо в формули. У формулах вони можуть бути введені тільки у вигляді тексту, взятого в подвійні лапки. Excel перетворює їх у відповідні числа при обчисленні формули;

10. ввести функцію в формулу можна або вручну або з використанням майстра функцій (детальніше про це - далі).

Якщо при обчисленні формули виникла помилка, то в чарунки виводиться повідомлення про помилку, яке починається символом «#». Excel виводить такі повідомлення про помилки: # ДЕЛ/0! - при спробі ділення на нуль або на пусту чарунку; # ИМЯ! - формула використовує неіснуюче ім'я; #ЧИСЛО! - Excel не може визначити значення формули при дуже великій або дуже малій величині значення; #ССЫЛКА! - неправильне посилання на чарунку; #ПУСТО! - в формулі вказаний перетин діапазонів, але ці діапазони не мають спільних точок; #ЗНАЧ! - введена математична формула, яка посилається на текстове значення.