Основные руководящие органы выставки

1.организационный комитет, 2.научно-технический центр.

формируются, как правило, одновременно с решением о проведении выставки.

Главные задачи оргкомитета:

1. Утверждение тематического содержания выставки;

2. Утверждение списка организаций и фирм, участвующих в выставке;

3. Рассмотрение и утверждение тематического и тематико-экспозиционного плана выставки;

4. Разработка, утверждение и контроль за исполнением плана подготовки и проведения выставки;

5. Утверждение регламента работы выставки, процедур официального открытия и закрытия, организации просмотра, проведения на выставке дней фирм/стран-участниц и т. п.;

6. Проведение научных мероприятий (конференций, семинаров, «круглых столов»), организуемых в рамках выставки;

7. Подведение итогов выставки.

Функции коммерческого центра:

1. Обеспечение условий для проведения коммерческих переговоров.

2. Сбор информации о заключенных сделках.

3. Проведение работы по привлечению местных деловых кругов к посещению и участию в работе выставки.

4. Разработка и издание рекламных выставочных буклетов, листовок и плакатов, организация их рассылки и расклейки.

5. Разработка и руководство изготовлением средств наружной рекламы выставки.

6. Организация передачи по внутривыставочной радиосети, освещение хода выставки в средствах массовой информации.

7. Проведение на выставке рекламные мероприятия по отдельным заявкам фирм-экспонентов, рассылка рекламных материалов фирм-участников потенциальным заказчикам и посредникам.

Основные функции пресс-центра выставки:

1. Подготовка и проведение пресс-конференции по случаю открытия выставки.

2. Проведение аккредитации корреспондентов и приглашение их на пресс-конференции.

3. Подготовка пресс-релизов и других информационных материалов для журналистов.

4. Оказание помощи аккредитованным на выставке журналистам в сборе материалов, организации проведения репортажей и интервью с участниками выставки.

5. Оказание помощи иностранным участникам выставки в проведении пресс-конференций по случаю дней страны на выставке и др.

Выше приведены основные задачи функциональных подразделений крупных международных выставок. В подавляющем же большинстве случаев все указанные функции осуществляются оргкомитетом.

Основные этапы процесса участия фирмы в работе выставки

1. Принятие принципиального решения об участии в выставке/ярмарке.

2. Определение целей участия фирмы в работе выставки.

3. Выбор конкретной выставки, в работе которой будет участвовать фирма.

4. Подготовительно-организационный период.

5. Разработка тематического плана экспозиции и сметы участия в выставке.

6. Работа в ходе функционирования выставки.

7. Подведение итогов участия фирмы в работе выставки.

Основные задачи фирмы на каждом этапе организации и проведения выставки:

Выставочная деятельность должна быть четко определена необходимостью решения основных маркетинговых задач фирмы.

Основных маркетинговые задачи фирмы:

Поиск новых рынков. Расширение числа покупателей. Внедрение нового товара на рынок. Поиск новых посредников. Позиционирование своей продукции относительно товаров конкурентов. Определение возможного спроса на новый товар.

Завязывание контактов в деловом мире страны— организатора выставки. Формирование благоприятного имиджа фирмы на конкретном рынке. Интенсификация рекламы нового товара. Непосредственный сбыт продукции (в ходе выставки заключаются контракты, поэтому участие в ней может рассматриваться как один из каналов распределения).

Направления анализа выставок с точки зрения интересов и возможностей фирмы:

1. Время и место проведения выставки.

2. Авторитет выставки/ярмарки на целевом рынке фирмы.

3. Численный и качественный состав участников и посетителей.

4. Уровень деловой активности (количество и общий объем заключенных контрактов) на последней выставке. При этом необходимо учитывать возможные умышленные и неумышленные искажения публикуемых данных.

5. Тарифы на выставочные услуги. Большую часть из них, как правило, составляет оплата выставочных площадей. В Москве на начало 2002 г. стоимость необорудованной выставочной площади колебалась от $150 до $800 за 1 кв. м. Организаторами также взимается выставочный сбор (включающий оплату за включение в выставочный каталог).

6. Разработка чернового варианта сметы участия фирмы в выставке и изучение соответствия затрат возможностям фирмы.

7. Окончательное решение вопроса: участие в какой из выставок наиболее эффективно в достижении поставленных целей.

Большинство авторов рекомендуют: “Выставляться надо только в том случае, если использованы все другие маркетинговые средства”. Участие в выставке — это не только значительные средства, но и масса усилий, затраты времени, отвлечение многих (если не большинства) сотрудников от их непосредственных обязанностей. Поэтому, положительное решение по вопросу участия в выставке выносится тогда, когда есть уверенность, что затраты полностью компенсируются.

После того как сделан выбор в пользу конкретной выставки, фирма информирует оргкомитет выставки о своем участии.

Действия фирмы, после принятия решения об участии в выставке:

1. Определение концепции и объема участия фирмы в работе выставки.

2. Отбор и подготовка персонала для работы на выставке (коммерческого, обслуживающего, стендистов, переводчиков и т. д.).

3. Разработка планов коммерческой работы, рекламы и протокольных мероприятий.

4. Выбор возможного посредника (агента) для оказания услуг в обеспечении участия в выставке.

5. Определение размеров необходимых выставочных площадей, объема различных материальных и финансовых ресурсов.

6. Изучение возможностей экспорта в страну — организатора выставки и ее таможенного законодательства.

7. Установление деловых контактов с администрацией выставки, заключение контракта на выставочные услуга (так называемый бланковый договор).

8. Решение вопросов страхования экспонатов и сотрудников.

Порядок разработки фирмой тематического плана своей экспозиции.

• окончательный отбор образцов продукции, которые будут демонстрироваться;

• разработку стендов фирмы с учетом выделенных площадей, высоты выставочных помещений, возможностей по обеспечению электроэнергией, водоснабжением итп;

• генеральную компоновку экспозиции фирмы — распределение экспонатов по тематическим разделам в соответствии с логикой раскрытия основной темы экспозиции.

После решения указанных вопросов становится возможным разработка окончательной сметы участия фирмы в выставке. Затраты крупных фирм на участие в выставочных мероприятиях могут составлять 15-30% всех средств, расходуемых на маркетинговые коммуникации. Причем для предприятий, производящих товары индивидуального потребления, этот показатель, как правило, несколько ниже (около 5-10%), а для производителей средств производства — выше (30-35%). Типичная структура затрат на участие в крупной международной выставке выглядит так: арендная плата— 15-20%; монтаж экспозиции — 40-50%; демонтаж экспозиции —5-10%; расходы на рекламоносители — 5-10%; представительские расходы — 15-25%.