13.2. Документальне оформлення руху грошей в операційній касі аптеки

Характеристика операційної каси аптеки та реєстраторів розрахункових операцій

Крім поняття “каса”, існує поняття “операційна каса". Основна відмінність останньої полягає в тому, що вона призначена для збору виторгу і знаходиться безпосередньо в торговому залі. В операційній касі аптеки знаходиться реєстратор розрахункових опе­рацій (РРО) відповідної марки, включений до Державного реєстру (рис. 13.4).

В аптеках при реалізації товару використання РРО є обов’язковим. Згідно з Поста­новою Кабінету Міністрів України від 23.08.2000 р. № 1336 проводити розрахункові операції без застосування РРО з використанням книги обліку розрахункових операцій (КОРО) та розрахункової книжки (РК) дозволено при роздрібній торгівлі медичними і фармацевтичними товарами на території села (граничний розмір річного обсягу роз­рахункових операцій 79 тис. грн).

РРО - це пристрій або програмно-технічний комплекс, в якому реалізовані фіс­кальні функції і який призначений для реєстрації розрахункових операцій при продажі товарів. До РРО відносяться: електронний контрольно-касовий апарат, комп’ютерно- касова система тощо.

РРО реєструється в органах податкової інспекції за місцем знаходження суб’єк­тів підприємницької діяльності. Для його реєстрації до податкової інспекції подається заява, копія свідоцтва про державну реєстрацію аптеки, документ, який підтверджує факт купівлі РРО, дозвіл місцевого органу виконавчої влади на розміщення аптеки. Якщо з документами все гаразд, тоді отримується довідка про резервування фіскального номера РРО. Протягом п’яти робочих днів з моменту отримання довідки РРО необхідно опломбувати в центрі сервісного обслуговування, занести фіскальний номер РРО до його фіскальної пам’яті, забезпечити переведення РРО у фіскальний режим роботи.

Фіскальні функції - це здатність реєстраторів розрахункових операцій забезпечу­вати одноразове занесення, довготермінове зберігання у фіскальній пам’яті, багатора­зове зчитування і неможливість зміни підсумкової інформації про обсяг розрахункових операцій, виконаних у готівковій формі.

На випадок ремонту основного РРО, аптека може використати резервний РРО, який необхідно зареєструвати в податковій інспекції.

Порядок ведення книги обліку розрахункових операцій

На кожен РРО має бути заведена КОРО, що містить щоденні звіти, які складаються на підставі розрахункових документів (касових чеків, розрахункових квитанцій). КОРО необхідно також зареєструвати в Державній податковій інспекції (ДПІ). При цьому особа, яка бажає її зареєструвати, повинна виконати такі умови:

4. подати на реєстрацію прошнуровану і послідовно пронумеровану КОРО із вста­новленим засобом контролю, щоб виключити можливість розшнурування КОРО без порушення такого контролю (як правило, книги продають зі встановленим засобом контролю);

5. заповнити реквізити титульної сторінки книги.

Крім цього, якщо аптекою реєструється перша КОРО, також потрібно подати пись­мову заяву в довільній формі і реєстраційне свідоцтво на РРО.

Рішення про реєстрацію або відмову посадова особа відділу ДПС повідомляє про­тягом двох робочих днів. Відмовити в реєстрації КОРО можуть тільки в тому випадку, якщо подані документи не відповідають вимогам законодавства, минув термін їх дії, не виконані підготовчі вимоги до реєстрації КОРО. Якщо реєстрація проведена успішно, виписується довідка про реєстрацію КОРО і на титульній сторінці книги вказується номер КОРО, дата її реєстрації, назву відділу ДПС і дані працівника, який проводив реєстрацію (бланк 13.5).

Для того щоб зареєструвати наступну КОРО, потрібно подати письмову заявку довільної форми і довідку про реєстрацію попередньої КОРО.

Бланк 13.5

КНИГА обліку розрахункових операцій

№ 1256

Зареєстрована державною податковою інспекцією Галицького району м.Львова_

(назва органу ДПС)

для використання з реєстратором розрахункових операцій ЗАМБІЖО ЕИ 250 Е_

(модифікація РРО)

заводський № 456852456852. фіскальний № 987601023543210. версія програмного забез­печення 03.694721 належить ТзОВ “Захід”, код ЄДРПОУ (номер за ДРФО) 123345678 Номер установленого засобу контролю 1456123459_ Кількість аркушів 15 Реєстрацію здійснив Головний державний податковий інспектор Федорів В.В.

(посада, підпис, прізвище та ініціали посадової особи органу ДПС) Дата реєстрації 28.01. 200 X р Розпочата 1.02.200Х р.

Закінчена

В книзі обліку розрахункових операцій (КОРО) передбачено чотири окремі розділи (бланки 13.6-13.9) Бланк 13.6

Розділ 1. Фіскальні звітні чеки

Місце для підклеювання чеків

Тут підклеюють звітні чеки, роздруковані на РРО протягом робочого дня. Вони є підставою для заповнення розділу 2 книги. Якщо роздруковано декілька чеків, то записи роблять за кожним чеком окремо

Бланк 13.9

Розділ 4. Облік ремонтів і технічного обслуговування РРО

№ з/п	Дата і час виходу РРО з ладу	Характер несправ­ності (вид техобслуго вування)	Дата і годи­на віднов­лення робо­ти РРО	Підпис та індиві­дуальне клеймо працівника ЦСО, який проводив ремонт (обслуго­вування) РРО	Засіб реє­страції роз­рахунків під час ремонту РРО	Номер пер­шого 2-звіту після понов­лення робо­ти РРО
1	17.10.200Х р. 10.00 год.	Не друку­ються чеки	17.10.200Х р. 17.00 год.	пкс	Розрахункова книжка	454

Порядок роботи з відвідувачами без реєстраторів розрахункових операцій

На період виходу з ладу РРО та здійснення його ремонту, або у разі тимчасового, але не більше 7 робочих днів (72 год.), відключення електроенергії, проведення розрахунко­вих операцій здійснюється з використанням книги обліку розрахункових операцій (із заповненням розділу 3), розрахункової книжки або із застосуванням резервного РРО.

Розрахункова книжка - належним чином зброшурована та прошнурована книжка, зареєстрована в органах державної податкової служби України, що містить номерні роз­рахункові квитанції (бланк 13.10), які видаються покупцям, коли не застосовуються реє­стратори розрахункових операцій.

Всі виписані за період несправності РРО розрахункові квитанції (бланкІЗ.10) необ­хідно відобразити в 3-му розділі книги обліку розрахункових операцій (бланк 13.8).

Перед використанням РК заповнюють графи 1-5, а перед відновленням роботи ?РО - графи 6-8 розділу.

Після поновлення роботи РРО касир повинен провести через РРО суми розрахунків за час роботи з використанням РК, а у випадку обнуления оперативної пам’яті РРО - за час роботи перед виходом РРО з ладу або відключенням електроенергії з контрольною стрічкою окремо за кожною ставкою ПДВ. Після цього слід виконати 2-звіт, який являє :обою денний звіт з обнулениям інформації в оперативній пам’яті та занесенням її до фіскальної пам яті реєстратора.

Крім того, касиру необхідно виконати операцію “службове внесення” для реєстрації суми готівки, що зберігається на місці проведення розрахунків на момент реєстрації пер­шої розрахункової операції після виконання 2-звіту.

Перед початком роботи касиру необхідно пересвідчитися у справності РРО: чи під­ключений він до мережі, чи працює механізм друку, а також у тому, що оперативна пам’ять апарата обнулена, для чого роздруковують кілька нульових чеків. Касиру необхідно перевірити наявність чекової та контрольної стрічок, чи правильно в реєстраторі вста­новлено час і дату. Також перевіряється відповідність готівки, зазначеної в книзі обліку розрахункових операцій (службове внесення), наявній у грошовому ящику РРО.

Документування розрахунків з покупцями за готівку

Касир під час розрахунків з клієнтами на суму купівлі повинен видати покупцю фіскальний касовий чек (розрахунковий документ, надрукований РРО при проведенні розрахунків за продані товари), в якому вказуються відомості про суб’єкт підприємни­цтва; відомості про товар, суму; відомості про час операції (бланк 13.11).

Бланк 13.11

Якщо покупець придбає кілька різних товарів, то в касовому чеку мають бути відо­бражені відомості про кожен товар. Розрахункові операції через РРО потрібно прово­дити з використанням режиму попереднього програмування.

Враховуючи особливості організації торгівлі аптечними товарами, рекомендується здійснювати реєстрацію продажу з застосуванням режиму програмування аптечного товару по таких групах:

1. Снодійні, седативні, нейролептичні препарати і транквілізатори, психостимуля- тори.

2. Анальгетики, жарознижуючі, протизапальні ЛЗ на основі саліцилатної кислоти і п-амінофенолу.

3. Аналептики, холіноміметики, холінолітики, гангліоблокатори.

4. Адреналін і адреноміметичні препарати.

5. Місцеві анестетики. Адсорбуючі і в’яжучі препарати.

6. Препарати з ефірними оліями і подразнюючі.

7. Рвотні, протирвотні, протикашлеві, відхаркуючі препарати.

8. Проносні препарати.

9. Серцеві препарати горицвіту, наперстянки і строфанту. Антиаритмічні препарати.

10. Спазмолітики, гіпотонічні, дегідратаційні препарати.

11. Препарати, які сприяють виведенню сечової кислоти, жовчогінні засоби і засоби, що впливають на мускулатуру матки.

12. Вітаміни і їх аналоги.

13. Препарати, які впливають на згортання крові, препарати гіпофіза, кори наднир- ників і їх аналоги, препарати, які впливають на функцію щитовидної і прищитовидної залоз, біостимулятори.

14. Препарати жіночих і чоловічих статевих гормонів і їх аналоги, анаболічні сте­роїди.

15. Препарати інсуліну і інші протидіабетичні препарати, ферментні препарати.

16. Антигістамінні препарати.

17. Плазмозамінні розчини, амінокислоти і цукор.

18. Кислоти, луги, препарати кальцію і калію, що містять фосфор, миш’як, кобальт, протиотруйні і комплексони, препарати, що містять йод, залізо.

19. Противірусні препарати.

20. Антибіотики.

21. Сульфаніламіди.

22. Похідні нітрофурану, протитуберкульозні препарати.

23. Препарати для лікування малярії, трихомоніазу і інших протозойних інфекцій, протисифілітичні, протигрибкові, протиглисні препарати, захисні пасти і барвники.

24. Антисептики.

25. Препарати, які застосовуються для лікування злоякісних новоутворень, що сти­мулюють лейкопоез.

26. Діагностичні препарати, олії, коригуючі і допоміжні препарати для лікарських форм.

27. Бактерицидні і вірусні лікувально-профілактичні препарати.

28. Дезінфекційні і дезінсекційні засоби і репеленти.

29. Лікарська рослинна сировина.

30. Аптечний посуд, скловироби для догляду за хворими.

31. Гумові вироби санітарії і гігієни, медичні вироби з полімерних матеріалів.

32. Перев’язувальні засоби, лейкопластири, медичні товари.

33. Лікарські засоби індивідуального виготовлення.

34. Товари аптечного асортименту з ПДВ.

Алгоритм роботи при розрахунках з реалізації товару

Суб’єкти підприємницької діяльності при реалізації товарів зобов’язані:

• проводити розрахунки зі споживачами через РРО, які належно зареєстровані, опломбовані чи перебувають на гарантійному чи післягарантійному обслугову­ванні в організації сервісного обслуговування, забезпечувати цілісність пломб РРО;

• видавати споживачеві на його вимогу касовий чек на повну суму покупки (послуги), який повинен містити усі необхідні реквізити;

• вести книгу обліку розрахункових операцій, складати звіт з операцій, здійснюва­них на цьому апараті; щоденно друкувати на РРО фіскальні звітні чеки і забез­печувати їх зберігання в книзі обліку розрахункових операцій; друкувати на РРО контрольні стрічки і забезпечувати їх зберігання 3 роки;

• забезпечувати зберігання книги обліку РРО протягом терміну, встановленого чин­ним законодавством (3 роки);

• подавати до ДПА звітність, пов’язану із застосуванням РРО, не пізніше 15 числа наступного за звітним місяця;

• реалізовувати товари при наявності цінника на товар;

• у разі поломки РРО чи відключення електроенергії використовувати належним чином оформлену і зареєстровану в ДПІ книгу обліку розрахункових операцій і розрахункову книжку або резервний РРО;

• сума готівки за реалізовані товари повинна співпадати із сумою, зазначеною в поточному звіті РРО.

При порушенні вимог законодавства стосовно обліку розрахункових грошових опе­рацій в аптеках застосовуються штрафи (табл. 13.3).

ТТТодня після закінчення робочої зміни касир готує денний звіт (г-звіт) з обнуленням інформації в оперативній пам’яті та занесенням її до фіскальної пам’яті (бланк 13.12). Протягом дня касир при інкасації виторгу або для перевірки фактичної наявності гро­шей в РРО друкує Х-звіт, який представляє собою денний звіт без обнулення інформації в оперативній пам яті.

Щоденні г-звіти підклеюються в 1-му розділі книги обліку розрахункових опера­цій (бланк 13.6) і узагальнюються в розділі 2 окремим підсумковим рядком у графі 5 (бланк 13.7).

Таблиця 13.3

Фінансові санкції, які застосовуються органами державної податкової служби України за порушення вимог Закону України “Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі“ № 265/95-ВР, із змінами і доповненнями

№ з/п	Зміст правопорушення	Опис санкції
1	Невідповідність суми готівки на місці проведення розрахунків сумі коштів, яка зазначена в денному звіті	П’ятикратний розмір суми, на яку виявлено невідповідність
2	Невиконання щоденного друку фіскального звітного чека або його незберігання	20 неоподаткованих мінімумів доходів громадян
3	Невиконання друку контрольної стрічки або її незберігання	10 неоподаткованих мінімумів доходів громадян
4	Проведення розрахункових операцій через РРО без використання режиму попереднього програмування	5 неоподаткованих мінімумів доходів громадян
5	Застосування РРО, в конструкцію чи в програмне забезпечення якого внесені непередбачені зміни	100 неоподаткованих мінімумів доходів громадян
6	Здійснення торгівлі товарами, які не оприбутковані або обліковані з порушенням	Подвійна вартість цих товарів, але не менше 170 грн

Бланк 13.12

Розрахунок ліміту залишку грошей у касі аптеки

Готівкові грошові кошти необхідно здавати з каси у банк. Для обмеження грошово- готівкового обігу держава використовує такі методи регулювання обігу:

а) встановлення лімітів залишків готівки у касі;

б) встановлення норм витрачання готівкових грошей з виторгу.

На кінець робочого дня аптеки можуть тримати у своїй касі готівку у межах ліміту, який розраховується та затверджується самим підприємством. При укладанні договору на розрахунково-касове обслуговування аптека подає до банку заявку-розрахунок для встановлення ліміту каси за встановленою формою (бланк 13.13).

Бланк 13.13

ЗАЯВКА-РОЗРАХУНОК для встановлення лімітів залишку готівки в касі, порядку і термінів здавання

грошової виручки на 200Х р.

І. Касові обороти

Найменування показників	Код	Фактично за три місяці, що передують поданню заявки- розрахунку в банк
1. Касова виручка (надходження) - всього в грн		198030,00
2. Середньоденна виручка (надходження) (п. 1 поділити на кількість робочих днів аптеки за останні 3 місяці)		2870,00
3. Виплачено готівкою на різні потреби, крім заробітної плати, допомоги за тимчасовою непрацездатністю, стипендій, премій		1980,00
4. Середньоденні, виходячи з числа робочих днів аптеки за останні 3 місяці, витрати готівки на різні потреби, крім заробітної плати, допомоги з втрати працездатності, стипендій, премій.		86,00