Мема 11. Облік надходження товарно-матеріальних цінностей в аптеку

Програмна анотація

1. Порядок приймання товару в аптеках

2. Облік руху інших матеріальних цінностей аптеки

11.1. Порядок приймання товару в аптеках

Товар як складова запасів аптеки

Як відомо з підтеми 3.1, товарний запас - це маса лікарських засобів і виробів медич­ного призначення, яка перебуває у сфері обігу та підлягає реалізації. У бухгалтерському обліку до запасів відносяться негрошові оборотні активи, що використовуються суб’єк­тами підприємницької діяльності у виробничому або торговельному обігу і постійно перебувають на різних дореалізаційних стадіях активного перетворення. П(С)БО 9 визначає запаси як активи, що відповідають одній з ознак:

• активи, які утримуються для подальшого продажу;

• активи, які перебувають у процесі виробництва;

• активи, які утримуються для споживання під час виробництва продукції, вико­нання робіт та надання послуг, а також управління підприємством.

Запаси відносяться до складу оборотних активів, тому що можуть бути перетворені на грошові кошти протягом року або одного операційного циклу.

Запаси визнаються активом за таких умов:

• існує ймовірність того, що аптека отримає в майбутньому економічні вигоди, пов’язані з їх використанням;

• вартість запасів може бути достовірно визначена.

Отримані або виготовлені запаси зараховуються на баланс аптеки за первісною вар­тістю, яка складається із суми фактичних витрат на їх придбання або виготовлення.

Первісну вартість запасів у випадку їх надходження до аптеки в результаті при­дбання формують наступні витрати:

• суми, що сплачуються згідно з договором постачальнику (продавцю), за вираху­ванням непрямих податків;

• витрати на заготівлю, вантажно-розвантажувальні роботи, транспортування запасів до місця їх використання, включаючи витрати зі страхування ризиків транспортування запасів;

• інші витрати, які безпосередньо пов’язані з придбанням запасів і доведенням їх до стану, в якому вони придатні для використання у запланованих цілях.

Не включаються до первісної вартості наступні витрати:

• понаднормові втрати і недостачі;

• витрати на збут;

• процент за використання кредитів.

Як запаси в аптеці обліковуються малоцінні та швидкозношувані предмети, тара, допоміжні матеріали, лікарська рослинна сировина, придбана у заготівельника, а також товар, який має найбільшу питому вагу у складі запасів. Згідно з Положенням (Стан­дартом) бухгалтерського обліку (П(С)БО) 9 “Запаси”, товари - це матеріальні цінності, які придбані за плату і зберігаються на підприємстві з метою подальшого продажу, пер­вісною вартістю яких є собівартість. Як зазначено у підтемі 2.1, крім лікарських засобів промислового виробництва та аптечного виготовлення, до аптечного асортименту від­носяться:

• вироби медичного призначення (у т. ч. оптика);

• дезінфекційні засоби;

• предмети особистої гігієни (засоби для догляду за ротовою порожниною, засоби для гоління та після гоління, мило туалетне, шампуні тощо);

• природні та штучні мінеральні води;

• лікувальне, дитяче та дієтичне харчування та інші спеціальні харчові продукти;

• лікувальні косметичні засоби (креми, шампуні, солі, лосьйони, еліксири тощо);

• репеленти.

Якщо запаси товарів не можуть бути використані або реалізовані (втратили необ­хідні якості, минає термін придатності або з інших причин), вони не повинні відобража­тися в складі активів аптеки, тобто підлягають списанню на операційні витрати звітного періоду.

Умови надходження товару в аптеку

Важливою складовою діяльності аптек є процес постачання матеріальних цінностей, у першу чергу - товару. Характеристика і критерії вибору постачальників лікарських засобів і виробів медичного призначення подані в темі 3.

Основними контрагентами аптек при закупівлі товару є постачальники - фармацев­тичні підприємства-виробники та аптечні склади й аптечні бази оптових фармацевтич­них підприємств. Крім того, аптека може поповнювати запаси товару шляхом закупівлі у населення лікарської рослинної сировини, а також за розподілом товару з головної (центральної) аптеки аптечної мережі.

У процесі діяльності аптеки відбуваються певні операції, зумовлені виробничою потребою, при яких відбувається збільшення суми товарного залишку, а саме: переве­дення у товар малоцінних і швидкозношуваних предметів, тари.

Порядок та форми розрахунків між постачальником та аптекою обумовлюються в господарських договорах (угодах), що є важливою підставою виникнення зобов’язань та основною формою реалізації товарно-грошових відносин у ринковій економіці.

Обов’язковою умовою укладання договорів є максимально точне відображення зобов’язань обох сторін. В договорі (угоді) купівлі-продажу повинні бути вказані такі реквізити: дата укладання договору, інформація про постачальника і покупця, предмет і сума договору, термін та умови поставки, вимоги до якості товару, умови розрахун­ків, відповідальність сторін за невиконання умов договору і порядок розгляду супер­ечок, термін дії, юридичні адреси сторін. Договір набирає сили після погодження з усіма відповідальними особами. Якщо сторони бажають змінити початкові умови, договору, повинна бути підписана додаткова угода. Порушення договірних зобов’язань тягне за собою значні економічні наслідки для обох сторін договору.

Організація обліку розрахунків з постачальниками повинна забезпечити:

• своєчасну перевірку розрахунків з постачальниками;

• попередження прострочення кредиторської заборгованості.

Джерелом інформації для контролю розрахункових відносин про товарні операції служать первинні документи: накладні, рахунки-фактури, податкові накладні, товаро­транспортні накладні, а також документ, що підтверджує якість товару. В разі невідпо­відності одержаних товарно-матеріальних цінностей умовам договору виставляється претензія.

Для лікарських засобів у договорі обов’язково необхідно передбачити маркування на упаковці, яке дозволяє встановити підприємство-виробника, назву лікарського засобу, номер серії та інші характеристики якості медичної продукції, передбачені нормативно- технічною документацією.

Як зазначено у підтемі 3.1, лікарські засоби аптеці повинні відпускатися з залишко­вим терміном придатності не менше 60 %, а бактерійні препарати - не менше 40 %. При цьому лікарські засоби з терміном більше 2 років повинні мати залишковий термін при­датності не менше 1,5 року. Лікарські засоби з меншим залишковим терміном придат­ності постачальник може відпустити лише за згодою аптеки, що обумовлюється в угоді. При прийманні медикаменти з залишковим терміном придатності менше одного року обов’язково реєструються в журналі обліку лікарських засобів з обмеженим терміном придатності або шляхом ведення відповідної картотеки.

Облік виконання договорів здійснюється в спеціальному журналі реєстрації дого­ворів, укладених з постачальниками. В журналі відмічають номер і дату договору, назву постачальника, номенклатуру товарів, характер договору, суму, наявність протоколу роз­біжностей, термін дії договору Договори на постачання товарів аптечного асортименту зберігаються в окремих папках, що заводяться на кожного постачальника.

Схематично облік розрахункових операцій при договірних зобов’язаннях зображено на рис. 11.1.

Оплата товару згідно з договором купівлі-продажу може проводитись у різних фор­мах (рис. 11.2).

В умовах інфляції для аптек актуальні перша і третя форми розрахунку. Прода­вець та покупець зобов’язані забезпечити зберігання товару під час перевезення. З цією метою доцільно застрахувати вантаж шляхом укладення договору страхування із стра­ховою компанією.

Документальне оформлення надходження товару

Організація приймання лікарських засобів і виробів медичного призначення в аптеці подана у підтемі 3.1.

З моменту прийняття товару виникає матеріальна відповідальність (див. підтему 2.2). При прийманні товару може бути встановлена недостача (при перевірці ваги нетто чи кількості одиниць у певних місцях) або брак. Тоді приймання припиняється і забез­печується подальше зберігання отриманого товару та повідомляється представник постачальника.

Представник постачальника, який перебуває в одному населеному пункті з аптекою, повинен прибути не пізніше наступного дня після одержання виклику, а якщо товар

відноситься до категорії, що швидко псується, - то протягом 4-х годин. Представник, який знаходиться в іншому населеному пункті, повинен прибути протягом 3-х днів. Якщо у встановлений термін представник не прибув, то приймання товару проводиться

в присутності представника незацікавленої сторони, або самостійно, якщо постачальник дає згоду на одностороннє приймання товару.

Для одержання товару матеріально відповідальним особам видається доручення, яке оформляється на спеціальних бланках, підписується керівником і головним бухгалте­ром. Доручення видається тільки працівникам аптеки. Термін дії доручення - 10 днів.

Лікарські засоби та вироби медичного призначення надходять в аптеку безпосеред­ньо від заводів-виробників або від оптових фармацевтичних посередників, які повинні мати чинні ліцензії на право оптової торгівлі, копії яких додаються до договорів поставки і зберігаються в аптеці.

При відвантаженні товарів постачальник зобов’язаний надати сертифікати якості на всі лікарські засоби з описом зовнішнього вигляду та відміткою кількісного вмісту діючих речовин, виписує супровідні документи (рахунок-фактуру, товаротранспортну накладну (бланк 11.1) і податкову накладну (бланк 11.2), на підставі яких товар в аптеці приймають за кількістю і якістю.

Виписування податкової накладної є вимогою податкового обліку навіть у випадку отримування товару без податку на додану вартість.

Порядок реєстрації надходження товару у місячному звіті аптеки

Основним документом управлінського обліку в аптеках є звіт про фінансово-госпо­дарську діяльність (місячний звіт), який є одним із накопичувальних документів і скла­дається з дев’яти розділів:

• І розділ - Реєстр руху грошових коштів та інкасації виручки;

• II розділ - Товарний звіт;

• III розділ - Звіт про рух тари та інших матеріальних цінностей;

• IV розділ - Звіт про рух основних засобів, малоцінних та швидкозношуваних пред­метів',

• V розділ - Лікарська рослинна сировина',

• VI розділ - Оборотна відомість по особових рахунках покупців та інших розрахун­ках',

• VII розділ - Реєстр виписаних покупцям (лікувальним закладам та іншим устано­вам) рахунків-фактур на відпущені з аптеки товари',

• VIII розділ - Реєстр роздрібних оборотів]

• IX розділ - Рух товару в структурному підрозділі.

Записи у місячному звіті робляться на підставі первинних документів, а розрахунок залишків на кінець місяця базується на формулі товарного балансу:

Залишок₁+Надходження = Видаток+Залишок₂

Підставою для записів у прибутковій частині товарного звіту є рахунки, накладні постачальників, за якими товари та інші цінності надійшли в аптеку і прийняті нею (від­ділами). Всі графи у прибутковій частині звіту заповнюються окремо за кожним прибут­ковим документом на товар в оптовій та роздрібній вартості. При цьому вартість товару оприбутковується в повній сумі товаротранспортної накладної (рахунку), незважаючи на те, що на частину товару може бути складений акт, який відображається в облікових реєстрах. В кінцевому результаті приводяться у відповідність дані про фактичну наяв­ність товарів. Отримані товари, за якими складається акт про псування, бій, оприбутко­вуються за результатами звіту аптеки на позабалансовому рахунку 02 “Активи на відпо­відальному зберіганні” до розпорядження, що з ними робити. Лише в тих випадках, коли в рахунку (накладній) виявлено арифметичну помилку в підрахунку вартості товару при таксуванні, останню дозволяється виправити і оприбуткувати товар за фактичною сумою надходження, повідомивши про це постачальника.

Облік внутрішньоаптечних операцій, які збільшують товарний залишок

Крім реєстрації в хронологічній послідовності товарів, які надходять в аптеку, у при­буткову частину місячного звіту заносять суми, що збільшують запаси товарів, їх зали­шок по аптеці. До таких сум відносяться:

• такса ляборум на лікарські засоби індивідуального виготовлення;

• дооцінки з фасувальних робіт - на підставі довідок, що складаються в кінці місяця працівником, відповідальним за ведення лабораторних та фасувальних робіт;

• вартість води очищеної, яка відпускається населенню, лікувально-профілактич- ним та іншим закладам - на підставі довідок, які складаються в кінці місяця (див, рішення завдання 3 до теми 7);

• надлишки товарів, виявлені при інвентаризації, - на підставі актів;

• оприбуткування лікарської рослинної сировини, прийнятої від населення чи заго­товленої працівниками аптеки - відповідно до актів переведення лікарської сиро­вини в товар;

• оприбуткування тари, допоміжних та інших матеріалів, переведених аптеками в товар для наступної реалізації, - на підставі актів.

Вартість наведених операцій облікується у прибутковій частині товарного звіту тільки за роздрібними цінами.

Відображення надходження товару в бухгалтерських рахунках

Відповідно до Плану рахунків у бухгалтерському обліку товарів, що надійшли в аптеку, використовуються рахунки:

• активний рахунок 282 “Товари в торгівлі”, за дебетом якого відображається над­ходження товару, за кредитом - вибуття;

• пасивний рахунок 285 “Торгова націнка”, за кредитом якого відображається збіль­шення суми, за дебетом - зменшення суми.

Кореспонденція рахунків з обліку надходження товару наведена в табл. 11.1

Таблиця 11.1

Кореспонденція бухгалтерських рахунків з обліку надходження товару

№ з/іі	Зміст господарської операції	Рахунки №№, назва
		Дебет	Кредит
У разі здійснення передоплати
1	Перераховано постачальнику передоплату за товар	371 Розрахунки за виданими авансами	311 Рахунок в банку
2	а) Отримано від постачальника товар б) Встановлена торгова націнка	282 Товари в торгівлі 282 Товари в торгівлі	631 Розрахунки з постачальниками 285 Торгова націнка
3	Зарахування заборгованості	631 Розрахунки з постачальниками	371 Розрахунки за виданими авансами
У випадку оплати за фактом отримання
4	а) Отримано від постачальника товар б) Встановлена торгова націнка	282 Товари в торгівлі 282 Товари в торгівлі	631 Розрахунки з постачальниками 285 Торгова націнка

№ з/п	Зміст господарської операції	Рахунки №№, назва
		Дебет	Кредит
5	Погашення заборгованості постачальнику	631 Розрахунки з постачальниками	311 Рахунок в банку
6	Відображено суму податкового кредиту з товарів аптечного асортименту	641 Розрахунки за податками	631 Розрахунки з постачальниками

Характеристика цін, що використовуються в обліку діяльності аптеки

Основним вимірником у господарському та бухгалтерському обліку діяльності аптек є грошовий. На різних етапах діяльності аптек використовуються роздрібні, оптові, середньооблікові та інші види цін.

Взаємозв’язок між основними видами цін, які використовуються у роботі аптек, показано на рис. 3.4 (підтема 3.3).

При цьому, як видно з даних, наведених у табл. 11.2, у роботі аптек ширше викорис­товуються роздрібні ціни.

Таблиця 11.2

Порядок відображення у первинних, накопичувальних і бухгалтерських документах руху товару за різними цінами

№ з/п

Ціни

Звітні документи

Раху­ нок 282 Товар

Баланс Ф1 ряд. 140

Товаро­ транс­ портна накладна (рахунок- фактура)

Подат­ кова накла­ дна

Товарний звіт

з,

При­ хід

В/а опе­ рації

Реалі­ зація

До- кум. вида­ ток

32

1

Оптово- відпускна

+

-

-

-

-

-

-

-

-

-

3

Закупівельна

+

+

*

+

-

-

* *

*

-

+

4

Роздрібна

Встанов­ люється аптекою

-

+

+

+

+

+

+

+

-

* - встановлюється розрахунково; ** - на витратних рахунках.

Роздрібні ціни на лікарські засоби та вироби медичного призначення встановлю­ються самостійно аптекою на основі даних у супровідних документах (оптово-відпускні та закупівельні ціни) і є важливим фактором надання населенню належного лікарського забезпечення.