91. Ведення обліку кандидатів, вакансій, витрат на підбір

Облік персоналу – важлива складова кадрового менеджменту та кадрового діловодства. На практиці дані зазначеного обліку широко використовуються під час розроблення поточних і перспективних планів розвитку персоналу, а також при обчисленні стажу роботи для призначення пенсій, оформленні дубліката трудової книжки в разі її втрати, видачі довідок працівникам тощо.

Документи, за якими здійснюється облік персоналу, визначено нормативно-правовими актами, зокрема Переліком типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств із зазначенням термінів зберігання документів, затвердженого наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20 липня 1998 р. № 41.

Облікові документи заповнюються так [8, c. 112]:

особова картка за типовою формою П-2 — на всіх працівників підприємств, установ, організацій незалежно від строку та виду трудового договору (крім працівників, котрі підпадають під дію Закону України «Про державну службу» від 16 грудня 1993 р. № 3723-XII);

особова картка за типовою формою П-2 ДС — на працівників органів, установ, організацій, на яких поширюється Закон України «Про державну службу»;

особова справа — на керівників, спеціалістів і матеріально відповідальних осіб підприємств, установ, організацій.

Відповідно до Положення (Стандарту) бухгалтерського обліку № 16, затвердженого Наказом Міністерства фінансів України від 31.12.99 р. № 318, організаційні витрати якими, власне кажучи, і є витрати з підбору персоналу, відображаються в складі адміністративних витрат. Для обліку таких витрат використовується бухгалтерський рахунок 92 «Адміністративні витрати».

Податковий облік. У податковому обліку відображення цих витрат відбувається так.

ПДВ. Відповідно до пп. 7.4.1 Закону України «Про податок на додану вартість» до податкового кредиту платник ПДВ має право включати тільки суми податків, сплачених (нарахованих) у звітному періоді у зв’язку з придбанням товарів або послуг з метою їхнього подальшого використання в оподатковуваних операціях в межах господарської діяльності платника податку. Таким чином, якщо будуть оформлені документи, зазначені вище, що підтверджують факт зв’язку витрат з господарською діяльністю платника ПДВ, він буде мати право на податковий кредит у сумі ПДВ, сплаченого в складі оплати зазначених послуг.

Податок на прибуток. Відповідно до пп. 5.2.1 Закону України «Про оподаткування прибутку підприємств» від 28.12.94 р. № 334/94-ВР до складу валових витрат платника податку включаються суми яких-небудь витрат, сплачених (нарахованих) протягом звітного періоду у зв’язку з підготовкою, організацією, веденням виробництва, але з урахуванням обмежень, установлених п.п. 5.3–5.7 цього Закону. Зазначеними пунктами, зокрема, установлено, що обов’язковою умовою для включення витрат, пов’язаних з організацією господарської діяльності, є наявність документальних доказів того, що така виплата була здійснена як компенсація за фактично надану послугу (відпрацьований час), тобто розрахункових, платіжних та інших документів. Тобто і при включенні понесених витрат з підбору персоналу до валових витрат необхідно обов’язково оформити перелічені вище документи, дотримуючись в такий спосіб двох основних умов: зв’язок з організацією господарської діяльності та документальне підтвердження понесених витрат.