13. Механизм принятия управленческого решения и его документирование

В процессе деятельности организации управленцам необходимо постоянно принимать управленческие решения, которые направленны на приведение управляемого объекта к желаемому состоянию. Именно поэтому для принятия управленческого решения необходимы отклонения в деятельности организации.

1. Этап принятия управленческого решения.

1.1. Возникновение проблемной ситуации, определение проблемы и ее описание.

1.2. Сбор и обработка информации.

1.3. Определение имеющихся и необходимых ресурсов для решения проблемной ситуации.

2. Формирование решения.

2.1. Формирование нескольких возможных решений сложившейся проблемной ситуации.

2.2. Выработка критериев (то есть ценностей, которыми мы будем руководствоваться при принятии решения) принятия решения.

2.3. Выбор одного из возможных решений на основе выработанных критериев.

2.4. Выработка курса действий и его документирование (приказы, служебные записки и т.д.).

2.5. Оценка возможных последствий принятия и реализации решения и проектирование мер по их минимизации и документирование (приказы, служебные записки и т.д.).

3. Реализация решения.

3.1. Реализация определенных действий.

3.2. Обеспечение регулирования хода выполнения принятого решения.

3.3. Документирование результатов исполнения решения (служебная и докладная отчетность).

В ходе ответа по каждому подпункту привести примеры документов, с помощью которых документируются результаты деятельности.

14 Планирование как одна из функций управления организацией

Планирование (прогнозирование) заключается в систематическом поиске возможностей действовать и в прогнозировании последствий этих действий в заданных условиях

Основные задачи планирования деятельности организации в стратегическом аспекте деятельности:

• выбор оптимальной стратегии деятельности организации;

• обеспечение устойчивости и развития деятельности организации;

• обеспечение выполнения планов (организационный аспект);

• формирование мероприятий, обеспечивающих выполнение планов;

• координация выполнения планов;

• стимулирование выполнения планов.

Основные принципы планирования:

• преемственность стратегического и тактического планов;

• ранжирование объектов планирования по их важности;

• адекватность плановых показателей;

• согласованность плана с параметрами внешней среды;

• вариантность плана;

• сбалансированность плана (при условии обеспечения резерва по важнейшим показателям);

• экономическая обоснованность плана;

• обеспечение обратной связи системы планирования.

Планирование можно классифицировать по нескольким критериям:

- по степени охвата (общее и частичное),

- содержанию в аспекте предпринимательской деятельности (стратегическое - поиск новых возможностей и продуктов, тактическое - предпосылки для известных возможностей и продуктов, оперативное - реализация данной возможности),

- предмету (объекту) планирования (целевое, средств - потенциал, оборудование, материалы, финансы, информация; программное, действий),

- сферам функционирования (производство, маркетинг, НИОКР, финансы),

- охвату (глобальное, контурное, макровеличин, детальное),

- срокам (кратко-, средне-, долгосрочное),

- жесткое и гибкое.

Критерии выбора формы планирования (принципы планирования):

- полнота (требуется учесть все),

- детализация (глубина ее определяется целью планирования),

- точность,

- простота и ясность,

- непрерывность,

- эластичность и гибкость (использование плановых резервов, учет множественности возможных альтернатив, отсрочка деталей планирования до выяснения обстановки, вариантность),

- выравнивание при планировании (учет "узких мест"),

- экономичность.

При оценке экономичности планирования следует учесть его полезность (что обычно трудно) и затраты на планирование.

Подход менеджмента к планированию может быть осуществлен постановкой критериев и задач планирования, определением средств планирования, методов согласования планов, направлений и методов планирования.

Следует четко определить:

- объект планирования (что планируется),

- субъект планирования (кто планирует),

- период (горизонт) планирования (на какой срок),

- средства планирования (например, компьютерное обеспечение),

- методику планирования (как планировать),

- согласование планов (каких, с кем и на каких условиях).