2.2 Оценка эффективности электронного документооборота

Как для любой автоматизированной системы, эффект от системы электронного документооборота делится на две части: прямой эффект от системы, связанный с экономией средств на материалы, рабочее время сотрудников и т. д., и косвенный эффект, связанный с теми преимуществами для функционирования организации, которые дает система электронного документооборота (прозрачность управления, контроль исполнительской дисциплины, возможность накопления знаний и др.)

Прямой эффект от автоматизированной системы, поддающийся количественным подсчетам.

• Экономия средств (благодаря использованию более дешевой технологии обработки документов в электронной форме):

на расходные материалы (бумагу);

на оборудование (копировально-множительную технику и др.);

на доставку информации в бумажном виде;

на хранение бумажных документов (в т.ч. физическое освобождение места).

• Экономия рабочего времени сотрудников:

на ручную обработку данных и выполнение обслуживающих функций (передача, копирование и пр.);

на прохождение документов;

на поиск нужных документа

на повторное использование документов.

Эффект, обусловленный улучшением управленческих процессов и не поддающийся количественным подсчетам.

• Ускорение прохождения документов и предоставления услуг. Это связано с тем, что увеличивается скорость принятия решения в случаях, когда ситуация зависит от информации, содержащейся в документе. Также значительно ускоряются такие процессы, как согласование, утверждение и т.д.

• Оптимизация бизнес-процессов, связанных с документооборотом, повышение их прозрачности и улучшение контроля за всеми информационными потоками и процессами в организации. Система электронного документооборота предоставляют возможность отслеживать ход всего процесса работы с документами, осуществлять контроль исполнительской дисциплины, систематизировать и анализировать результаты контроля и тем самым выявлять проблемы и принимать меры для совершенствования системы управления.

• Повышение качества работы с информацией, возможность выполнения новых типов работ. Возрастает востребованность данных, влияющих на принятие решений, что, в свою очередь, приводит к улучшению работы организации.

• Формирование единого информационного пространства в масштабах распределенных организаций.

• Развитие корпоративной культуры, стимулируемое применением современных технологий для коллективной работы, например удаленное взаимодействие, поддержка деятельности рабочих групп и др.

Рассчитаем прямой экономический эффект (поддающийся количественной оценке) от системы электронного документооборота на предприятии «Белпромимпэкс» с численностью сотрудников, которые работают в среде документооборота равной 100.

Сперва необходимо рассчитать затраты на материальные ресурсы и потерю рабочего времени сотрудников, которые присутствуют до внедрения системы электронного документооборота.

Рассмотрим первую статью затрат – затраты на расходные материалы и оборудование. Это постоянные расходы, поэтому рассчитывать будем расходы в месяц, чтобы затем оценить сроки окупаемости.

Максимальную стоимость расходуемой в месяц бумаги можно рассчитать, исходя из возможностей одного сотрудника к прочтению и усвоению определенное количество страниц документов в месяц. На основе простого эксперимента можно выяснить, что в течение рабочего дня один средний сотрудник в состоянии прочесть не более 100 машинописных листов документов. С другой стороны, минимальный объем страниц, которые читает

один сотрудник в течение рабочего дня, не меньше 4-5 страниц, иначе этот сотрудник не работает с документами, а значит, не представляет интереса с точки зрения системы электронного документооборота.

Пусть P — стоимость бумаги с нанесенной информацией (ксерокс, печать), то месячные расходы на бумагу будут состоять из стоимости бумаги и стоимости расходных материалов на распечатку.

Для определения стоимости тиражирования документов положим, что один напечатанный в организации лист стоит примерно 100 руб. По данным бухгалтерии в месяц организация расходует в среднем 12000 листов бумаги. В итоге получаем 120000 руб. в месяц.

Стоимость расходных материалов на распечатку бумажных экземпляров документов L, с учетом ресурса картриджа в среднем с заправкой на 10000 копий и его стоимости 300000 руб., составит за месяц:

L = S/K*N (2.6)

где L - стоимость расходных материалов на распечатку;

S – стоимость картриджа;

K – ресурс картриджа;

N – количество листов бумаги.

L=300000/10000*12000=360000

Величина P за год составит:

(120000+360000) *12=5 760 000

Определим финансовые потери из-за рутинной работы. Пусть:

N – число сотрудников в организации;

T – доля времени затрачиваемого на «рутинные» операции с документами;

Z – средняя зарплата в месяц

Итого, потери = N*T*Z

Для определения времени, затрачиваемого на «рутинные» операции с документами, проанализируем данные, приведенные в таблице 6.

Таблица 5. Время, затрачиваемое на «рутинные» операции с документами

№ п.п.	Выполняемая операция	Среднее время выполнения операции до внедрения СЭД, мин	Ежемесячное количество операций	Суммарные затраты времени до внедрения СЭД, чел-дн
1	Регистрация входящего документа	5	200	1000
2	Регистрация внутреннего документа	5	120	600
3	Регистрация исходящего документа	5	210	1050
4	Размножение документа по резолюции	10	2000	20000
5	Подготовка типовых отчетов	120	5	600
6	Поиск документов с известными атрибутами	15	300	4500
8	Согласование типового документа	60	1000	60000
9	Организация и подготовка совещаний	90	5	450
10	Выдача напоминаний о приближении срока исполнения документа	20	200	4000

Продолжение таблицы 5.

11	Передача документа на исполнение или ознакомление	15	400	6000
12	ИТОГО:	375	5440	128200

Примечание: Источник: собственная разработка на основании данных предприятия

Исходя из расчетов, время, затрачиваемое на рутинные операции, составляет 128200 минут в месяц или

Расчет доли времени, затраченной на «рутинные» операции с документами просчитаем с помощью формулы (2.7)

Y = Tобщ. / Tрут.

(2.7)

где Y - доли времени, затраченной на «рутинные» операции с документами;

Tобщ. - общие затраты времени сотрудников при работе в области документооборота;

Tрут. - затраты времени на «рутинные» операции с документами.

Общие затраты времени сотрудников при работе в области документооборота за месяц составляют 3397735 минут. Затраты времени на «рутинные» операции с документами – 1552135 минут.

При штате в 100 сотрудников, 20% времени, средняя заработная плата 600000

Потери=100*0,2*600000 = 12000000 в месяц.

Таким образом, потери рабочего времени за месяц сотрудников предприятия составляют 12 000 000 рублей, что свидетельствует о факте неэффективной деятельности предприятия в области документооборота и подтверждает целесообразность системы электронного документооборота

Чтобы оценить стоимость сбереженного рабочего времени сотрудников на предприятии «Белпромимпэкс» проанализируем данные таблицы:

Данные для расчета экономии времени сотрудника службы документационного обеспечения управления использовались в динамике 2011-2013г

Таблица 6. Расчет прогнозируемой экономии времени сотрудников

Выполняемая операция	Среднее время выполнения операции без СЭД, мин	Среднее время выполнения операции после внедрения СЭД, мин	Ежемесяч ное количество операций	Суммар- ные затраты времени без СЭД, чел-дн	Суммар- ные затраты времени после внедрения СЭД, чел-дн	Экономия рабо чего вре-мени
Регистрация входящего документа	5	2	200	1000	400	2.5
Регистрация внутреннего документа	5	2	120	600	240	2,5
Регистрация исходящего документа	5	2	210	1050	420	2,5
Размножение документа по резолюции	10	2	2000	20000	4000	5
Подготовка типовых отчетов	120	60	5	600	300	2
Поиск документов с известными атрибутами	15	2	300	4500	600	7,5
Подготовка типового документа	30	10	1000	30000	10000	3
Согласование типового документа	60	10	1000	60000	10000	6
Организация и подготовка совещаний	90	30	5	450	150	3

Продолжение таблицы 6.

Выдача напоминаний о приближении срока исполнения документа	20	2	200	4000	400	10
Передача документа на исполнение или ознакомление	15	2	400	6000	800	7.5
ИТОГО:	375	132	5440	128200	27310	4.69

Примечание: Источник: собственная разработка на основании данных предприятия.

Таблица 7. Прогнозируемый экономический эффект от внедрения эл. документа

Затраты на разработку и внедрение системы	-	-
Основная заработная плата специалистов	ЗО=	5 007 376
Дополнительная заработная плата	ЗД =	751106
Отчисления в фонд социальной защиты населения	РСОЦ =	2 015 469
Единый налог, уплачиваемый от фонда оплаты труда	НЗ =	287 924
Расходы на материалы	М =	92 455
Прочие затраты	ПЗ =	1 001 475
Накладные расходы	РН =	5 007 376
Итого стоимость программного обеспечения (ПО):	-	14 163 181
Затраты на тиражирование документов до внедрения СЭД	-	-
Среднее число листов ф.А4 используемых в месяц	n=	12000
Стоимость одного листа ф.А4 (на лазерном принтере = 100 р.)	c=	100

Продолжение таблицы 7.

Число месяцев в году	d=	12
Сумма затрат на покупку картриджей принтера	-	4500000
Итого затраты на тиражирование документов до внедрения СЭД:	-	14400000
Экономия расходных материалов при печати документов (бумага, краска)	-	3000000
Экономия фонда зарплаты за счет экономии рабочего времени	-	-
Экономия времени на поиск нужного документа (обычно 5...10%)	e1=	10
Экономия времени на поиск нужного документа (обычно 5...10%)	e2=	10
За счет ускорения бизнес-процессов (по статистике - 10...30%)	e3=	30
Затраты времени на рутинные операции (мин. в месяц)	К=	1552135
Средняя месячная зарплата одного работника (с начислениями)	Z=	600000
Экономия рабочего времени в год, руб.:	-	144000000
Экономический эффект от внедрения и эксплуатации СЭД в течение года (ВСЕГО общая экономия – ВСЕГО затраты)	-	151200000

Примечание: Источник: собственная разработка на основании данных предприятия.

Проанализировав приведенные выше статистические данные следует, что при системе электронного документооборота на предприятии «Белпромимпэкс» прогнозируемая экономия времени сотрудников увеличилась в 4,69 раз (таблица 6).

Таким образом, прогнозируемый экономический эффект при системы электронного документооборота на предприятии «Белпромимпэкс» в динамике составит 151 200 000 (таблица 8). Прогнозируемый срок окупаемости системы просчитаем с помощью формулы

Tокуп. =P / (EF / 12)

(2.8)

Где Tокуп. - прогнозируемый срок окупаемости системы;

P – затраты на приобретение и внедрение системы;

EF - прогнозируемый экономический эффект при внедрении системы.

Затраты на приобретение и внедрение системы составляют 14163181, прогнозируемый экономический эффект при внедрении системы – 151200000.

Прогнозируемый срок окупаемости системы составит: 1,12

Таким образом, при системы электронного документооборота на предприятии «Белпромимпэкс», система полностью окупится после первого месяца использования