Заключение

По результатам проведенных исследований можно сделать следующие выводы:

1. С каждым годом объем оказываемых услуг растёт ,так, в 2012году по сравнению с 2011 увеличился на 80%., а в 2013 по сравнению с 2012 на 9,3% на это повлияло: улучшение качества оказываемых услуг за счет использования новых более эффективных технологий; активная рекламная деятельность предприятия; расширение рынков оказания услуг.

2. Выручка компании возросла на 14,7% в 2012 г. и на 15% в 2013 г. это связано с расширением производства, снижением себестоимости продукции или услуги, грамотное и эффективное управление

2. Превышение темпа роста выручки над темпом роста себестоимости свидетельствует об эффективной финансовой деятельности.

3.Рентабельность продаж с каждым годом падает, что указывает на то ,что у предприятия могут возникнуть трудности относительно приращения прибыли.

4. Основной проблемой ОАО «Белпромимпэкс» является неспособность занять рынок целиком, что объясняется ограниченными производственными мощностями.

5. Из анализа видно, что увеличился объем оказываемых услуг, о чем свидетельствует спрос на рынке.

6. В ходе анализа деятельности предприятия было выявлено, что документооборот занимает место узлового звена системы делопроизводства.

Анализ организации документооборота выявил, что главное правило - оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени на этапе от первичной обработки до поступления на исполнение, не всегда соблюдается.

7.При системе электронного документооборота на предприятии «Белпромимпэкс» прогнозируемая экономия времени сотрудников увеличится в 4,69 раз

8. Международные требования в области документооборота, несмотря на то, что законодательство в различных странах-государствах неодинаково, находят свое отражение в национальных стандартах зарубежных стран и стандартах Беларуси.

9.Нормативное регулирование электронного документооборота, первоначально получившего широкое распространение в США, на сегодня приобретает первостепенное значение при организации и функционировании современных систем документооборота на предприятии в развитых странах.

Для совершенствования электронного документооборота на ОАО «Белпромимпэкс» можно сформулировать следующие рекомендации:

1. Внедрить систему «Мотив» ,что позволит решить следующие проблемы, связанные с организацией документооборота:

• Отсутствие единого информационного пространства, отсутствие автоматизированных организационных справочников, содержащих адреса электронной почты сотрудников;

• Проектные группы организации вынуждены локально формировать собственные системы классификаторов, а также словарей и нормативов;

• Регистрация документов проводится вручную и часто дублируется в каждом структурном подразделении. При этом используются какие-либо таблицы или списки;

• Маршрутизация документов не автоматизирована. Документ направляется только по маршруту, выбираемому очередным исполнителем, что затрудняет соблюдение регламентов, принятых в организации (особенно при согласовании документов);

• Затруднено проведение контроля за своевременным исполнением документа. Напомнить о документе при этом можно только дополнительным письмом, отправленным вручную, или позвонив по телефону;

• Невозможно осуществить автоматизированный поиск документов.

2. разработать подсистемы прав и полномочий на документооборот предприятия;

3. разработать маршрутные схемы документов и дополнительных процедур обмена информацией;

4. настроить модули и подсистемы Контроль исполнения поручений, Электронный документооборот, Электронная библиотека; подсистемы администрирования;

5. тестировать системы: испытать все программные составляющие на отказоустойчивость и корректность настройки.

6.уменьшить количество рутинных ручных операций, ускорить и оптимизировать управляющие воздействия и обратную связь на предприятии, влияя, таким образом, на его прибыльность и эффективность работы.

7. сократить время реакции на возникающие проблемы, запросы о предоставлении информации по документам с в 4 раза

8. сократить в 2,5 раза время менеджеров и руководителей на оперативный контроль подчиненных;

9.сократить сроки формирования отчетности более чем в 5 раз;

10. Сократить общие управленческие издержки на 12,5%

Таким образом, технологии информационного менеджмента, придающие системность и функциональность информационным процессам на предприятии, являются тем ресурсом, на основе которого можно не только повысить эффективность системы управления, но и, в конечном итоге, прийти к повышению качества труда увеличению прибыли.