1.3 Методы совершенствования документооборота на предприятии

Объем документации, создаваемой в учреждениях имеет тенденцию к постоянному и все более ускоряющемуся росту. В связи с научно-техническим прогрессом увеличение объемов управленческой документации происходит пропорционально изменению роста объемов производства продукции и производительности труда. Это первая закономерность документообразования.

Рост объемов производства приводит к стремительному росту объемов информации. В то же время производительность труда в производственной сфере растет гораздо быстрее производительности труда в управлении. Этот разрыв - одна из основных причин роста аппарата управления во всех развитых странах мира.

Причины роста объема документооборота подразделяют на объективные и субъективные. Субъективные причины связаны с бюрократизацией управленческой деятельности. Главными объективными причинами увеличения объемов документов являются влияние научно-технического прогресса, развитие экономики, расширение и усложнение номенклатуры выпускаемой продукции, освоение новых районов, строительство новых объектов, усложнение процессов управления. При этом объемы создаваемых документов увеличиваются с ростом количества документируемых действий и количества адресатов, которым эти действия направлены. Таким образом, возрастание или сокращение объемов документов значительным образом связано с процессами документирования [9,стр.178].

Повышение эффективности работы аппарата управления может быть достигнуто за счет совершенствования его структуры, повышения квалификации кадров, улучшения организации, механизации и автоматизации выполнения наиболее трудоемких процессов управленческой деятельности. Наибольший эффект достигается при комплексном, взаимосвязанном и гармоничном развитии всех этих направлений.

На современном этапе можно отметить, что в связи с внедрением электронно-вычислительной техники значительно повысилась эффективность работы, но так как внедрение вычислительной техники (ВТ) происходит постепенно (это связано с большими финансовыми, организационными и людскими затратами), то существуют участки, где работа строится традиционными методами.

Современные и перспективные направления совершенствования документационного обеспечения управления неотделимы от процесса массового внедрения достижений научно-технического прогресса. Эти достижения, связанные с созданием качественно новых видов вычислительной техники, средств связи, дают возможность перейти к принципиально иной и значительно более эффективной информационной технологии в органах управления, основанной на органичном включении комплекса технических средств в управленческий процесс.

Для такой крупной организации как, имеющей разветвленную структуру и филиалы на отдельных территориях, наиболее эффективной формой использования стандартов и нормативных актов, регламентирующих документационное обеспечение деятельности предприятия, является создание корпоративной информационной системы. Это позволило бы все перечисленные материалы представлять в виде электронных текстов, доступ к которым может быть возможен с любого рабочего места корпоративной сети.

С вступлением в силу закона об электронной подписи, стало возможным обеспечение правовых условий для использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается юридически равнозначной собственноручной подписи человека (гражданина или индивидуального органа юридического лица) в документе на бумажном носителе. [9, стр. 197]

Система автоматизации делопроизводства и документооборота должна функционировать в локальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников структурных подразделений, участвующих в технологических процессах делопроизводственной деятельности.

В число основных автоматизируемых функций, которые должна обеспечивать система входят следующие: регистрацию всей поступающей корреспонденции, включая письма, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения; регистрацию всей исходящей корреспонденции и ее внутренних документов; списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел; осуществление контроля за исполнением поручений; поиск документов.

В последнее время выбор корпоративных информационных систем весьма широк, на этом рынке представлены как импортные, так и отечественные разработки.

К выбору системы электронной документации (СЭД) следует подходить исходя из потребностей организации. Для начала нужно определиться со следующим набором критериев для классификации: на каких технических платформах работает система и как это согласуется с политикой предприятия в этой области; какие объемы хранимой информации ориентирована система, согласуются ли эти объемы с ожидающимся потоком документов в организации; какова организация распределения, хранения и обмена документами между офисами компании, эффективность сетевого взаимодействия; определиться с финансовыми затратами. [27, стр. 111]

Что же касается эффективности, то в качестве наилучшей ее меры выступает повышение производительности труда в результате внедрения системы. Важно отметить, что эффективность достигается не только за счет высокого быстродействия системы, но и опять же ее широких функциональных возможностей. Полнофункциональная система позволяет автоматизировать работу с документами любых типов и практически на всех стадиях жизненного цикла, начиная от задания на разработку и кончая сдачей в архив. Кроме того, данное качество дает возможность настраивать систему на различные специфические участки, будь то классическое делопроизводство (с параллельным хождением электронных и бумажных документов) или разработка проектно-конструкторской документации (с поддержкой сканирования, векторизации, распознавания и индексирования), что актуально для организации. Очевидно, что полнофункциональная система должна не только уметь организовывать сложные маршруты движения документов (последовательно-параллельные, с условным ветвлением, циклами и даже самостоятельным принятием управленческих решений, когда это возможно), но и контролировать их исполнение, вести аудит, оптимизировать загрузку сотрудников и делать многое другое .

Исходя из этого, система должна как минимум обеспечивать:

• Единую регистрацию всей поступающей корреспонденции, включая письма и обращения граждан, с последующим направлением документов на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения;

• Единую регистрацию всей исходящей корреспонденции и внутренних документов организации;

• Регистрацию движения документов (документооборота) внутри организации, включая резолюции, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов;

• Списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;

• Контроль своевременного исполнения поручений, обращений граждан, организаций, резолюций и указаний руководства; проверку правильности и своевременности исполнения документов;

• Поиск документов и получение статистических отчетов по документообороту организации;

• Формирование реестров отправки для экспедиции учреждения или отправку документов с помощью систем электронной почты.

Также система автоматизации делопроизводства и документооборота должна функционировать в локальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников структурных подразделений и филиалов, участвующих в процессах делопроизводственной деятельности.

Существующие системы автоматизации ДОУ в основном выполняют сходные функции. Но в связи с отсутствием унифицированной терминологии называют их по-разному: система автоматизации документооборота, система управления делопроизводством, распределенная система управления документами, система электронного документооборота, электронный архив и т.д. Далее это программное обеспечение именуется системой автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД).

(Основные требования к современной САДД можно сформулировать как следующие. Система должна:

• в полном объеме выполнять все задачи ДОУ: подготовку документов, их регистрацию, рассылку исполнителям, контроль исполнения документов, их оперативное хранение, а также поиск и справочную работу по массиву документов;

• быть построенной на принципах ДОУ, программных и технологических решениях, соответствующих действующему отечественному законодательству, международным и государственным стандартам, инструкциям и требованиям;

• обеспечить полноценное использование созданного корпоративного информационного ресурса, необходимую степень защиты информации от несанкционированного доступа, хранение документов в электронном архиве.

Основные принципы использования САДД рассмотрим на примере системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «Дело». Эта система построена на принципах традиционных отечественных технологий делопроизводства, полностью соответствует нормативным требованиям к документационному обеспечению управленческой деятельности в организациях различных организационно-правовых форм. Она поддерживает полный жизненный цикл документа в организации от создания проекта документа до его списания в дело и передачи в архив.

Для эксплуатации системы в организации должна быть установлена сеть персональных компьютеров, один из которых выполняет функции сервера системы, обеспечивающего управление общими ресурсами сети. На сервере устанавливают систему управления базой данных (СУБД) - программное обеспечение, позволяющее размещать и хранить документную базу данных, а также управлять ею. Система может использовать различные СУБД, в том числе MS SQL, Oracle. Персональные компьютеры на рабочих местах пользователей должны быть оснащены клиентской частью СУБД.

САДД включает программы, устанавливаемые на сервере (серверное программное обеспечение), и программы, устанавливаемые на каждый персональный компьютер сети, подключаемый к системе (клиентское программное обеспечение).

При первоначальной настройке САДД на структуру предприятия и особенности его документооборота в определенном порядке заполняют внутренние структуры данных системы - так называемые справочники. В процессе работы с системой справочники могут быть дополнены и изменены.

Сотрудники организации, непосредственно работающие в системе с документами, называются пользователями. Пользователи системы выполняют технологические функции, вводя данные о документах, их местонахождении и исполнении. Это, как правило, - сотрудники отдела делопроизводства и ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях[25, с. 90-91] Для регистрации пользователей в системе и определения им прав доступа к информации и выполнения функций в системе предусмотрен специальный справочник - «Пользователи». В этом справочнике для каждого пользователя определен состав доступной ему информации и набор разрешенных ему операций.

Системный технолог - это особый пользователь, который настраивает систему на структуру и документооборот организации, заполняя и изменяя содержимое справочников системы, а также выполняет операции по контролю и исправлению ошибок в работе всех пользователей. [33, стр. 83]

Специалисты информационно-технической службы организации выполняют функции администраторов системы: установку СУБД и САДД на сервере и рабочих местах пользователей, обеспечение его работы, а также сохранности документов и их доступности пользователям.

В структурных подразделениях создают электронные картотеки, которые являются при этом подмножествами единой картотеки предприятия, и «виртуальные» кабинеты должностных лиц. Должностные лица - работники предприятия, являющиеся официальными участниками документооборота - корреспондентами и адресатами документов. Должностное лицо - владелец кабинета -- может самостоятельно работать с документами в системе или от его имени поручить делать это сотруднику, наделенному статусом пользователя.

Каждый пользователь сети на своем рабочем месте:

• получает данные о документах, направленных ему на обработку;

• выполняет необходимые действия;

• направляет документ для дальнейшей работы.

При этом автоматически фиксируется и накапливается информация о движении документов в организации.

При регистрации документа в САДД создают электронную регистрационную карточку (РК), с которой может быть связан электронный документ или электронная версия бумажного документа (файлы с текстом, изображениями, фонограммами и другими формами представления документа в компьютере). После регистрации РК документа с прикрепленными файлами пересылают по локальной сети в кабинет должностного лица, ответственного за принятие решения по исполнению документа, а далее в соответствии с вынесенной резолюцией -- в картотеку структурного подразделения и кабинеты исполнителей. Маршруты движения РК и прикрепленных к ней документов устанавливают в соответствии с определенным на предприятии порядком прохождения входящих, исходящих и внутренних документов.

Система автоматизирует как текущий, так и итоговый контроль исполнения документов.

Для автоматизации создания внутренних и исходящих документов САДД «Дело» поддерживает работу над проектами документов. В этом случае используют специальный тип регистрационной карточки, включающий перечень визирующих проект должностных лиц, маршрут визирования, а также должностное лицо, подписывающее документ. При этом исполнитель документа имеет возможность контролировать ход визирования и подписания проекта. Должностные лица, получившие проект документа, могут его завизировать, высказать замечания или внести их в файл документа. Согласование и подписание документа может заверять электронно-цифровая подпись (ЭЦП) должностного лица. После подписания документа на основе РК проекта автоматически создается РК исходящего или внутреннего документа.

В системе как один из справочников составляется номенклатура предприятия, объединяющая номенклатуры дел отдельных структурных подразделений. Ее используют для регистрации документа и работы с исполненными документами при списании их в дела.

В целом САДД обеспечивает выполнение следующих функций ДОУ:

• единая регистрация всех документов предприятия путем создания РК;

• регистрация проектов как отдельной группы документов с последующей перерегистрацией после подписания проекта;

• ввод резолюций в РК и направление резолюций и документов на рабочие места пользователей-исполнителей;

• пересылка отчетов исполнителей ответственным исполнителям и/или авторам резолюций;

• контроль работниками службы ДОУ движения РК и электронных документов (документооборота) внутри предприятия;

• контроль за своевременным и правильным исполнением документов;

• поиск документов по совокупности реквизитов РК и тексту прикрепленного к ней документа при справочно-аналитической работе;

• создание реестров рассылки документов при отправке исходящих документов адресатам;

• составление по установленным формам сводок, отчетов для руководства предприятия;

• предоставление любому должностному лицу своего личного электронного кабинета и необходимого, определенного действующими в организации правилами, уровня доступа к информационным ресурсам предприятия;

• хранение РК и электронных образов документов;

• списание документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и доступ к ним при возникновении необходимости их использования в работе;

• протоколирование работы с системой всех пользователей, возможность исправления ошибочно произведенных действий. [40, стр. 103]

САДД «Дело» также способна выполнять основные функции архива электронных документов. Но для этой цели предпочтительнее другой продукт из «линейки» программных продуктов – электронные офисные системы (ЭОС) - система «Архивное дело», которая:

• принимает из системы «Дело» исполненные документы для формирования и оформления дел, или же может использоваться самостоятельно, регистрируя дела и документы;

• по заданным параметрам проводит экспертизу ценности документов, включая отбор документов на архивное хранение, контроль сроков хранения документов, а также выделение дел к уничтожению;

• ведет учет архивных дел и документов и формирует основные учетные формы (описи) и формы отчетов, утвержденные нормативными документами Росархива;

• позволяет искать документы в созданном ею электронном архиве организаций.

Для обеспечения правовой основы использования любой информационной системы автоматизации ДОУ на предприятии должны быть созданы, подписаны (утверждены) следующие организационно-распорядительные документы:

• приказ о принятии в эксплуатацию САДД с указанием задач и функций этой системы;

• приказ о введении электронного документооборота в ДОУ с определением полномочий и ответственности должностных лиц, участвующих в работе с документами в организации;

• положение (регламент) об электронном документообороте предприятия (как самостоятельный документ или как приложение к инструкции по делопроизводству), включающее перечень документов, выполняемых и используемых в электронной форме, и альбом форм электронных документов (в электронном виде и на бумажном носителе);

• При использовании ЭЦП во внутреннем электронном документообороте с использованием САДД на предприятии должен быть создан его удостоверяющий центр, выдающий определенным пользователям ключи ЭЦП и обеспечивающий их достоверность. При этом администраторы и пользователи должны быть обучены работе со средствами ЭЦП, а в соответствующей инструкции - определены их полномочия, а также порядок выдачи и отзыва ключей.

Необходимое условие внедрения САДД при работе с документами - создание продуманной и надежной системы долговременного хранения электронных документов [34, стр. 101]

Государственный стандарт ГОСТ Р ИСО 9001-2001 «Системы менеджмента качества. Требования», устанавливая обязательность документирования системы менеджмента качества (СМК), не требует использования САДД для поддержки СМК на предприятии. Однако внедрение САДД с функциями моделирования (например, САДД «DJRECTUM») повышает эффективность построения СМК на предприятии.

Процессы СМК в САДД описывают через модуль «Управление деловыми процессами». В «типовых маршрутах» задают порядок и сроки прохождения различных поручений и других действий.

Все сотрудники на своих рабочих местах используют утвержденные электронные формы документов СМК. При этом система может самостоятельно контролировать выполнение регламентов СМК сотрудниками, а информация о выполнении или нарушении требований регламентов хранится в системе и доступна для оперативного анализа руководством. Это повышает ответственность сотрудников и снижает трудоемкость документирования их деятельности в СМК.

Повышается эффективность и работы уполномоченных по СМК. Система автоматизирует распространение документов по подразделениям и фиксирует факт ознакомления сотрудников с новыми редакциями документов, а также контролирует использование ими актуальных редакций документов. Она позволяет вести мониторинг процессов СМК. При подготовке и проведении аудитов системы СМК в автоматизированном режиме могут быть легко получены отчеты по функционированию СМК, выполнению регламентов сотрудниками, ведению записей по качеству.

Руководителям система помогает:

• планировать мероприятия по улучшению СМК;

• получать в форме отчетов объективные и актуальные данные о функционировании СМК на предприятии, деятельности подразделений и сотрудников, степени их загрузки, качестве выполняемых ими работ;

• оперативно доводить до сведения исполнителей результаты анализа руководством их работы;

• корректировать действия по управлению качеством на основе текущего состояния СМК и результативности предшествующих мероприятий по улучшению.

Кроме того, в САДД, ориентированной на использования в СМК, может входить специальный модуль, который способен фиксировать все обращения потребителей, анализировать их запросы и предложения, вести мониторинг удовлетворенности заказчиков.

Таким образом, САДД предоставляет возможность управлять всем комплексом документов СМК, включающим как организационные документы (руководство по качеству, политика и цели в области качества, положения и регламенты бизнес-процессов и др.), так и документы, сопровождающие бизнес-процессы. Одновременно она позволяет объединить офисный (организационно-распорядительный) документооборот с инженерным, включающий техническую, технологическую и чертежно-конструкторскую документации.

Электронные документы (и оригиналы, и электронные копии бумажных документов), создаваемые в процессе управленческой деятельности, наиболее вероятно, будут иметь доказательную силу, если организация может продемонстрировать, что в любой из управленческих ситуаций определенные документы:

• всегда создают;

• всегда создают на одном и том же этапе бизнес-процесса;

• всегда хранят в одном и том же месте и сохраняют одним и тем же способом;

• всегда доступны одним и тем же людям для одних и тех же целей;

• включены в состав базы данных, которая надежно администрируется, и существуют надежные гарантии неизменности электронных документов.

Это возможно, если в организации существует система управления документами.