81

Содержание

Введение………………………………………………………………………..	4
1. Сущность и значение электронного документооборота………………..	6
1.1Основные понятия, цели и свойства электронного документооборота……………………………………………………………..	6
1.2Классификация систем электронного документооборота …………..	16
1.3Методы совершенствования документооборота на предприятии..…	20
2.Анализ электронного документооборота в ОАО «Белпромимпэкс» …..	29
2.1Общий анализ деятельности предприятия ……………………………	29
2.2 Оценка эффективности электронного документооборота………….	37
2.3Особенности управления документами и нормативное регулирование электронного документооборота за рубежом …………	45
3.Совершенствование электронного документооборота………………….	54
3.1Выбор системы электронного документооборота …………………..	54
3.2Внедрение системы «Мотив» в ОАО «Белпромимпэкс»…………….	62
3.3Расчет экономической эффективности от внедрения системы «Мотив»………………………………………………………………………..	69
Заключение…………………………………………………………………….	74
Список использованных источников…………………………………………	75
Приложения……………………………………………………………………	79

Введение

Актуальность выбранной темы обуславливается необходимостью эффективно обеспечивать жизненный цикл документа (его создание, хранение версий, публикация, блокировка доступа к изъятому документу, передача документа для хранения в архиве), а также усиление контроля над обработкой и исполнением. Решение проблемы управления документами позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организации, обеспечивать их эффективное функционирование, а также обеспечить доступ сотрудникам к документированной информации с наименьшими затратами времени, труда и средств.

Значимость данной темы определяется тем, что в настоящее время любая организация работает с документами. Документооборот охватывает всю структуру организации и непосредственно связан с ее деятельностью. Документы являются средством, обеспечивающим реализацию функций управления - от планирования до контроля. Управленческие процессы не только используют документы, но и порождают их. Так документы становятся одновременно и объектом, и средством управления.

Организация работы с документами предполагает организацию документооборота предприятия, хранение документов и их использование в текущей деятельности. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам, например, регистрируемые и нерегистрируемые документы; входящие, исходящие и внутренние документы.

В рамках работ по улучшению организационных методов управления все большее внимания уделяется комплексу целенаправленных мероприятий по упорядочению информации, совершенствованию документирования и документооборота на предприятиях всех форм собственности. Совершенствование информационной деятельности предполагает ее рационализацию. Рационализация связана, прежде всего, с внедрением и функционированием автоматизированных систем управления. Автоматизация делопроизводства обеспечивает полноценную работу пользователей, управление деловыми процессами, поддержку жизненных циклов и версий документов, динамическое управление правами доступа.

Таким образом, автоматизация делопроизводства при помощи автоматизированной системы документооборота необходима для обеспечения мобильности руководства предприятием и увеличение эффективности работы самого предприятия.

Данная тема нашла широкое освещение в научной литературе,например она поднимается в работах ученых: Андреев В.И.; Гадасин В.А.; Доронина Л.А.; Кузнецова Т.В.; Санкина Л.В.; Пахчанян А.; Персианов; Петров В.Н., а так же в работах ряда зарубежных ученых Д.Демпси, Т.Смедингоффа, Д.Скоума, Р.Хилла и др. В тоже время следует отметить, что на данный момент информационные системы практически не исследованы с точки зрения договорных отношений, возникающих в связи с их созданием и практическим использованием для целей гражданского оборота.

Объектом исследования дипломной работы являлся документооборот предприятия, в рамках которого реализуется процесс совершенствования системы электронного документооборота.

Предметом исследования дипломной работы являлись процессы разработки функциональной модели эффективной автоматизированной системы управления документацией .

Целью дипломной работы являлась разработка функциональной модели автоматизации документооборота как подсистемы корпоративной информационной системы предприятия «Белпромимпэкс».

Для достижения цели были поставлены следующие задачи:

• проанализировать основную деятельности предприятия;

• изучить теоретические основы построения системы документооборота на предприятии;

• выявить положительные и отрицательные стороны работы с автоматизированными системами управления документацией;

• охарактеризовать объект исследования;

• проанализировать процесс документооборота на предприятии;

• разработать на основе анализа существующей системы документооборота на предприятии конкретные мероприятия по ее совершенствованию;

• провести расчет экономической эффективности от внедрения проекта;

В первой главе рассмотрены задачи и функции систем электронного документооборота, представлены свойства СЭД, так же представлена классификация систем электронного документооборота и методы совершенствования документооборота на предприятии.

Во второй главе представлена информация о предприятии «Белпромимпэкс», проведен анализ информационных потоков и движения документов на предприятии и рассмотрена система организации делопроизводства.

В третьей главе сформулированы требования к разрабатываемой подсистеме, разработана модель работы подсистемы для автоматизации делопроизводства и рассчитана экономическая эффективность от её внедрения.