2.2.2. Редагування і форматування робочих аркушів Mіcrosoft Excel

Будь-яка обробка інформації починається з її введення в комп'ютер. У електронні таблиці MS Excel можна вводити текст, числа, дати, час, послідовні ряди даних і формули.   Введення даних здійснюється в три етапи:

• виділення комірки;

• введення даних;

• підтвердження введення (натиснути клавішу Enter).  

Після того як дані введені, їх потрібно представити на екрані в певному форматі. Для представлення даних в MS Excel існують різні категорії форматних кодів.  

Для редагування даних у клітинці необхідно двічі клацнути на комірці і зробити редагування або виправлення даних.  

До операцій редагування належать:

• видалення і вставка рядків, стовпців, вічок і листів;

• копіювання та переміщення осередків та блоків осередків;  

• редагування тексту і чисел у комірках  

До операцій форматування відносяться:

• зміна числових форматів або форми подання чисел;

• зміна ширини стовпців;

• вирівнювання тексту і чисел у комірках;

• зміна шрифту і кольору;

• вибір типу і кольору кордону

• заливка комірок

Введення чисел і тексту  

Будь-яку інформацію, яка обробляється на комп'ютері, можна представити у вигляді чисел або тексту. Числа і текст за замовчуванням Excel вводить у форматі Загальний.

Введення тексту  

Текст - це будь-яка послідовність введених в осередок символів, яка не може бути інтерпретована Excel як число, формула, дата, час доби. Введений текст вирівнюється в осередку по лівому краю.  

Щоб ввести текст, виділіть комірку і наберіть текст з клавіатури. Осередок може вміщати до 255 символів.

Якщо потрібно ввести деякі числа як текст, то для цього виділіть комірки, а потім виберіть команду Формат / Ячейки. Далі виберіть вкладку "Число" і в списку форматів виберіть Текстовий.

Ще один спосіб введення числа як тексту - це ввести перед числом символу апострофа.  

Якщо текст не поміщається в комірку, то необхідно збільшити ширину стовпця або дозволити перенесення за словами (Формат / Осередки, вкладка Вирівнювання).

Введення чисел  

Числові дані - це числові константи: 0 - 9, +, -, /, *, Е,%, точка і кома. При роботі з числами необхідно вміти змінювати вид чисел, що вводяться: число знаків після коми, вид цілої частини, порядок і знак числа.  

Excel самостійно визначає чи відноситься введена інформація до числа. Якщо введені в клітинку символи відносяться до тексту, то після підтвердження введення в осередок вони вирівнюються по лівому краю комірки, а якщо символи утворюють число - то по правому краю комірки.  

Числа в Excel відображаються в категоріях Числовий, Експоненціальне, Фінансовий, Грошовий, Процентний, Дробний.

Введення послідовних рядів даних  

Під рядами даних маються на увазі дані, що відрізняються один від одного на фіксований крок. При цьому дані не обов'язково повинні бути числовими.  

Для створення рядів даних необхідно виконати наступне:  

1. Ввести в клітинку перший член ряду.  

2. Виділити область, де буде розташовано ряд. Для цього потрібно підвести покажчик миші до маркера заповнення, і в цей момент, коли білий хрестик переходить у чорний, натиснути ліву кнопку миші. Далі, утримуючи кнопку миші, треба виділити потрібну частину рядка або стовпця. Після того як ви відпустіть кнопку миші, виділена область заповниться даними.  

Можна побудувати ряд даних та іншим способом, якщо вказати крок побудови. Для цього потрібно ввести вручну другий член ряду, виділити обидві комірки і продовжити виділення до потрібної області. Дві перші осередки, введені вручну, задають крок ряду даних.  

Формат даних  

Дані в MS Excel виводяться на екран у певному форматі. За замовчуванням інформація виводиться у форматі Загальний. Можна змінити формат подання інформації у виділених осередках. Для цього виконайте команду Формат / Ячейки.  

З'явиться вікно діалогу "Формат ячеек", в якому потрібно вибрати вкладку "Число". У лівій частині вікна діалогу "Формат ячеек" у списку "Числові формати" наведено назви всіх використовуваних в Excel форматів.

Для формату кожної категорії наводиться список його кодів. У правому вікні "Тип" ви можете переглянути всі форматні коди, які використовуються для представлення на екрані інформації. Для представлення даних ви можете використовувати вбудовані форматні коди MS Excel або ввести свій (користувацький) код формату. Для введення форматного коду виберіть рядок (усі формати) і введіть символи форматного коду в поле введення "Тип".  

Стиль подання даних  

Одним із способів упорядкування даних у Excel є введення стилю. Для створення стилю використовується команда Формат / Стиль. Виконання цієї команди відкриває вікно діалогу "Стиль".