2.2. Процесори електронних таблиць

2.2.1. Електронна таблиця Mіcrosoft Excel

Excel - це табличний процесор. Табличний процесор - це прикладна програма, яка призначена для створення електронних таблиць і автоматизованої обробки табличних даних.

Електронна таблиця - це електронна матриця, розділена на рядки і стовпці, на перетині яких утворюються осередки з унікальними іменами. Осередки є основним елементом електронної таблиці, в які можуть вводитися дані і на які можна посилатися по іменах осередків. До даних належать: числа, дати, час доби, текст або символьні дані і формули.

Що таке обробка табличних даних в Excel?  

До обробки даних відноситься:  

• проведення різних обчислень за допомогою формул і функцій, вбудованих в редактор;  

• побудова діаграм;  

• обробка даних у списках (Сортування, Автофільтр, Розширений фільтр, Форма, Підсумки, Зведена таблиця);  

• рішення задач оптимізації (Підбір параметра, Пошук рішення, Сценарії "що - якщо" та інші завдання);  

• статистична обробка даних, аналіз і прогнозування (інструменти аналізу з надбудови "Пакет аналізу").  

Таким чином, Excel є не тільки засобом автоматизації розрахунків, а й засобом моделювання різних ситуацій.  

Область застосування Excel: планово - фінансові та бухгалтерські розрахунки, облік матеріальних цінностей, системи підтримки прийняття рішень (СППР) та інші області застосування.

Створення нової робочої книги в Excel  

Навчання роботі з Excel необхідно починати з вивчення вікна програми Excel. При запуску Excel відкривається вікно програми, в якому відображається нова робоча книга - Книга 1.  

Вікно додатку Excel має п'ять основних областей:

• рядок меню;

• панелі інструментів;

• рядок стану;

• рядок введення;

• область вікна робочої книги.

Основна обробка даних в Excel здійснюється за допомогою команд з рядка меню. Панелі інструментів Стандартна і Форматування є вбудованими панелями MS Excel, які розташовуються під рядком меню і містять певні набори піктограм (кнопок). Основна частина піктограм призначена для виконання найбільш часто використовуваних команд з рядка меню.  

Рядок формул в Excel використовується для введення і редагування значень, формул в осередках чи діаграмах. Поле імені - це вікно зліва від рядка формул, в якому виводиться ім'я активної комірки. Піктограми: X, V, fx, розташовані зліва від рядка формул - це кнопки скасування, введення і вставка функції відповідно.  

Рядок стану вікна програми Excel розташована в нижній частині екрана. Ліва частина рядка стану зазначає відомості про стан робочої області електронної таблиці (Готово, Введення, Правка, Вкажіть). Крім того, в лівій частині рядка стану коротко описуються результати виконаної команди. У правій частині рядка стану виводяться результати обчислень (при виконанні автоматичних обчислень за допомогою контекстного меню рядка стану) і відображаються натиснуті клавіш Ins, Caps Lock, Num Lock, Scroll Lock.  

Далі необхідно ознайомитися з основними поняттями вікна робочої книги. Робоча книга (документ Excel) складається з робочих аркушів, кожний з яких є електронною таблицею. За замовчуванням відкривається три робочих листа або три електронних таблиці, перехід до яких можна здійснити, клацаючи на ярличках, розташованих внизу книги. При необхідності в книгу можна додати робочі листи (електронні таблиці) або видалити їх з книги.  

Кнопки прокрутки ярликів здійснюють прокручування ярличків робочої книги. Крайні кнопки здійснюють прокручування до першого і останнього ярличку робочої книги. Внутрішні кнопки здійснюють прокручування до попереднього і наступного ярличку робочої книги.  

Основні поняття електронної таблиці: заголовок стовпця, заголовок рядка, осередок, ім'я комірки, маркер виділення, маркер заповнення, активна комірка, рядок формул, поле імені, активна область листа.

Робоча область електронної таблиці складається з рядків і стовпців, що мають свої імена. Імена рядків - це їх номери. Нумерація рядків починається з 1 і закінчується максимальним числом, встановленим для даної програми. Імена стовпців - це букви латинського алфавіту спочатку від А до Z, потім від АА до AZ, ВА до BZ і т.д.

Максимальна кількість рядків і стовпців електронної таблиці визначається особливостями використовуваної програми і обсягом пам'яті комп'ютера, наприклад, в табличному процесорі Excel 256 стовпців і більше 16 тисяч рядків.

Перетин рядка і стовпця утворює комірку електронної таблиці, яка має свій унікальний адресу. Для вказівки адрес комірок у формулах використовуються посилання (наприклад, А6 або D8).  

Осередок - область, яка визначається перетином стовпця і рядка електронної таблиці, що має свій унікальний адресу.  

Адреса комірки визначається ім'ям (номером) стовпця і ім'ям (номером) рядки, на перетині яких знаходиться осередок, наприклад А10. Посилання - вказівка ​​адреси комірки.

Активної осередок - це виділена комірка, ім'я якої відображається в полі імені. Маркером виділення називається полужирная рамка навколо виділеної комірки. Маркер заповнення - це чорний квадрат у правому нижньому куті виділеної комірки.   Активна область аркуша - це область, яка містить введені дані.  

В електронних таблицях можна працювати як з окремими осередками, так і з групами осередків, які утворюють блок. Блок комірок - група суміжних осередків, що визначається за допомогою адреси.  

Адреса блоку осередків задається вказівкою посилань першої та останньої його осередків, між якими ставиться розділовий символ - двокрапка. Якщо блок має вигляд прямокутника, то його адресу задається адресами лівої верхньої і правої нижньої комірок, що входять до блоку.  

Блок використовуваних осередків може бути вказаний двома шляхами: або завданням з клавіатури початкового і кінцевого адрес комірок блоку, або виділенням відповідної частини таблиці за допомогою лівої клавіші миші.  

Приклад завдання адрес комірки і блоків в електронній таблиці:

• адреса комірки, що знаходиться на перетині стовпця F і рядки 9, виражається посиланням F9;

• адреса блоку, утвореного у вигляді частини рядка 1 - B1: E1;

• адреса блоку, утвореного у вигляді стовпчика C - C1: C21;

• адреса блоку, утвореного у вигляді прямокутника - A3: G10

Робота з файлами в Excel  

Збереження та присвоєння імені робочої книги. При збереженні робочої книги в Excel відкривається вікно діалогу "Збереження документа". У цьому вікні необхідно вказати: ім'я файлу, тип файлу, вибрати диск і папку, в якій буде зберігатися робоча книга. Таким чином, книга з вхідними в неї робочими листами зберігається в папці на диску у вигляді окремого файлу з унікальним ім'ям. Файли книг має розширення xls.  

Відкриття робочої книги в Excel Для відкриття робочої книги в Excel, треба вибрати команду Файл / Відкрити або клацнути на кнопці Відкрити на стандартній панелі інструментів. Excel виведе вікно діалогу "Відкриття документа" в ньому можна виділити необхідний файл і клацнути на кнопці Відкрити.  

Закриття робочої книги і вихід з Excel Для того щоб закрити робочу книгу в Excel виберіть команду Файл / Закрити, в результаті чого закриється робоча книга. Для виходу з Excel необхідно вибрати команду Файл / Вихід або клацнути на кнопку закрити в правій частині рядка заголовка вікна програми.