2.1.6. Робота з великими документами Word

Режим структури в редакторі Word використовується для організації великих документів Word (документів великого обсягу), які складаються зі змісту, розділів і підрозділів різних рівнів, до таких документів належать, наприклад, курсові та дипломні робіт і т. д.  

Режим структури в редакторі Word - це подання документа, що показує його структуру. Заголовки в режимі структури забезпечуються відступами, наочно показують рівень вкладеності заголовків у документі Word.  

У режимі структури можна легко переглядати структуру всього документа Word, змінювати рівень вкладеності заголовків, копіювати і переміщати великі фрагменти тексту шляхом переміщення відповідних заголовків.  

Крім того, в цьому режимі простіше створювати і змінювати загальну структуру головного документа Word шляхом додавання, перестановки і видалення вкладених документів. Для створення головного документа Word необхідно створити структуру, а потім у цій структурі зробити заголовки вкладеними документами Word.  

Головний документ Word - це документ Word, який об'єднує в собі декількох окремих файлів (так званих вкладених документів). Використання головних документів Word спрощує створення та оновлення великих документів Word, таких як журналів, що складаються з кількох розділів, або книги, які з кількох глав.  

Режим структури в редакторі Word

Щоб перейти в режим структури, треба вибрати в меню Вид команду Структура. У режимі структури відображається структура документа Word і з'являється панель інструментів «Структура».

Відступи і символи, що відображаються в режимі структури, не впливають на вид і друк документа в звичайному режимі. Режим структури лише відображає на екрані документ Word в іншому вигляді і дозволяє працювати з ним іншими засобами.

У режимі структури термін заголовок відноситься до будь-якого абзацу, якому призначений один з вбудованих стилів: Тема 1 - Тема 9. Заголовок - це назва розділу, отформатированное за допомогою одного із стандартних дев'яти стилів заголовків Word.  

Стиль Заголовок 1 перебуває на найвищому рівні ієрархії і не має відступу. Тема 2 знаходиться на один рівень нижче і при відображенні в режимі структури отримує невеликий відступ і так далі.  

Режим структури в редакторі Word дозволяє легко і швидко змінити структуру документа Word. Можна змінити порядок заголовків і тексту документів Word, переміщаючи їх вгору і вниз в режимі структури, а також підвищувати або знижувати рівень основного тексту або заголовка.

Для підвищення і пониження рівня, а також для перетягування тексту всередині структури можна перетягнути символи "+" або "-" вліво, вправо, вгору або вниз.  

У режимі структури ліворуч від кожного заголовка відображається відповідний символ структури:

• + Заголовки з підлеглим текстом

• - Заголовки без підлеглого тексту  

• основний текст

За допомогою цих символів можна згортати і розгортати підлеглий текст, а також швидко реорганізувати документ Word. Для відображення повної структури документа Word слід приховати основний текст. Сіра лінія, якої підкреслять заголовок, означає, що заголовок містить згорнуті, або приховані, підлеглі заголовки або основний текст.  

Щоб відобразити або приховати текст, двічі клацніть символи розгортання поруч із заголовком або виберіть команду Показати відповідний рівень заголовків із списку на панелі Структура. Основний текст - це будь-який абзац у структурі, який не є заголовком. У режимі структури на основний текст вказує маленький квадратик, розташований зліва від абзацу документа Word.

Створення структури нового документа Word (організація структури нового документа) в режимі структури

При створенні великого документа Word, наприклад, курсової чи дипломної роботи необхідно скористатися режимом структура. Для цього завантажте додаток Word, відкриється вікно додатку і в ньому з'явиться новий документ, який називається «Документ 1»  

1. У новому документі Word перейдіть в режим структури  

2. Введіть заголовки, натискаючи клавішу ENTER після кожного заголовка. Ці заголовки автоматично форматуються за допомогою вбудованого стилю заголовків "Заголовок 1".  

3. Щоб привласнити заголовок іншому рівню і надати йому відповідний стиль форматування, слід перемістити символ заголовка - або + структури Щоб знизити рівень заголовка, перетягніть символ правіше.   Щоб підвищити рівень заголовка, перетягніть символ лівіше.   Щоб перемістити заголовок на нове місце, перетягніть символ вгору або вниз. Відноситься до цього заголовку основний текст буде переміщений разом із заголовком.  

4. Коли організація документа Word буде завершена, перейдіть у звичайний режим або режим розмітки, щоб ввести основний текст і малюнки.  

Основний текст. Текст, оформлений без використання вбудованих стилів заголовків («Заголовок 1» - «Заголовок 9») або структури («Рівень 1» - «Рівень 9»). У режимі структури ліворуч від основного тексту автоматично відображається маленький квадратик.

Зміна структури документа Word в режимі структури  

Зміна рівнів заголовків у документі Word  

Для зміни рівнів заголовків і перетворень абзацу основного тексту в заголовок або заголовка - в абзац основного тексту служать кнопки на панелі інструментів Структура. Щоб виділити заголовок разом з усім підтекстом, досить клацнути на структурному маркере ліворуч від нього.

Зміна рівнів заголовків за допомогою панелі інструментів Структура:

• Встановіть курсор в змінюваному заголовку, рівень, якого повинен підвищитися або знизитися

• Для перекладу заголовка на наступний рівень вгору натисніть кнопку Підвищити рівень, а для переведення на наступний рівень вниз - кнопку Знизити рівень.

Зміна рівнів заголовків за допомогою символів структури:

• Щоб змінити рівень заголовка, перетягніть символи структури лівіше або правіше

• Щоб підвищити рівень заголовка або перетворити основний текст в заголовок, перетягніть символ лівіше

• Щоб знизити рівень заголовка або перетворити заголовок в основний текст, перетягніть символ правіше

При перетягуванні символів на екрані зображуються вертикальні лінії для кожного рівня заголовка. Відпустіть кнопку миші, коли значок досягне потрібного рівня. Заголовку буде присвоєно відповідний стиль, основному тексту буде присвоєно стиль «Звичайний». Виділений заголовок можна перетворити в основний текст, натиснувши кнопку Знизити до звичайного тексту.

Переміщення фрагментів тексту в документі Word  

За допомогою двох кнопок на панелі Структура можна швидко перемістити в документі Word один або кілька абзаців тексту. Такими абзацами можуть бути як заголовки, так і основний тест.  

Переміщення абзаців вгору або вниз відбувається так:

• Встановіть курсор в переміщуваний абзаці

• Натисніть кнопку Перемістити вниз або Перемістити вгору.  

Швидке переміщення абзаців вгору або вниз можна здійснити так: перетягніть символи структури вгору або вниз. При перетягуванні на екрані зображується горизонтальна лінія. Відпустіть кнопку миші, коли лінія досягне місця, в яке потрібно помістити текст.  

При такому способі заголовок завжди переміщається разом з усім підтекстом, оскільки перетягування структурного маркера автоматично призводить до виділення заголовка з підтекстом.

Розгортання і згортання тексту  

У режимі структури документ Word можна згорнути, залишивши тільки потрібні заголовки і основний текст. Це спрощує перегляд структури документа Word, переміщення по документу і переміщення великих шматків тексту.  

Згорнути можна тільки текст, відформатований за допомогою вбудованих стилів заголовків («Заголовок 1» - «Заголовок 9») або рівнів структури («Рівень 1» - «Рівень 9»).  

Кнопки для здійснення операцій «розгорнути / згорнути» розташовані на панелі інструментів Структура. Для виконання команд над текстом необхідно встановити курсор в необхідний фрагмент. Наприклад, кнопки + і - підвищують або знижують текст із заголовком на один рівень, а команда Показати всі рівні відображають весь основний текст.

Створення змісту в документі Word з використанням вбудованих стилів заголовків

До документа Word можна додати зміст, в якому перераховуються всі заголовки і номери сторінок, на яких вони знаходяться.  

Для створення змісту необхідно виконати наступне:

• Призначити кожному заголовку один з вбудованих стилів Заголовок 1 - Заголовок 9

• Встановити курсор в тому місці документа, де має знаходитися зміст

• Виконати команду Вставка / Посилання / Зміст і покажчики перейти на вкладку Зміст

• Задати формат змісту, спосіб вирівнювання номерів сторінок, число рівнів, символ-заповнювач і встановити прапорець "Показати номери сторінок"

• Натиснути ОК.