2.1.3. Форматування текстового документа і стилі в Word

Форматування текстового документа  

Форматування документа - це зміна його зовнішнього вигляду. WORD забезпечує форматування документів на п'яти різних рівнях:

• на рівні символів (зміна гарнітури, накреслення, розміру і кольору шрифту, межбуквенного інтервалу в слові, анімації і т.д.)

• на рівні абзаців (вирівнювання по лівому краю, по правому краю, по центру і по ширині; відступи справа і зліва; відступ першого рядка; відступи до і після абзацу; міжрядковий інтервал, управління розбивкою на сторінки і т.д.)

• на рівні сторінок (параметри сторінок, орієнтація сторінок, рамка, колонтитули першої сторінки, парних і непарних сторінок і т.д.)

• на рівні розділів (формування розділів з ​​наступної сторінки або на поточній сторінці, розбиття тексту на колонки і т.д.)

• на рівні документа (номера сторінок, зміст і т.д.).

Абзац - це фрагмент тексту, який закінчується недрукованих символом або фрагмент тексту, процес введення якого закінчується натисканням на клавішу введення Enter. До абзацу відносяться: абзац основного тексту, заголовки, зміст, списки (нумеровані і маркіровані) і т.д.  

Для форматування символів застосовується діалогове вікно Шрифт (Формат / Шрифт) або команди на панелі інструментів форматування. Форматування абзаців здійснюється за допомогою вікна діалогу Абзац, яке відкривається командою Формат / Абзац.  

Подивитися форматування виділеного тексту можна в області завдань, виконавши команду Формат / Показати форматування.  

Стилі  

Стилі призначені для зовнішнього оформлення документа і його абзаців, тобто стилі використовуються для форматування документа. Стиль - це набір форматуючих команд, що зберігається під унікальним ім'ям для багаторазового використання. Форматування тексту за допомогою стилю значно швидше, ніж форматувати вручну кожен елемент тексту, так як одна команда (стиль) автоматично форматує групу параметрів тексту.  

Існує три основних типи стилів:

• Стиль символу містить параметри форматування символів, включаючи шрифт, розмір, накреслення, положення та інтервали

• Стиль абзацу містить параметри форматування абзаців, такі як міжрядковий інтервали, відступи, вирівнювання і позиції табуляції. Стилі абзаців також можуть містити стилі або параметри форматування символів. Більшість стилів, що використовуються в Word, є стилями абзаців

• Стиль таблиці містить параметри форматування таблиць (при вставці таблиці, їй за замовчуванням призначається стиль - сітка таблиці).  

При створенні нового документа "Документ 1" на базі шаблону Звичайний, він отримує копію набору стилів з ​​базового набір стилів загального призначення (з вбудованих стилів): Звичайний, Заголовки 1, 2, 3.

Після того як введення тексту в документ завершений, і текст відредагований, доцільно скористатися командою Автоформат для зміни зовнішнього вигляду всього документа.  

При автоматичному форматуванні документа кожному абзацу призначається один із стилів Word. Наприклад, заголовку може бути призначений стиль Заголовок 1 або Заголовок 2, абзацу основного тексту - стиль Основний текст, а абзацу, що входить до списку - стиль Список. Приміток призначається стиль Текст Примітка, верхнім колонтитулів - стиль Верхній колонтитул, а номерам сторінок - стиль Номер сторінки і т.д.  

Призначення абзаців документа стандартних стилів Word забезпечує швидке зміна зовнішнього вигляду створеного документа за рахунок застосування стилів з ​​бібліотеки стилів. Вбудовані стилі забезпечують форматування заголовків різних рівнів і дозволяють переглядати ієрархічну структуру документа в режимі структура, а також швидко будувати зміст.  

Крім того, якщо для більшості абзаців документа використовується стиль Основний текст, а не Звичайний, ви зможете легко переформатувати тільки стиль основного тексту, не зачіпаючи при цьому стиль решти тексту.

Операції зі стилями в області завдань. Стилі та форматування  

Стилі можна змінювати і створювати нові. Крім того, можна застосувати інший стиль (накласти стиль) до вже відформотований, тобто переформатувати його.  

Для цього необхідно вибрати команду Формат / Стилі та форматування, з'явиться область завдань в режимі «Стилі та форматування». Встановіть курсор в текст, який необхідно переформатувати, і в області завдань в розділі «Виберіть форматування для застосування» клацніть на необхідний стиль, абзац під курсором переформатується на обраний стиль.  

Якщо необхідно змінити стиль або створити новий стиль, то встановіть курсор в текст, стиль який необхідно змінити, в області завдань в розділі «Форматування виділеного тексту» буде відображатися стиль тексту під курсором. Далі необхідно підвести покажчик миші до назви стилю і клацнути на що з'явилася праворуч стрілкою, відкриється список команд: Очистити формат, Змінити стиль, Створити стиль. Виберіть необхідну команду (змінити або створити стиль), з'явиться відповідне вікно діалогу, в якому можна здійснити зміну або створення стилю.  

Стиль Звичайний є основою для більшості інших стилів абзацу, тому при зміні стилю Звичайний зміняться всі засновані на ньому стилі.   Стиль Звичайний не грунтується ні на одному з стилів.

Елементи текстових документів, які вводяться в документ в процесі його редагування і форматування:

• Колонтитули (Вид / Колонтитули)

• Символ (Вставка / Символ)

• Посилання (виноски; назви малюнків, таблиць, формул; перехресні посилання; зміст і покажчики). Викликається командою Вставка / Посилання

• Примітка (Вставка / Примітка)

• Гіперпосилання (Вставка / Гіперпосилання)

• Закладка (Вставка / Закладка)

• Фони, підкладки і теми (Формат / Фон, Формат / Тема).

Колонтитул - це текст або малюнок (номер сторінки, дата друку документа, назва документа, прізвище автора, малюнок і т. д.), що друкується унизу або угорі кожної сторінки документа. Залежно від місця розташування (на верхньому або на нижньому полі сторінки) колонтитули бувають верхніми і нижніми.  

Для створення колонтитула необхідно виконати команду Вид / Колонтитули. Колонтитули, як і фон документа, а також поля, розмір і орієнтація сторінок, номери сторінок, розриви сторінок і розділів відносяться до зміни зовнішнього вигляду сторінок і документа.

Перевірка правопису (орфографії та граматики) в Word  

Перевірка орфографії (правопис) - це засіб редактора, що дозволяє перевірити і виправити написання слів в документі. Редактор порівнює слова в перевіряється документі зі словником, причому невідомі слова при цьому виділяються. Після цього можна припустити слово, відкоригувати його або занести в словник.  

Перевірка граматики - це перевірка граматичних і стилістичних правил письма (неузгодженість підмета і присудка, невірні прийменникові сполучення).  

Існують декілька способів перевірки правопису:

• Перевірка правопису та граматики при введенні тексту

• Ручна перевірка орфографії і граматики.

Щоб встановити автоматичну перевірку правопису і граматики, виконайте наступне: Виберіть команду Сервіс / параметри і у вікні клацніть на вкладці Правопис. Встановіть прапорець автоматично перевірити орфографію і автоматично перевірити граматику.  

Для ручної перевірки орфографії та граматики необхідно вибрати команду Сервіс / Правопис, з'явиться вікно діалогу Правопис, за допомогою якого можна виконати необхідну перевірку.

Перегляд і друк документа  

Залежно від виконуваних завдань в Microsoft Word 2003 можна вибирати різні режими перегляду документів:

• режим макетів

• режим перегляду

• Перегляд.

Режими макетів використовуються при роботі над документом, до цього режиму належать: Розмітка сторінки, Веб-документ, Звичайний, Структура.  

Режими перегляду використовуються для читання документа і переміщення в ньому, до цього режиму відносяться: Режим читання, Ескізи, Схема документа.  

Перегляд використовується для відображення зовнішнього вигляду документа у формі публікації, до цього режиму відносяться: Попередній перегляд веб-сторінки, Попередній перегляд.  

Режим попереднього перегляду зручно використовувати для перегляду кількох сторінок документа в зменшеному вигляді. У цьому режимі можна переглядати розриви сторінок і підкладку, а також змінювати вміст або форматування документа до його виведення на друк  

Перед друком документа слід перевірити його зовнішній вигляд, видавши команду Файл - Попередній перегляд або клацнувши кнопку Попередній перегляд на панелі інструментів. Щоб вийти з режиму попереднього перегляду натисніть кнопу «Закрити».  

Щоб надрукувати документ з використанням прийнятих за замовчуванням параметрів принтера і налаштувань друку, натисніть кнопку Друк у вікні попереднього перегляду або на стандартній панелі інструментів.

Для вибору принтера і налаштувань параметрів друку виконайте команду Друк з меню Файл, з'явиться діалогове вікно Друк.

В області принтер слід вибрати необхідний принтер із запропонованого списку.   В області Сторінка, слід задати яку частину документа друкувати: весь документ; поточну сторінку; виділений фрагмент або кілька сторінок із зазначеними номерами.  

Кількість копій задається в полі Число копій.   Вибрати опцію Включити: всі сторінки діапазону або спочатку друкуються всі сторінки з непарними номерами, а потім - з парними.   Група опцій масштаб дозволяє задати друк декількох сторінок тексту на одному аркуші паперу.   Ряд додаткових параметрів друку можна вказати, натиснувши кнопку Параметри.