2.1.2. Концепція електронного документа. Технологія створення і редагування текстового документа в Microsoft Word
Для ефективного управління процесами на підприємствах і в організаціях необхідна ефективна система електронного документообігу.
Документи є основним інформаційним ресурсом підприємств і організацій. Документообіг - це безперервний процес руху документів, який відображає діяльність підприємств і дозволяє оперативно управляти виробничими процесами на підприємстві.
В даний час застосовується як традиційне діловодство (на паперових носіях інформації), так і електронний документообіг. Системи електронного документообігу призначені для автоматизації процесів діловодства.
Комплексне рішення по організації електронного документообігу на підприємстві забезпечує система електронного документообігу та автоматизації діловодства «ЕВФРАТ-Документообіг». Система автоматизації діловодства та електронного документообігу СПРАВА підтримує як традиційну організацію діловодства, так і електронний документообіг.
FossDoc - Система електронного документообігу. Система електронного документообігу - типове рішення платформи FossDoc, призначене для автоматизації документообігу і діловодства, як в державних, так і недержавних підприємствах будь-яких розмірів і роду діяльності. Основним поняттям системи електронного документообігу є електронний документ. Електронний документ - сукупність даних в пам'яті комп'ютера, яка включає текст, малюнки, таблиці, креслення і т.д. і призначена для сприйняття людиною за допомогою відповідних програмних і апаратних засобів.
Статус електронного документа закріплений Законом України «Про електронні документи та електронний документообіг» № 851-IV від 22.05.2003 р. Електронний документ - це документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа.
До обов'язкових реквізитів електронних документів відноситься електронний підпис. Електронно-цифровий підпис (ЕЦП) застосовується для підпису електронних документів як фізичними, так і юридичними особами з метою надання документу юридичної сили.
Технологія створення і редагування текстового документа в Microsoft Word 2003
Текстовий редактор - це програма, яка дозволяє створити документ з текстовими даними.
Текстовий процесор - це програма для введення, редагування та обробки текстових документів з різною інформацією (наприклад, з таблицями, графікою і т.д.).
До текстових редакторам і процесорам можна віднести: вбудовані текстові редактори; редактори інструментальних комп'ютерних програм; універсальні текстові процесори; редактори наукових документів, програми для верстки макетів журналів і книг (видавничі системи).
В даний час найбільш популярним є текстовий процесор Microsoft Word 2003, але вже з'явилася нова версія Microsoft Office 2007.
У Word 2003 можна створювати документи наступних типів:
новий документ
Веб - сторінку
XML - документ
Повідомлення E-mail
Повідомлення - Факс
Конверти та Наклейки
шаблони
Початок роботи з Word
Всі нові текстові документи в Word створюються на основі шаблонів. Шаблон - це документ, який використовується в якості зразка для створення нових текстових документів. Після запуску Word на екрані відображається вікно, в якому видно порожній текстовий документ, заснований на шаблоні Звичайний.
За замовчуванням всі текстові документи в Word створюються на основі шаблону Звичайний Normal.dot, а весь текст вводиться в стилі Звичайний Normal, в якому встановлені основні параметри форматування: шрифт - Times New Roman, розмір шрифту - 10 пунктів, вирівнювання по лівому краю, одинарний міжрядковий інтервал.
У вікно порожнього текстового документа можна ввести текст, вставити таблицю, малюнок і т.д. Порожній документ має назву Документ 1, яке видно в рядку заголовка.
Текстовий документ в Word можна створити такими способами:
вибрати команду Створити в меню Файл, потім в області завдань (зміниться режим на «Створення документа») у розділі Створення вибрати «Новий документ», заснований на шаблоні Звичайний або розділі Шаблони в пункті На моєму комп'ютері вибрати зумовлений шаблон або майстер, на основі якого потрібно створити документ або шаблон.;
клацнути піктограму Створити на панелі інструментів Стандартна, відкриється пустий документ Документ 1, заснований на шаблоні Звичайний.
При створенні нових документів їм будуть послідовно присвоюватися номери 2, 3, 4, 5 і т.д. У порожньому документі угорі ліворуч видна мерехтлива вертикальна лінія, яка називається курсором вводу. Курсор вказує, куди вводитиметься символ з клавіатури або вставлятися небудь об'єкт (малюнок, таблиця і т.д.).
Положення курсору можна змінити клавішами управління курсору або маніпулятором миша тільки в межах набраного тексту. У рядку стану редактора на екрані дисплея видно номер рядка документа і номер позиції в ній, де в поточний момент знаходиться курсор.
Режим роботи Word - вставка або заміна
Текстовий процесор Word працює в режимі вставка або заміна. Індикація режиму здійснюється в рядку стану на екрані дисплея. Режими можна перемикати за допомогою клавіші Ins. У режимі «вставка» вводяться з клавіатури символи зрушують вправо текст документа, розташований за курсором. У режимі заміни замість символу, розташованого праворуч від курсора, вводиться новий символ з клавіатури.
Перед введенням тексту доцільно встановити параметри і необхідну орієнтацію сторінки, виконавши команду Файл / Параметри сторінки, вкладка Поля. Збереження документа Word Під час роботи з документом, він знаходиться в оперативній пам'яті. Для того щоб записати цей файл на диск, необхідно в меню Файл вибрати команду Зберегти, і задати необхідні параметри у вікні діалогу Збереження документа.
При збереженні документа у вікні діалогу необхідно: Вказати ім'я файлу, вибрати Тип файлу, вибрати папку, в якій зберігаються атрибути файлу, і диск на якому буде збережений файл. Відкритий файл можна зберегти на диск під іншим ім'ям, вибравши в меню Файл команду Зберегти як.
Закриття документа і вихід з Word
Для закриття документа, а не програми, необхідно вибрати команду "Файл / Закрити".
Для виходу з програми, можна скористатися одним з таких способів:
вибрати команду Вихід у меню Файл
клацнути кнопку Закрити на рядку заголовка двічі
клацнути кнопку віконного меню
вибрати у віконному меню команду Закрити
Відкриття документа в Word
Документ в Word можна відкрити кількома способами:
вибрати команду Відкрити в меню Файл і у вікні діалогу Відкриття документа вказати ім'я та розташування файлу
клацнути кнопку Відкрити на панелі інструментів Стандартна і двічі клацнути значок файлу у вікні діалогу Відкриття документа
Для одночасного відкриття декількох файлів їх імена необхідно виділити у вікні діалогу, утримуючи клавішу Ctrl, а потім натиснути кнопку Відкрити.
Багатовіконний режим роботи Word
Текстові процесори можуть одночасно працювати з декількома документами в різних вікнах. Введення і редагування тексту здійснюється в активному вікні, в якому можливий доступ до команд меню.
Команди в меню Вікно дозволяють упорядковувати вікна документів, переходити з одного вікна в інше і розділяти робочу область вікна на дві частини.
Основними етапами створення (підготовки) текстових документів у Word є:
набір тексту
редагування тексту
форматування
перевірка правопису
друк тексту
збереження
Кожен етап складається з виконання певних операцій. Введення тексту можна здійснювати за допомогою його набору з клавіатури і вставляти в документ різні текстові фрагменти з інших документів.
Набір тексту здійснюється натисканням клавіш на клавіатурі ПК, при цьому черговий символ відображається на екрані в позиції курсору, а курсор переміщається на одну позицію вправо. Прогалини, які текстовий редактор автоматично вставляє для вирівнювання рядків, називають "м'якими".
"Жорсткі" прогалини вносяться в текст при натисканні клавіші Пропуск на клавіатурі ПК. Ознакою відділення слова від слова є «Жорсткий» пробіл, тому між словами необхідно встановлювати один «Жорсткий» прогалину. Розділовий знак не треба відокремлювати пробілом від попереднього слова, а після розділового знака необхідно обов'язково вводити пробіл. "Жорсткий" ознака кінця рядка створюється натисканням клавіші Enter для вказівки завершення абзацу.
Редагування тексту в Word
Після введення тексту він піддається різним змінам. Редагування документа в Word здійснюється командами меню або натисканням клавіш на клавіатурі ПК.
Операції редагування (видалення, вставка, переміщення) здійснюються над:
символами
рядками
фрагментами
Введення символів здійснюється з клавіатури (в режимі вставка або заміна), а для видалення символів використовують клавіші Backspace або Delete.
Операціями редагування для рядків є: видалення рядка, поділ одного рядка на дві, злиття двох рядків в одну, вставка порожнього рядка.
Операції редагування (копіювання, переміщення і видалення) для фрагментів. Фрагментом називається безперервна частина тексту. Для видалення, копіювання, переміщення фрагмента необхідно його виділити.
Виділити фрагмент можна за допомогою миші або клавіатури. У Word застосовуються різні способи виділення для слова, рядка, речення, абзацу. (одинарний, подвійний або потрійний клацання мишею в абзаці або зліва від абзацу на смузі виділення). Виділений текст можна копіювати, переміщати і видаляти як за допомогою буфера обміну, так і методом переміщення за допомогою миші (при натиснутій лівій або правій клавіші).
Після виділення фрагмента операцію копіювання або переміщення його можна виконати наступними способами:
використовуючи ліву кнопку миші (перетягування)
використовуючи праву кнопку миші (перетягування)
за допомогою команд меню Правка
за допомогою команд контекстного меню
за допомогою піктограм на панелі інструментів (вирізати, копіювати, вставити)
з клавіатури (набір клавіш)
Для скасування помилкової дії в Word застосовується операція відкочування. Команда скасування знаходиться в меню Редагування і на панелі інструментів. Окрім команди відкатки існує команда скасування відкочування.
Редагування існуючого тексту в Word за допомогою команди Правка / Замінити
Передбачена в Word можливість пошуку і заміни тексту значно прискорює процес редагування (правки) великого тексту. Крім того, за допомогою цієї команди можна здійснювати пошук і заміну певних параметрів форматування, спеціальних символів і інших об'єктів документа.
