2.1. Обробка текстової інформації

2.1.1. Введення в Mіcrosoft Offіce

Мета навчання студентів основам офісних додатків Word, Excel, PowerPoіnt - забезпечити знання теоретичних та практичних основ в області обробки текстової інформації та електронних таблиць, створення презентацій і показу слайдів.

Додатки Microsoft Office 2003 призначені для автоматизації діловодства, тобто автоматичної обробки різного роду даних і інформації: текстової інформації; таблиць чисел; ділової графіки; баз даних. Таким чином, пакет програм Microsoft Office 2003 - це універсальний засіб для вирішення практично будь-яких завдань з обробки даних та інформації, що виникають в офісі.  

До складу Microsoft Office 2003 входять різні програми: Word, Excel, PowerPoint, Access, Outlook, Publisher, FrontPage та інші програмні інструменти для малого бізнесу.  

Запустити програму Microsoft Office 2003 можна: з головного меню Windows (кнопка Пуск), в якому необхідно вибрати потрібний додаток Microsoft Office 2003; клацанням на кнопці додатка, розташованої в області швидкого запуск на панелі задач; клацанням на ярлику програми, розташованого на робочому стіл і іншими способами.  

Після запуску програми Microsoft Office 2003 відкривається вікно, що містить елементи графічного інтерфейсу користувача. Вікно додатку Microsoft Office 2003 може бути в одному з трьох станів: розгорнутому на весь екран, згорнутому у вигляді кнопки на панелі завдань і нормальному, яке можна переміщати на екрані.  

У всіх додатках MS Office 2003 (вікнах додатків) використовується уніфікований графічний інтерфейс користувача (Graphical User Interface, GUI), який складається з основних елементів: рядка заголовка; рядка меню; панелей інструментів (за замовчуванням активізовані панелі: стандартна і форматування); рядка стану; вертикальних і горизонтальних смуг прокрутки, області завдань в режимі «Приступаючи до роботи».

У вікнах додатків Microsoft Office 2003 використовуються стандартні елементи керування або компоненти графічного інтерфейсу, які об'єднуються в більші конструкції (меню, панелі інструментів, вікна діалогу) і які надають можливість управляти вікном додатка, а також змінювати вміст і форму подання інформації, яка відображається у вікні документа.

У Microsoft Office 2003 використовуються вікна чотирьох типів: вікна програми; вікна документів; діалогові вікна; форми. Вікно документа відображається у вікні програми.  

Управління додатками Microsoft Office 2003 здійснюється за допомогою меню і панелей інструментів. У додатках Microsoft Office 2003 застосовуються три типи меню: рядок меню (головне меню програми або спадаюче меню); контекстне (спливаюче) меню; віконне (системне) меню для зміни розмірів і положення вікна програми.  

Панель інструментів - це рядок, на якій розташовуються (найбільш часто використовувані команди) кнопки або піктограми і списки. Панель інструментів забезпечує швидкий доступ до команд.

Текстовий процесор Microsoft Word 2003 є одним з основних компонентів Microsoft Office 2003. Текстовий процесор дозволяє створювати, редагувати, зберігати, переглядати і роздруковувати текстові документи, застосовувати форматування символів, абзаців, сторінок, розділів і документа в цілому, призначати існуючі стилі символів, абзаців, таблиць і створювати власні стилі. Крім того, в Word можна створювати таблиці, малюнки, діаграми, формули і т.д.

Табличний процесор Excel 2003 дозволяє виконувати обчислення за допомогою формул і вбудованих функцій, будувати діаграми і графіки за результатами обчислень, аналізувати дані і працювати із списками в таблицях та на веб-сторінках. Процесор Excel призначений для обробки інформації за допомогою електронних таблиць, які є зручним інструментом для вирішення планово - фінансових, бухгалтерських та інженерних завдань.

Редактор PowerPoіnt 2003 - це додаток Microsoft Office 2003 для підготовки виступів або створення презентацій (демонстраційних матеріалів) з використанням комп'ютерних слайдів. Слайди можуть містити інформація будь-якого типу і використовувати документи інших додатків Microsoft Office. Слайди можна представляти в електронному вигляді, роздруковувати на принтері і поширювати в Інтернет.  

Для спільного використання даних додатками Microsoft Office застосовуються такі технології: статичне копіювання; впровадження і зв'язування об'єктів.  

Імпорт даних. При імпорті дані з документа джерела (створеного в одному додатку) копіюються в документ одержувач (створений в іншому додатку). Копіювання здійснюється за допомогою фільтрів, які представляють собою програму, яка перетворює дані з одного формату в дані іншого формату. Додатки Microsoft Office 2003 мають великий набір різних фільтрів.  

Зв'язування та впровадження (OLI) - один з ефективних способів обміну даними між додатками Microsoft Office. Основні відмінності між зв'язуванням і вбудовуванням полягають у місці зберігання даних і способі поновлення даних після приміщення їх у документ.  

Зв'язаний об'єкт - це дані (об'єкт), створені в одному файлі і вставлені в інший файл з підтримкою зв'язку між файлами. Зв'язаний об'єкт може оновлюватися одночасно з оновленням вихідного файлу. Зв'язаний об'єкт не є частиною файлу, в який він вставлений.   Впроваджений об'єкт - це дані (об'єкт), вставлені у файл. Впроваджений об'єкт стає частиною файлу. При подвійному натисканні впроваджений об'єкт відкривається за допомогою програми, в якій був створений.  

Копіювання, зв'язування і впровадження можна здійснювати за допомогою буфера обміну. Для цього необхідно дані скопіювати в документі - джерелі, а потім в документі - получателе виконати команду Правка - Спеціальна вставка і вибрати параметр Зв'язати або Вставити.  

Другий спосіб зв'язування та впровадження об'єктів здійснюється за допомогою діалогового вікна "Вставка об'єкта", яке викликається командою Об'єкт в меню Вставка.

Експертні системи - це програми для комп'ютерів, що акумулюють знання фахівців - експертів у конкретних предметних областях, які призначені для отримання прийнятних рішень у процесі обробки інформації. Ядром експертної системи є база знань.  

Навчальна система - апаратурно-програмний комплекс, призначений для навчання користувачів, який здійснює передачу знань користувачам залежно від ступеня їх підготовки та здатності засвоювати отриману інформацію.