2.2.5. Робота з таблицею Excel як з базою даних
Обробка інформації в електронних таблицях Excel або списках. Основні поняття і вимоги до списків.
Список являє собою електронну таблицю з великим обсягом взаємозалежної інформації (список товарів на складах або список номерів телефонів і адрес абонентів). Список - це набір рядків електронної таблиці зі взаємопов'язаними однотипними даними постійного формату. Іншими словами список - це плоска база даних, а рядки і стовпці списку відповідають записам і полях в базі даних. Зразок списку представлений на малюнку
До списків в Excel пред'являються більш суворі вимоги, ніж до звичайних електронних таблиць. Кількість стовпців у списку має бути постійним, а кількість рядків змінним. Це дозволяє додавати, видаляти або переставляти рядки таблиці або записи списку (бази даних).
Наявність порожніх рядків і стовпців у списку є неприпустимим. Дані в списку повинні мати постійний формат. Перший рядок у списку містить назви стовпців або імена полів як в базах даних.
До засобів, які призначені для обробки та аналізу даних у списку відносяться команди з меню Дані: Сортування, Фільтр, Форма, Підсумки, Перевірка. При виконанні цих команд, редактор автоматично розпізнає список як базу даних і здійснює обробку та аналіз даних у списку як в базі даних.
При застосуванні команди сортування можна відсортувати записи по одному або декількох полях. За допомогою фільтрів (Автофільтр і Розширеного фільтра) можна швидко знайти (відфільтрувати) необхідні дані в списках по одному, двом чи кільком параметрах пошуку. Командою Підсумки можна впорядкувати дані в списках за допомогою підсумкових значень.
Для додавання нових записів до списку, видалення та пошуку існуючих записів у списках застосовується команда Форма. Для перевірки даних при введенні використовується засіб, який називається перевіркою введення (команда Перевірка).
При створенні списку необхідно виконати певні вимоги:
Щоб редактор автоматично розпізнавав список як базу даних і обробляв дані при виконанні команд обробки необхідно на робочому листі розташовувати один список
Формат шрифту заголовків (підписів) стовпців або імен полів у списках повинен відрізнятися від формату шрифту записів. Зазвичай шрифту заголовкам стовпців призначається напівжирний шрифт, а осередкам для заголовків присвоюється текстовий формат
Осередки під заголовками стовпців необхідно відформатувати у відповідності з даними, які будуть вводитися в ці комірки (наприклад, встановити грошовий формат, вибрати вирівнювання і т.д.)
Для забезпечення автоматичного форматування введених даних у список доцільно активізувати команду "Розширення форматів і формул". Для цього необхідно встановити прапорець "Розширювати формати та формули в діапазонах даних" у вікні діалогу "Параметри" на вкладці "Правка", яке відкривається командою "Параметри" в меню Сервіс.
У списку не повинно бути порожніх записів (рядків) і полів (стовпців), навіть для відділення імен полів від записів слід використовувати кордону осередків, а не порожні рядки
Після виконання підготовчих робіт зі створення списку можна переходити до введення даних в список. Більш повна інформація про роботу з таблицею як з базою даних викладена на сторінці Обробка даних в списках Excel.