2.2.3. Технологія створення електронної таблиці

Розглянемо технологію створення електронної таблиці на прикладі проектування таблиці Облік товарів на складі.  

1. Для створення таблиці треба виконати команду Файл / Створити і клацнути в області завдань на піктограмі Чистий книга.  

2. Спочатку необхідно здійснити розмітку таблиці. Наприклад, таблиця Облік товарів має сім колонок, які закріпимо за стовпцями від A до G. Далі треба сформувати заголовки таблиці. Потім потрібно ввести загальний заголовок таблиці, а потім назви полів. Вони повинні знаходитися в одному рядку і слідувати один за одним. Тема можна розташувати в одну або два рядки, вирівняти по центру, правому, лівому, нижньому чи верхньому краю комірки.

3. Для введення заголовка таблиці необхідно встановити курсор в осередок A2 і ввести назву таблиці «Залишки товарів на складі».  

4. Виділити комірки A2: G2 і виконати команду Формат / Осередки, на вкладці Вирівнювання вибрати спосіб вирівнювання по центру і встановити прапорець об'єднання осередків. Натиснути ОК.

5. Створення «шапки» таблиці. Ввести назви полів, наприклад, № складу, Постачальник і т.д.  

6. Для розташування тексту в осередках "шапки" у два рядки необхідно виділити цю комірку і виконати команду Формат / Осередки, на вкладці Вирівнювання встановити прапорець переносити по словам.  

7. Вставка різних шрифтів. Виділити текст і вибрати команду Формат / Осередки, вкладка Шрифт. Встановити гарнітуру шрифту, наприклад, Times New Roman, його розмір (кегль) і накреслення.  

8. Здійснити вирівнювання тексту в «шапці» таблиці (виділити текст і клацнути на кнопці По центру на панелі інструментів форматування).  

9. При необхідності змінити ширину стовпців за допомогою команди Формат / Стовпець / Ширина.  

1 0. Змінити висоти рядка можна командою Формат / Строка / Висота.  

11. Додавання рамки і заливки комірок можна здійснити командою Формат / Осередок на вкладках Кордон і Вид відповідно. Виділіть клітинку або клітинки і на вкладці Кордон виберіть тип лінії і за допомогою миші вкажіть, до якої частини виділеного діапазону він відноситься. На вкладці Вид виберіть колір заливки виділених осередків.  

12. Перед введенням даних в таблицю можна здійснити форматування осередків стовпців під «шапкою» таблиці за допомогою команди Формат / Осередки, вкладка Число. Наприклад, виділіть вертикальний блок осередків під осередком "№ складу" і виберіть команду Формат / Осередки на вкладці Число виділіть Числовий і клацніть ОК

2.2.4. Навчання роботі з формулами, функціями та діаграмами в Excel

Формули - це вираження, що починається зі знака рівності і складається з числових величин, адрес комірок, функцій, імен, які з'єднані знаками арифметичних операцій. До знаків арифметичних операцій, які використовуються в Excel відносяться: додавання; віднімання; множення; розподіл; зведення в ступінь.  

Деякі операції у формулі мають вищий пріоритет і виконуються в такій послідовності:

• зведення в ступінь і вирази в дужках;

• множення і ділення;

• додавання і віднімання.

Результатом виконання формули є значення, яке виводиться в комірці, а сама формула відображається в рядку формул. Якщо значення в комірках, на які є посилання у формулах, змінюються, то результат зміниться автоматично.  

Внесення змін у формулу  

Для внесення змін у формулу клацніть на рядку формул або клавішу F2. Потім внесіть зміни та натисніть кнопку Ввода в рядку формул або клавішу Enter. Якщо ви хочете внести зміни в формулу безпосередньо в комірці, де вона записана, то двічі клацніть мишею на клітинці з цією формулою. Для скасування змін натисніть кнопку Скасування в рядку формул або клавішу Esc.  

Використання посилань

Посилання однозначно визначає комірку чи групу комірок робочого листа. За допомогою посилань можна використовувати у формулі дані, що знаходяться в різних місцях робочого листа, а також значення однієї і тієї ж осередки в кількох формулах. Можна також посилатися на комірки, що знаходяться на інших аркушах робочої книги, в іншій робочій книзі, або навіть на дані іншого додатка. Посилання на клітинки інших робочих книг називаються зовнішніми. Посилання на дані в інших додатках називаються вилученими.  

Переміщення і копіювання формул  

Після того як формула введена в комірку, ви можете її перенести, скопіювати або поширити на блок комірок. При переміщенні формули в нове місце таблиці посилання у формулі не змінюються, а комірка, де раніше була формула, стає вільною. При копіюванні формула переміщується в інше місце таблиці, при цьому абсолютні посилання не змінюються, а відносні посилання змінюються.  

При копіюванні формул можна керувати зміною адрес комірок чи посилань. Якщо перед усіма атрибутами адреси комірки поставити символ "$" (наприклад, $ A $ 1), то це буде абсолютне посилання, яка при копіюванні формули не зміниться. Зміняться лише ті атрибути адреси комірки, перед якими не стоїть символ "$", тобто відносні посилання. Для швидкого встановлення символів "$" на засланні її необхідно виділити в формулі і натиснути клавішу F4.  

Для переміщення формули підведіть покажчик миші до того місця кордону осередку, де зображення покажчика миші змінюється з білого хрестика на білу стрілку. Потім натисніть ліву кнопку миші і, утримуючи її, переміщайте осередок в потрібне місце таблиці. Завершивши переміщення, відпустіть кнопку миші. Якщо в записі формули є адреси осередків, вони при переміщенні формули не змінюються.  

Для копіювання формули підведіть покажчик миші до того місця кордону осередки чи, де зображення покажчика змінюється з білого хрестика на білу стрілку. Потім натисніть клавішу Ctrl і ліву кнопку миші і переміщайте осередок в потрібне місце таблиці. Для завершення копіювання відпустіть кнопку миші і клавішу Ctrl. Якщо в записі формули є відносні адреси комірок, при копіюванні формули вони зміняться.  

Поширення формул  

Крім копіювання і переміщення формулу можна поширити на частину рядка або стовпця. При цьому відбувається зміна відносних посилань.

Для поширення формули необхідно виконати наступні дії:  

1. Встановіть курсор в осередок з формулою.  

2. Підведіть покажчик миші до маркера заповнення. Зображення вказівника змінюється на чорний хрестик.  

3. Натисніть ліву кнопку миші і, утримуючи її натиснутою, переміщайте курсор до потрібного місця. Для завершення поширення формули відпустіть кнопку.

Необхідно відзначити, що Excel виводить у вічко значення помилки, коли формула для цього осередку не може бути правильно обчислена. Якщо формула містить посилання на комірку, яка містить значення помилки, то ця формула також буде виводити значення помилки.  

Функції Excel

Функції Excel - це спеціальні, заздалегідь створені формули для складних обчислень, в які користувач повинен ввести тільки аргументи.  

Функції складаються з двох частин: імені функції і одного або декількох аргументів. Ім'я функції описує операцію, яку ця функція виконує, наприклад, СУММ.   Аргументи функції Excel - задають значення або клітинки, використовувані функцією, вони завжди укладені в круглі дужки. Відкриває дужка ставиться без пробілу відразу після імені функції. Наприклад, у формулі «= СУММ (A2; A9)», СУМ - це ім'я функції, а A2 і A9 - її аргументи.  

Ця формула підсумовує числа у комірках A2, і A9. Навіть якщо функція не має аргументів, вона все одно повинна містити круглі дужки, наприклад функція ПІ (). При використанні в функції декількох аргументів вони відокремлюються один від одного крапкою з комою. У функції можна використовувати до 30 аргументів.  

Введення функцій в робочому листі  

Ви можете вводити функції в робочому листі прямо з клавіатури або за допомогою команди Функція меню Вставка. Якщо ви виділите осередок і виберете команду Вставка / Функція, Excel виведе вікно діалогу Майстер функцій - крок 1 з 2. Відкрити це вікно можна також за допомогою кнопки Вставка функції на рядку введення формул.

У цьому вікні спочатку виберіть категорію в списку Категорія і потім в алфавітному списку Функція вкажіть потрібну функцію.  

Excel введе знак рівності (якщо ви вставляєте функцію на початку формули), ім'я функції й круглі дужки. Потім Excel відкриє друге вікно діалогу майстра функцій, в якому необхідно встановити аргументи функції (у нашому випадку посилання на A2 і A9).

Друге вікно діалогу Майстра функцій містить по одному полю для кожного аргументу обраної функції. Праворуч від кожного поля аргументу відображається його поточне значення (21 і 33). Поточне значення функції відображається внизу вікна діалогу (54). Натисніть кнопку ОК або клавішу Enter, і створена функція з'явиться в рядку формул.

Діаграми в Excel

За допомогою Microsoft 2003 можна створювати складні діаграми для даних робочого аркуша. Діаграма - графічне зображення залежності між величинами. Діаграми є наочним засобом представлення даних робочого аркуша. Діаграму можна створити на окремому аркуші або помістити в якості впровадженого об'єкта на лист з даними.  

Представлення даних на діаграмі  

Діаграма пов'язана з даними, на основі яких вона створена, і оновлюється автоматично при зміні даних.

Вісь значень. Excel створює вісь значень на основі зазначених даних. У даному випадку значення осі змінюються від 0 до 70, що відповідає значенням осередків діапазону на аркуші.  

Вісь категорій (імена категорій). В якості імен осі категорій Excel використовує заголовки стовпців або рядків даних. У наведеному прикладі як імен осі категорій відображаються заголовки стовпців, що відповідають першому кварталу, другого кварталу і т.д.  

Імена рядів даних діаграми. Excel також використовує заголовки стовпців або рядків даних в якості імен рядів даних. Імена рядів відображаються в легенді діаграми. У наведеному прикладі як імен рядів виступають заголовки рядів планованих і фактичних значень.  

Маркери даних. Маркери даних одного кольору представляють один ряд даних. Кожен маркер відповідає одному значенню даних аркуша. У наведеному прикладі самий правий маркер даних відповідає фактичному значенню за четвертий квартал, рівному 60.  

Підказки. При зупинці покажчика над яким-небудь елементом діаграми з'являється підказка з назвою елемента. Наприклад, при зупинці покажчика над описом з'являється підказка «Легенда».  

Створення діаграми   Щоб створити діаграму, необхідно, перш за все, ввести дані для діаграми на лист. Потім виділіть будь осередки, які містять вихідні дані діаграми. Далі в меню Вставка виберіть команду Діаграма або натисніть кнопку Майстер діаграм на стандартній панелі інструментів. У будь-якому випадку Excel виведе на екран перше вікно майстра діаграм. За допомогою чотирьох вікон діалогу майстер діаграм збере всю інформацію, необхідну Excel для побудови діаграми.  

Крім того, можна створити діаграму за один крок без використання майстра діаграм. При створенні таким способом діаграми використовуються стандартні тип і параметри форматування, які пізніше можна змінити.  

Створення діаграми за один крок. Найшвидший спосіб для створення аркуша діаграми, що використовує стандартний тип діаграми, виділіть необхідні дані і натисніть клавішу F11. У цьому випадку лист діаграми - це лист книги, який містить лише діаграму.

К рок 1. Вибір типу діаграми.   Перше вікно діалогу Майстра діаграм, пропонує вибрати тип діаграми.

Це вікно діалогу містить дві вкладки: одну для стандартних і іншу для нестандартних типів діаграм.  

К рок 2. Завдання вихідних даних діаграми.   У другому вікні діалогу майстра діаграм можна задати дані, використовувані Excel при побудові діаграми.

Друге вікно діалогу Майстра діаграм дозволяє задати вихідний діапазон і розташування в ньому рядів даних. Якщо перед запуском Майстра був виділений діапазон з вихідними даними, то це поле буде містити посилання на виділений діапазон.  

Excel виводить рухливу рамку навколо вихідного діапазону. Якщо з якихось причин вихідний діапазон зазначений неправильно, виділіть потрібний діапазон і введіть його прямо у вікні діалогу Майстра діаграм.  

Excel зазвичай обирає орієнтацію рядів, припускаючи, що діаграма повинна містити менше рядів, ніж точок. Переглядаючи зразок при різної орієнтації рядів, можна вибрати найбільш ефективний спосіб відображення даних в створюваній діаграмі.  

Д руге вікно діалогу Майстра діаграм, як і перше, містить дві вкладки. Щоб переконатися, що Excel використовує правильні імена і діапазони клітинок, для кожного ряду даних, можна перейти на вкладку Ряд. Ннажміте кнопку. Далі, щоб перейти до наступного кроку.  

К рок 3. Завдання параметрів діаграми.   Третє вікно діалогу Майстра діаграм містить шість вкладок. Вони дозволяють задати характеристики осей, назву діаграми та заголовки для її осей, легенду, підписи значень в рядах даних і т.д. Все це можна виконати при створенні діаграми або після її побудови.

Крок 4. Розміщення діаграми.   Excel може впровадити діаграму в робочий лист або помісити її на окремому аркуші, так званому аркуші діаграми.

Після побудови діаграми її можна відредагувати в режимі редагування діаграми. Для цього потрібно двічі клацнути кнопку миші на діаграмі або скористатися контекстним меню.