1.5. Контроль операций по оплате труда.

По характеру связи контролирующей и контролируемой организации контроль может быть: внешний и внутренний.

Внешний контроль предприятия проводят государственные контрольные организации, общественные и аудиторские фирмы.

Внутренний контроль - выполнение распоряжений руководства субъекта хозяйствования, т.е. служит для обеспечения надлежащего функционирования и управления самого органа или организации. Это внутрислужебная, внутриуправленческая функция, контроль вышестоящего органа за нижестоящим.

Внешний контроль представляет собой один из видов последующего контроля. А внутренний контроль - это совокупность методов предварительного, текущего и последующего контроля.

И внешний, и внутренний контроль тесно связаны с другими дисциплинами - финансами предприятия, экономическим анализом, основами документационного обеспечения управления, правовым регулированием хозяйственной деятельности, социальной психологией, педагогикой и этикой делового общения, бухгалтерским управленческим учетом, экономикой и др.

Однако если внешний контроль связан с этими дисциплинами пассивно, не имея возможности использовать имеющиеся знания на данном предприятии, то внутренний контроль связан с ними активно, применяя имеющиеся знания из других дисциплин на практике.

При ревизии использования трудовых ресурсов, средств на оплату труда и премирование необходимо проверить:

1) правильность планирования производительности труда и фондов оплаты труда, в том числе поквартально. Следует установить, не допускалось ли в плане необоснованное снижение производительности труда в сравнении с прошлым годом, а также увязана ли программа роста производительности труда с планами внедрения новой техники, организационно-технических мероприятий, снижения трудоемкости и с другими показателями;

2) удельный вес прироста продукции за счет повышения производительности труда по плану и фактически по итогам работы за ревизуемый период;

3) соблюдение предусмотренных в плане соотношений между темпами роста производительности труда и средней заработной платы;

4) состояние нормирования труда;

5) наличие непроизводительных потерь рабочего времени за счет простоев, прогулов, неявок на работу с разрешения администрации, процент этих потерь в общем балансе рабочего времени и как они отразились на объеме выпуска продукции; применяются ли сверхурочные работы, сколько часов отработано сверхурочно и сумма произведенных доплат; меры, принимаемые к обеспечению более полного и рационального использования рабочего времени, устранению простоев и непроизводительных затрат труда;

6) использование фонда оплаты труда, причины относительного перерасхода (с учетом выполнения плана по объему продукции) и меры, принимаемые к его возмещению; непроизводительные выплаты заработной платы (оплата простоев, доплаты за отступления от нормальных условий и др.);

7) соблюдение установленных штатов и действующих схем должностных окладов работников аппарата управления;

8) соответствие фактических объемов выполненных работ объемам работ, принятым в расчетах по выплате заработной платы. При этом следует проверить, нет ли случаев приписки объемов выполненных работ, начисления заработной платы вымышленным липам и других незаконных выплат;

9) правильность оплаты совместительства, заместительства и совмещения профессий;

10) соблюдение положений о премировании работников за результаты хозяйственной деятельности. Не применяются ли какие-либо премиальные системы, не утвержденные в установленном порядке. При выявлении фактов незаконных выплат премий принимаются необходимые меры к устранению имеющихся нарушений;

11) соблюдение порядка ведения учета расчетов с персоналом;

12) правильность ведения расчетов за товары, проданные торговыми предприятиями в кредит персоналу ревизуемого предприятия.

Согласно п. п. 1, 2 ст. 11 Закона о бухгалтерском учете активы и обязательства подлежат инвентаризации с целью выявления фактического наличия соответствующих объектов, которое сопоставляется с данными регистров бухгалтерского учета. Эта норма Закона становится особо актуальной перед составлением годового отчета.

При осуществлении финансово-хозяйственной деятельности государственное (муниципальное) учреждение вступает во взаимоотношения со своими работниками при заключении трудовых договоров. В связи с этим у него возникают обязательства по расчетам по заработной плате, пособиям, компенсационным выплатам, для учета которых используются следующие счета (п. 256 Инструкции N 157н):

- 302 11 "Расчеты по заработной плате";

- 302 12 "Расчеты по прочим выплатам";

- 302 13 "Расчеты по начислениям на выплаты по оплате труда".

Кроме того, могут быть задействованы:

- по выданным под отчет денежным авансам - счет 208 00 "Расчеты с подотчетными лицами";

- по выявленным суммам недостач и хищений - счет 209 00 "Расчеты по ущербу имуществу".

Инвентаризация расчетов по счету 302 11 "Расчеты по заработной плате"

В соответствии с п. 256 Инструкции N 157н для расчетов с сотрудниками учреждения по заработной плате используется счет 302 11 "Расчеты по заработной плате".

По кредиту данного счета отражается начисление выплат, входящих в систему оплаты труда. По дебету счета отражаются удержания из начисленных выплат, а именно НДФЛ, алиментные обязательства работника, профсоюзные взносы, выданная часть заработной платы.

Задача инвентаризационной комиссии - проверить соответствие сумм, отраженных в первичных учетных документах по начислению заработной платы, суммам, указанным в регистрах бухгалтерского учета.

В качестве первичных учетных документов, применяемых для отражения начислений по оплате труда, используются:

- расчетно-платежная ведомость (ф. 0504401);

- платежная ведомость (ф. 0504403);

- записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и в других случаях.

Инвентаризация расчетов по счету 30 212 "Расчеты по прочим выплатам"

Согласно п. 256 Инструкции N 157н выплата различных компенсаций, обусловленных трудовым договором, осуществляется с использованием счета 302 12 "Расчеты по прочим выплатам". К ним относятся:

- ежемесячные компенсационные выплаты, назначаемые и выплачиваемые лицам, находящимся в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет, в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 03.11.1994 N 1206 "Об утверждении Порядка назначения и выплаты ежемесячных компенсационных выплат отдельным категориям граждан";

- возмещение расходов, связанных с проездом при переезде из районов Крайнего Севера, лицам, работающим в районах Крайнего Севера, приравненных к ним местностях и других местностях с неблагоприятными климатическими или экологическими условиями, в том числе в отдаленных;

- компенсация за использование личного имущества сотрудника в служебных целях;

- другие аналогичные расходы.

Начисление всех компенсационных выплат аналогично начислению заработной платы отражается по кредиту счета 302 12 "Расчеты по прочим выплатам", по дебету же данного счета показывается их выплата. Документами-основаниями для отражения операций являются:

- расчетно-платежная ведомость (ф. 0504401);

- расчетная ведомость (ф. 0301010).

Инвентаризация расчетов по счету 302 13 "Расчеты по начислениям на выплаты по оплате труда"

В соответствии с п. 256 Инструкции N 157н на счете 302 13 "Расчеты по начислениям на выплаты по оплате труда" отражаются суммы начисленных работникам:

- пособий по временной нетрудоспособности и в связи с материнством;

- пособий по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора лет;

- других выплат за счет средств государственного социального страхования.

Проверка расчетов, производимых с использованием данного счета, необходима не только в целях подтверждения их обоснованности, но и для исключения ошибок, поскольку данный вид расходов осуществляется за счет средств ФСС.

При проведении проверки обращают внимание на наличие документов, которые являются основаниями для расчета выплат:

- листка нетрудоспособности;

- справок о сумме заработка, из которого должно быть исчислено пособие, с мест работы у других страхователей;

- документов, подтверждающих страховой стаж (как правило, это трудовая книжка);

- документов, перечисленных в Порядке и условиях назначения и выплаты государственных пособий гражданам, имеющим детей, утвержденных Приказом Минздравсоцразвития России от 23.12.2009 N 1012н;

- заявления на выплату пособий и расчетов, оформленных бухгалтерией учреждения.

Суммы начисленных выплат по пособиям, выплачиваемым за счет средств ФСС, отражаются на основании расчетной ведомости (ф. 0301010), расчетно-платежной ведомости (ф. 0504401) .

Инвентаризация расчетов по счету 304 02 "Расчеты с депонентами"

После инвентаризации и анализа кредиторской задолженности по счетам 302 11, 302 12, 302 13 инвентаризационная комиссия должна сверить наличие остатков по счету 304 02 "Расчеты с депонентами". Аналитический учет депонированных сумм по оплате труда и стипендиям ведется в книге (книгах) аналитического учета депонированной оплаты труда, денежного довольствия военнослужащих и стипендий (ф. 0504048) в разрезе получателей депонированных сумм и видов выплат.

Учет операций по счету ведется в журнале операций расчетов по оплате труда (ф. 0504071).

Депонированные суммы выдаются работнику по расходному кассовому ордеру, реквизиты которого должны быть указаны в соответствующей строке книги аналитического учета депонированной оплаты труда, денежного довольствия военнослужащих и стипендий (ф. 0504048).

При инвентаризации кредиторской задолженности по депонированной заработной плате, пособиям и иным выплатам обращают внимание на дату возникновения задолженности. В соответствии со ст. 196 ГК РФ срок исковой давности в отношении указанной задолженности составляет три года.

Инвентаризация расчетов по счету 208 00 "Расчеты с подотчетными лицами"

Инвентаризация расчетов, совершаемых по счету 208 00 "Расчеты с подотчетными лицами", представляет собой сверку подотчетных сумм по отчетам подотчетных лиц по выданным авансам, а также сумм выданных авансов по каждому подотчетному лицу (даты выдачи, целевое назначение) (п. 3.47 Методических указаний). При проведении проверки в части командировочных расходов следует обратить внимание на наличие:

- служебного задания;

- приказа о направлении в командировку;

- командировочного удостоверения;

- документов, приложенных к авансовому отчету, которые подтверждают расходование средств и приобретение ценностей (в частности, товарных и кассовых чеков, проездных билетов, счетов за проживание в гостинице).

В соответствии с п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций денежные средства выдаются под отчет по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления получателя, в котором в обязательном порядке указываются назначение аванса и срок, на который он выдается.

Письменное заявление на выдачу денежных средств под отчет должно содержать собственноручную надпись руководителя учреждения о сумме наличных денег и сроке, на который они выдаются, а также его подпись и дату (п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций). Указанная надпись необходима на каждом заявлении о выдаче денежных средств под отчет.

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (а при их отсутствии - руководителю) учреждения авансовый отчет с подтверждающими документами.

В случае если работник потратил меньше, чем получил под отчет (об этом свидетельствует авансовый отчет), денежные средства должны быть возвращены в кассу учреждения или на его лицевой счет. При этом подтверждающими документами будут приходный кассовый ордер и выписка с лицевого счета о поступлении денежных средств.

Списание с балансового учета нереальной к взысканию дебиторской задолженности по подотчетным суммам отражается на основании справки (ф. 0504833) с приложением оправдательных документов с использованием счета 0 401 20 273 "Чрезвычайные расходы по операциям с активами".

Документальное оформление результатов инвентаризации

Результаты инвентаризации расчетов с персоналом оформляются инвентаризационной описью расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. 0504089) (далее - инвентаризационная опись (ф. 0504089)) и актом о результатах инвентаризации (ф. 0504835). Обе формы утверждены Приказом Минфина России N 173н.

Инвентаризационная опись (ф. 0504089) формируется комиссией учреждения и отражает сведения по дебиторской (кредиторской) задолженности, которые разбиты на два раздела. Информация в разделах указывается в следующем порядке:

1) наименование дебитора (кредитора);

2) номер счета (302 11, 302 12, 302 13, 208 00);

3) общая сумма задолженности по балансу, в том числе:

- суммы, подтвержденные дебиторами, не подтвержденные дебиторами, с истекшим сроком исковой давности;

- суммы, согласованные с кредиторами, не согласованные с кредиторами, с истекшим сроком исковой давности.

Данная опись подписывается председателем и всеми членами комиссии учреждения, проводящей инвентаризацию.

Акт о результатах инвентаризации (ф. 0504835) оформляется на основании описи и подписывается председателем и всеми членами комиссии, осуществляющей инвентаризацию. Он составляется в двух экземплярах, один из которых передается в бухгалтерию, а второй - остается в комиссии.